1週間と1週間の間に、いちど中継器を挟む。

日曜日の夜か、月曜日の朝。

必ず10-20分の時間を確保して、頭の中をすっきりさせる。

 

その時に何をするかというと、

その週の終わりに、やったことを振り替えること。

次の週にやるべきことを明確化させること。

 

1週間の過ごし方を、少しづつでも洗練させていくために、週次レビューは必要。

 

まずはテンプレートを参考に初めてみる。

使い勝手によって、随時更新していく。

 

以下、週次レビューチェックリスト

 

昨週の振り返り

仕事の進捗状況

ノート読み返し・追記

振り返り・反省会

先週何を学んだか？

先週一番の達成は何か？

何が自動化できるか？

先週思い出に残った瞬間は？その理由は？

先週一番時間がかかってしまったことは何か？

やろうと思っているけど避けていたことは何か？

やるかどうか迷っていることはあるか？

 

今週のスケジュール確認・見直し

Googleカレンダー確認・見直し

To Doリストの棚卸し、見直し

今週の見通し

今週やらなくてはいけない一番のことは？

今週起こりうる心配毎を軽減するために何ができるか？

過去に起こったことで、今週の心配事になりそうなことはなにか？

今週に持ち越している心配事はないか？

目標達成のための次の物理的な行動は何か？

今週楽しみなことは？

 

スケジュール調整

プロジェクト工数調整

チェックリストのテンプレートを作った

チェックリストの良いところは、

手順化して、次の行動に素早く移行することができる。

次の手順に移行する時に使用する脳のリソースを最小化し、

行動そのものに使用できるリソースを最大化できる。

 

結果として行動全体のクオリティを高めることができる。

 

いつも行うルーチンをチェックリスト化することは、行動の質を高める。

 

まずは年単位で考える。

年末年始の時のやるべきことを以下にチェックリストとしてまとめた。

これはときどき更新しながら、より自分にあったものにしていく予定。

 

 

今年の締めくくり

締めくくりに相応しい本を読む

 

今年の振り返り

ノートを読み返す・追記する

Evernoteを振り返る・追記・整理

タスクの整理

プロジェクト振り返り・新規設定

 

大掃除 アナログ

不要な紙は捨てる(とくに今年触っていないもの)

必要な紙はスキャナでデジタル化する

レシート・雑誌・年賀状・手紙・パンフレット等

まず部屋の様子を写真で撮る

写真で計画を練る→選択と集中

減らせる消耗品はないか(引き出しの中など、目標５割)

 

大掃除 デジタル

メルマガの配信停止

メールフィルタ設定見直し

RSS整理

PCフォルダ整理

ブックマーク見直し・整理

不要ファイル掃除

アプリケーション整理

バックアップ

連絡先整理

３年以上連絡なしの場合はバックアップに回す

 

来年に向けて

目標を設定

具体的な行動を設定

現在、様々なクラウドサービスがあります。

そこで一つ気になったのが、それらの使い分けについてです。

 

みなさんどのような使い分け方をしているのか、ということと

何と何の使い分け方で悩んでいるのかということ。

 

今回は、代表的な以下の3サービスの使い分けについて調べてみました。

Dropbox

Dropbox - 生活をシンプルに

 

Sugarsync

同期型オンラインストレージサービス｜SugarSync（シュガーシンク）

 

Evernote

すべてを記憶する | Evernote Corporation

 

まず、Googleで検索。

なにを検索したかというと、上記3サービスの内、2サービス間の使い分けについて、どの程度の数の報告例があるのかということ。

例えばサービスAとサービスBの使い分けの場合「サービスA サービスB 使い分け -サービスC」といった感じで検索していきます。

 

以下結果です。

dropbox sugarsync 使い分け -evernote - Google 検索 : 16100 件

sugarsync evernote 使い分け -dropbox - Google 検索 : 9000 件

dropbox evernote 使い分け -sugarsync - Google 検索   :89600 件

 

予想外に各検索結果に開きがありました。

一番多かったのが「Dropbox Evernote 使い分け」。

これは単純に各サービスのユーザ母数の大きさに起因しているのか↓

クラウドサービスの「Dropbox」、「Evernote」の月間利用者数が50万人を突破 | ニュースリリース | ニールセン・ネットレイティングス | ネット視聴率 | 視聴者分析 | 広告分析 | ソーシャルメディア分析

 

それではそれぞれの使い分け方について具体的に見ていきたいと思います。

 

Sugarsync Dropbox 使い分け

Sugarsync と Dropboxは、共にオンラインにファイルを投げて、複数端末間で共有するのが目的のサービスです。

役割的に良く似たサービスということもあって、使い分けで明確な違いが出しづらいところではあると思いますが、大きな違いとしては以下のような感じでしょうか。

• DropboxはDropboxファルダ（固定）からの同期に限定だけど、Sugarsyncは任意のフォルダを同期可能
• 紹介ボーナス（他のユーザを紹介したときにもらえる追加容量）がDropboxは上限16GB、Sugarsyncは上限なし。

