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クラウドストレージ「Copy」で大量の文献ファイルをMendeleyで一元管理する

Mendeleyで論文管理

mendeley-logo.png 

Mendeleyとは一言で言えば文献管理ソフト。
論文PDFファイルを効率よく管理するためのソフトです。

Mendeleyには無料で2GBの無料ストレージ領域が利用できます。
このストレージ領域を使って複数のPC間で文献データの共有が可能です。

ちなみに、基本時なMendeleyの使い方は以下を参照。

http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

 

ただし、
日々、論文データを蓄積していくと、2GBでは少々心許ない気がします。
最近は1つの文献ファイルで10MBを軽く超えるものもザラにありますので。
これ以上の文献を管理する場合は、Mendeleyの有料アカウントを作成する必要があります。

そこで、
 より多くの文献をMendeleyで管理しつつ、複数のPC間で文献を同期したい。
しかも無料で、というのがこの目的です。

 

オンラインストレージCopyで大量の論文ファイルを同期

copy00.png 

Copyとは、複数の端末間でファイルを共有するオンラインストレージの一つです。

なぜCopyかというと、Windows、Mac、iPhoneなど様々な端末間でシームレスにファイルを同期する事ができることに加え、その他のオンラインストレージに比べ大容量であるという大きなメリットがあるからです。

Dropboxは2GB、Sugarsyncは5GBまで無料で使用できるのに対し、Copyは最初から15GBまで無料で使えます。
Dropboxの7倍以上、Sugarsyncの3倍のデータが保存可能です。
しかも、Copyはオンラインストレージ最後発ということもあり、Dropbox、Sugarsyncなどの使い勝手をよく研究しており、機能面でも全く遜色ありません。

更に今なら、以下のリンクからアカウントを作成することで 5GBのボーナスがついて20GBまで無料で使えるようになります。

Copyを15GB+ボーナス5GB から始める


Copyをインストールしてからの設定方法

Copyをインストールすると、Copy同期用フォルダが自動的に作成されます。
この「Copy」というフォルダに入れたファイルが自動的に同期されるという仕組みです。
この仕組を利用して、複数の端末で文献データを同期させます。

では、"Copy"フォルダ内に、Mendeleyの文献ファイル用のフォルダ"Mendeley files"を作成します。
(名前は適当で構いません) 

その中に、今まで保存していた文献ファイルを移動します。

フォルダの階層は"Mendeley files"以下であれば特に気にする必要はありません。

今後Copyにより、"Mendeley files"以下のファイルは自動的にクラウドに同期されます。

 

次にMendeley Desktopを立ち上げます。

上のファイルメニュー内にある「Watch Folder...」を選択します。
ディレクトリを選択する画面が出てきますので、先ほど文献ファイルを保存した"Mendeley files"フォルダにチェックを付けます。そしてOK。
あとは、Mendeley Desktopが自動的に"Mendeley files"の文献をスキャンしてデータベース化してくれます。

この時Mendeley Desktopの設定で注意してほしい点が2点あります。

1点はToolsメニューのOptionsメニューにある「File Organizer」です。

このOrganize my files は必ずOFFにしてください。

この設定は、ファイル管理は先ほどSugarSync同期用に作成したフォルダのみで行うために必要です。

 

2点目はEdit Settingsボタンを押すと出てくる「Synchronization options」です。

この Synchroniza attached files も必ずOFFにしてください。

この設定は、Menedley独自のファイル同期機能をあえて殺すことによって、

同期機能を完全にCopy側に委ねるためのものです。

 

他のPCでの同期設定

まず、Mendeley Desktopをインストールします。
インストール後、IDとパスワードを聞かれたら、すでに登録したものと同じIDとパスワードを入力してください。

この場合も以下の2点の設定一応確認しておいたほうがいいでしょう。

  1. Organize my files は必ずOFF。
  2. Synchroniza attached files も必ずOFF。

次に、Mendeley Desktopは一旦終了させて、ファイルの同期設定を行います。
まずは、Copyをインストールします。
こちらも同様に先ほど最初のPCにインストールしたCopyのID、パスワードを入力してください。

この段階で、このPCにも先ほどの"Mendeley files"フォルダが自動的に同期され、文献ファイルも自動的にオンラインからダウンロードされます。 

最後に、こちらのMendeley Desktopでもファイルメニュー内にある「Watch Folder...」から"Mendeley files"フォルダにチェックを付け完了。

 

この方法の良いところ

これで、先程ののPC含め2台の文献データベースが完全に同期した環境が構築できました。
今後文献を追加するときは、どちらの環境であっても"Mendeley files"内に保存するようにすれば、自動的に同じ内容がもうひとつのPCにも反映されます。

さらに良いところは、一度オンラインで同期が完了してしまえば、ネット環境のない場所でも文献の参照が可能というところです。
またオフライン中に文献に加えた変更や、新たに文献を追加した際も、再びオンラインで同期すればファイルが最新版にアップデートされます。

 

大まかな設定流れのまとめ


【職場PCにて】(すでに文献が保存してあるPC)

  1. Copyインストール  Copyアカウント作成(15GB+ボーナス5GBから始める)
  2. 文献ファイル保存用に"Mendeley files"フォルダを作成
  3. "Mendeley files"フォルダに文献を放り込む
  4. Copyで"Mendeley files"フォルダを同期
  5. Mendeley Desktopをインストール
  6. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

【自宅PCのにて】(もう一台のPC)

  1. Copyインストール
  2. Mendeley Desktopをインストール
  3. CopyでMendeley filesフォルダを同期
  4. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

Copyアカウント作成(15GB+ボーナス5GBから始める)

Mendeley

なお基本時なMendeleyの使い方http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

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アナログ感覚でTodo管理ができるTrelloを使ってみた

 

torellologotrello

 

Trello

 

Trelloというプロジェクト管理やTodo管理に便利そうなツールを使ってみました。

 

何ができる?

  • タスクを書きだして一覧表示
  • プロジェクトの進行状況を共有
  • タスク内にチェックリストを作成
  • タスクのグループ分け
  • などなど

メインの画面は以下です。

ちょうど壁にポスト・イットでタスクを並べているような感じで、直感的に操作し、すべてを一画面で一覧できます。

Welcome Board   Trello

 

iOS向けのアプリもあります。

まだ使っていませんが、Webと同様に直感的に操作ができそう。

App Store - Trello
** Trello. Your entire project, in a single glance. ** Whether you're planning a surprise birthday ...

 

以下の紹介動画でなんとなく雰囲気がわかります。

 

使い方は自由。どのような機能がある?

タスクをリストとしてグループ分けできる

Trelloではタスクの親子関係は

カード < リスト < ボード

という関係になります。

このように1カードを1タスクとして、リストの中で管理することができます。

Welcome Board   Trello_list

 

カードにラベルを付けることができる

カードにラベルとして色分けすることができます。

このラベルでフィルタリングすることも可能。

Welcome Board   Trello_label

 

カード内にチェックリストを作成することができる

タスク内でチェックリストを作成できます。

Welcome Board   Trello_check

カードをクリックすることで詳細表示が可能。

チェックリストによって進捗状況が%で表示されます。

... or checklists. on Welcome Board   Trello

 

ドラッグアンドドロップで直感的にカードの移動ができる

ドラッグ・アンド・ドロップによってカードを移動することができます。

リストの中で順番を入れ替えたり、リスト間でカードを移動したりできます。

danddtrello

 

ドラッグアンドドロップで直感的にカードにファイルを添付できる

ファイルをTrelloを表示しているブラウザの画面内に直接D&Dすることで、カードにファイルを添付することができます。

これで、タスクごとに必要なファイル類もこのTrello内で一元管理できます。

Screen-Shot-2012-07-09-at-10.57.03-AM

 

参考になるTrello情報

オフィスのホワイトボードを止めて「Trello」を使うべき理由【増田(@maskin)真樹】 : TechWave

 

 

タチット: Trelloを業務で使ってみた

 


 

友人と共有できるTODO一覧管理サービス「Trello」 : ライフハッカー[日本版]

 

 

 

 

 

 

付箋でタスク管理をするような感覚で使えることがメリットだと思います。

TrelloでTodo管理することは、以下の記事で述べられているような付箋を使ったアナログ的なタスク管理の考え方に近いと思いました。

アナログの環境でも大丈夫!付箋でタスク管理をしよう!!

 

最後に

Trelloは、ただのTodo管理ツール以上の自由度を持っているとおもいます。

例えば、カードをグルーピングして俯瞰するところなどはKJ法にも通じるところがあります。

そういう情報カード的な使い方で、ブレインストーミングなどのアイデア出しや、アイデア整理にも使えるように思いました。

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「Automate your Dropbox」でEvernote, Facebook, Flickr等、様々なウェブサービスをDropboxに連携させる

 Automate your Dropboxというウェブサービスの紹介。

Automate your Dropbox
Automate your Dropbox Wappwolf is focused on deconstructing the barriers of the Cloud. By connectin ...








このサービスは、主に2つの方向からDropboxを利用できるツールです。

1,Dropboxを情報処理拠点化するツール

2,Dropboxを情報集配ターミナル化するツール

 

Dropboxを情報処理拠点化する

Automate your Dropbox

Automate your Dropboxには、Dropboxに入れたファイルを自動的に加工してくれる様々な機能があります。

例えば以下の様な事が可能です。

  • Dropboxに入れたファイルに対して、、、
    • 自動的にPDFに変換する
    • 自動的にPDFをテキストに変換する
    • 自動的にファイル名を変える
    • 自動的に圧縮する
    • 自動的に暗号化する
    • 自動的にE-Bookに変換する
    • 自動的に印刷する

 

  • Dropboxに入れた写真に対して、、、
    • 自動的にエフェクトをかける
    • 自動的に画像形式を変換する
    • 自動的にロゴを挿入する
    • 自動的にサイズを変更する

 

これらの機能を活用することで、Dropboxに入れるだけで、必要な作業を終わらせてくれるようになり、まさにDropboxを情報処理拠点化することができます。

 

Dropboxを情報集配ターミナル化する

A to Dropimage

Automate your Dropboxには、Dropboxに入れたファイルを自動的に他のウェブサービスに送る機能があります。

どのようなウェブサービスと連携できるかというと、以下の様なものがあります。

  • Facebook
  • Flickr
  • Twitter
  • Slideshare
  • Picasa / Google+
  • box
  • Microsoft SkyDrive
  • Sugarsync
  • Evernote

 

この機能を使うと例えば、

  • Dropboxにアップロードした動画や写真を自動的にFacebookやFlickrに投稿する。
  • Dropboxにアップロードしたファイルを自動的にEvernoteに保存する。
  • Dropboxに入れてあるファイルを自動的にSugarsyncやBoxなど他のストレージサービスにバックアップする。

 

Automate your Dropboxの使い方

基本的な Automate your Dropbox の導入方法は以下を参照してみてください。

 

Automate your Dropbox をEvernoteと連携させる時は、こんなイメージですという参考動画です。

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EvernoteでPDFファイルを管理するために知っておくべきこと

EvernoteでPDFファイルを保存している、もしくはしようとしている時に、知っておいたら便利なことのまとめです。

EvernoteのPDF周りの仕様には Mac OS X 版と Windows版でちょっと違うところがあるので、その辺も踏まえて説明します。

 

EvernoteにPDFを保存するとき

PDFファイルをEvernoteに保存する際は、基本的にPDFファイルをドラッグアンドドロップ(以下、D&D)で保存ができます。これはOS X版、Win版共に同じです。しかし、複数のファイルを同時選択してEvernoteにD&Dした際の動きがOS X版とWin版とでは大きく異なるので注意が必要です。

 

[Windows版]

一つのノートに選択したすべてのPDFファイルが入る (ファイルの並び順は指定不可?)

[OS X版]

一つのPDF毎に一つのノートが作成される

 

つまり、PDFファイルを一つのノートにまとめて保存したい場合はWin版が便利で、PDF毎にノートを分けたい場合はOS X版が便利、ということです。でも、ノートのマージ機能などがあるので、仕様としてはOS X版の方が融通がきくように思います。

 

EvernoteでPDFファイルを表示するとき

EvenroteでPDFを表示するときに、確認しておきたい設定項目が2つあります。それは、「オプション」メニューの「ノート」タブにあります。

ひとつめは、「PDFを常に添付ファイルとして表示」というチェックボックスです。チェックを入れると、PDFを添付ファイルとしてノート内で表示します。チェックを外すとノート表示内でPDFファイルの中身が閲覧できる状態になります。PDFの中身を確認したい場合はチェックを外しておくと良いと思います。

また、PDFファイルの表示形式を個別に設定したい場合はノート内のPDFを選択し、コンテキストメニューを開いて(Windowsの場合は右クリック)→「添付ファイルとして表示を選択する」を選択することで設定可能です。

 

ふたつめは、「すべてのPDF文章のページを印刷」というチェックボックスです。ここにチェックを入れるとノート内のPDFのすべてのページが印刷されます。チェックを入れていないと、Windowsの場合ですが、PDFファイルの最初のページのみ印刷されます。ただし、PDFが添付ファイルとして表示されている場合は、ここにチェックを入れても添付ファイルとしてしか印刷されないので注意が必要です。

PDFの中身もちゃんと印刷したい場合は、「すべてのPDF文章のページを印刷」にチェックが入っていることと、ファイルが添付ファイルとして表示されていないことを確認する必要があります。

 

OS X版とWindows版で、PDFファイルの表示方法の違い

[Windows版の場合]

表示は基本的にPDFの最初のページのみです。その他のページを見たい時は、PDF表示の上部に自動的に表示される、PDFコントロールバーを使ってページ送りなどをおこなうことができます。一つのノートに複数のPDFファイルが貼り付けられている場合も、同様にそれぞれ最初のページのみが表示されます。Windows版の利点は、PDFコントロールバーをD&Dによって、ノート内のPDFファイルの順番や位置の変更が容易ということです。

  win evernote pdf

 

[Mac OS X版の場合]

PDFファイルのすべてのページが表示されます。ちょうどPDFビューアで表示しているような間隔で、ノートの表示内でPDFの内容を確認することができます。Mac版の利点は、PDFのページをスクロールのみで見ることができるということです。
os x evernote pdf

 

 

EvernoteでPDFファイルをエクスポートするとき

PDFをEvernoteに取り込んでもエクスポート機能を使えば、元のPDFファイルを取り出すことができます。この時の動きは、[windows版, OS X版共通]です。基本的な動きとしては、選択したノートに存在する全てのPDFファイルがエクスポートされるという動作になります。ファイル名は、元のPDFファイル名が保持されます。

同時にエクスポートする中に同じファイル名のPDFが存在する場合は、

[Win]ファイルA [1].pdf, ファイルA [2].pdf。。。

[Mac]ファイルA .1.pdf, ファイルA .2.pdf。。。

のように自動で連番がされて保存されます。

 

まとめ

PDFを保存するとき

[Windows版] 一つのノートに選択したすべてのPDFファイルが入る 

[OS X版] 一つのPDF毎に一つのノートが作成される

PDFを表示するとき

[Windows版] PDFの最初のページのみ表示

[OS X版] PDFファイルのすべてのページが表示

PDFをエクスポートするとき

[Windows版、OS X版共通] 選択したノートに存在する全てのPDFファイルがエクスポートされる

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「ゆっくりと急ぐ」という考え方

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photo credit: Pörrö via photo pin cc

急いでばかりのあなた (自分) へ

ゆっくりとしたいけど、やることはたくさんあるし。。

という状況の時、私は

「ゆっくりと急ぐ」

ということを意識して行動するようにしています。

 

なぜこのようなことを意識するのか。

それには、やることに追われて常に「急いで」ばかりいた過去の経験から学んだことが生かされています。

 

急ぐと体と頭のバランスを失う

私は、一日のはじめに、今日やることを一つ一つ書きだしていきます。

基本的には、そのリストをもとにして仕事をするようにします。

しかし、時にはそのリストが一日分の容量をオーバーしそうなときもあります。

すなわち、「今日やらなきゃいけないことが、今日中に終わらない」という可能性を、一日のはじめに思い知らされるのです。

そうなると、どうしても人間は「できる限りのところまで終わらせよう」と考え、「急ぐこと」に集中します。

ここで重要なマイナスポイント。

それは、「やること」ではなく「急ぐこと」に集中してしまうことです

 

急ぐことに集中するとどうなるか。

  1. 急いでいるつもりでも、仕事がなかなか進まない、
  2. 進まないから、早く片付きそうな仕事に移る、
  3. でもさっきの仕事が気になりながらのストレスが残る、
  4. 全体としてパフォーマンスが落ちる。

 

どうしてこのようなことが起こるのでしょうか。

それは、「頭と体のスピードのバランス」 が崩れるからではないかと思います。

体は急ごうと思えばある程度なら動きに無理が効きます。

だけど、頭の方は急ごうと思えば思うほど、「急ぐこと」に集中してしまうため、余裕がなくなってきます。

 

それは、あまり急ぎすぎると、頭のほうがさきに余裕をなくすことを意味しています。

 

そして、頭が余裕をなくすと、体が無意識に動き出します。

このときの無意識の動きは、無駄な動きである事が多いです。無意識の体の動きは、精神的に弱い部分に流れやすいのだと思います。

例えば、忙しい時に限って机の上の片付けをはじめてしまったり、ネットサーフィンに没頭してしまったりといった、単なる時間つぶし、時間の無駄遣いに流れてしまいます。

 

体と頭のバランスを取って日々のタスクをこなす方法

解決方法は2つあります。

一つは、無意識でも体が正しく動くように、行動を完全に習慣化することです。習慣というのは、本人がとくに意識せずとも体主導でこなせるようになるまでになったルーチンワークのことを言います。

習慣化した行動をしている間は、実質的に頭のリソースはほぼ100%空きの状態なのです。

しかし、日々の仕事はむしろルーチン化することが難しいものがほとんどですので、この方法による問題解決は限定的です。

 

そこで、もう一つの解決法。それは、頭のリソースがいつも余裕を持っていられるようにゆっくり動く、そして体を効率的に動かす、ことです。

このことを「ゆっくりと急ぐ」と言っています。

言い換えれば、体の動きが先走りすぎないように、うまくスピードをコントロールするということです。

先ほど述べたように、単純な仕事の場合は、体がいくらスピードを出しても、頭は余裕を持って動くことができます。しかし、ちょっと複雑な仕事になると、同じように体を動かしていると、頭は余裕をなくしてしまいます。

 

これはちょうど、カーレースなどで、長い直線はアクセル全開で思いっきり飛ばしても大丈夫な反面、カーブに差し掛かったら適切な速度までブレーキングをして、(頭を使って)コーナリングをするのに似ています。もし、直線のような勢いでカーブに突っ込んだ場合は、確実にコースアウト(仕事の場合は現実逃避)してしまいます。

 

そのために心がけるべきは、頭と体のスピードのバランスに常に気を付けるということです。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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