Dropboxがシンプルな使い勝手が可能で、ユーザに極力不可を与えないようなしくみを目指しているのに対し、 Sugarsync はユーザのニーズに柔軟に対応できて、これまでのユーザ環境に自然に馴染んでいくような仕組みを目指しているのではないかという感じがします。

さて、これから使い分け例をいくつか紹介していきましょう。

（Dropboxは）複数のパソコン間で、同期が自動で行われるので、自宅、スマートフォン、タブレット、会社など、複数のデバイスでファイルを一元管理できるのが便利です。

Sugarsyncは他の人とシェアをするためではなく、自分の仕事用に使っています。

オンラインストレージ、DropBoxとSugarSyncの使い分け方法｜中村祐介 オフィシャルブログ 「中村祐介のユーマネーダイアリー」 Powered by Ameba

「DropboxはMac的、SugarSyncはWindows的」

DropboxとSugarSync: Speak Low

 

なるほど。

Dropboxは複数の人を介する情報の共有に有効で、

Sugarsync は複数の端末を介する情報の共有に有効ということです。

Dropboxは固定されたフォルダのみに同期が限定されることがマイナスであるというのは私の勘違いでした。

複数の人の端末の間でデータを共有するときには、むしろ個々人の異なるフォルダ階層を意識しなくても簡単にデータの同期ができるというのは大きなメリット。

Dropboxはあるグループ内で情報をシェアする際に有用なツールであるということです。

一方で、Sugarsync は、個人で複数の端末を所有しているときに、各端末間でのデータの同期に便利なツールということ。

Sugarsync Evernote 使い分け

こちらは Sugarsync の公式HPに非常によくまとまった説明があります。

以下、一部引用させていただくと、

Evernoteは議事録＆クリッピングツール

Evernoteユーザに話を聞くと、活用方法としてビジネスシーンで一番多いのが、議事録の作成管理ツールとしての使い方。メモ毎にタグ付ができるので、取引先別や時期別に分類して管理することで、あとで検索するときも簡単ですし、外出先からでも前回の商談の状況をサクっと確認できて便利です。

SugarSyncは仕事お持ち帰り＆写真バックアップツール

一方でSugarSyncの最も人気のある使われ方は、会社の仕事の続きを自宅でやりたい、といった場合に会社PCと自宅PCを完全に同期してしまう方法です。これによって、わざわざメールなどで資料を送らなくても会社で作った資料の続きを自宅のPCを立ち上げてすぐに作業がきますし、その逆もできます。
どこにいても同じ環境で仕事ができる効率のよさが一番のポイントです。

 

EvernoteとSugarSyncを見事に使い分ける方法 | SugarSync（シュガーシンク）

つまり、知的生産的な作業において、EvernoteとSugarsyncとでは、その位置するレイヤーが異なる、ということだと思います。

Evernoteは様々な情報を簡単に貯めこんで、さらに簡単に引き出せることから、紙とペンを置き換える物、もしくは各人のメモシステムを置き換える物という例えができます。

一方でSugarsyncはというと、あくまでも情報を整理整頓するのはユーザの作業（これまでのPC上のファイル整理と同じ）ですが、いうなれば会社の机ごと持ち運べる、作業環境がSugarsyncによって仮想的にあらゆる端末に冗長化できるという感じでしょうか。この上でユーザはいつもどおりのWordやExcelなどの端末上の作業が可能であることが保証されるというメリットを持ちます。

もちろん、Sugarsyncにテキストメモや文章ファイルを保存しておいて、それらを各端末上で検索をかけて取り出すというプロセスを確立できれば、Evernoteと同等レベルの仕組みが構築できるのですが、それをやるのには大変な労力がかかります。

その整理整頓、検索システムの整備を一挙に担ってくれるのがEvernoteという”道具”という捉え方が一番よいのではないかと思います。

 

Dropbox Evernote 使い分け

最後に、このDropboxとEvernoteの使い分けについてです。

これが検索結果数的には一番多かったわけですが、その分使い分け方のノウハウも他の2つよりも熟成されているのではないかという期待がもてます。

以下、最も腑に落ちた記事。

Evernote にまつわる誤解のなかで最も大きいのが、「Evernote はオンラインストレージだ」というものです。

Dropbox はファイルを蓄積するサービスなのに対して、Evernote は記憶を蓄積するサービスなのです。

シゴタノ！ ?    Evernote と Dropbox の使い分けかたを理解する

そうか。

つまり、Dropboxはネットの向こう側まで果てしなく離れている外付けハードディスクという感覚なのに対して、Evernoteは気になったこと、記録しておきたいことをEvernoteというシステムに委託して覚えてもらって、簡単に検索ができるという安心感を得られるという感覚のような感じ。

上記の文言を自分なりに言い換えてみると、

Dropbox はファイルを保存するサービスで、Evernote は情報を蓄積するサービスである。

ということで納得できました。

 

まとめ

1. Dropboxは複数の人を介する情報の共有に、Sugarsync は複数の端末を介する情報の共有に有効。
2. Evernoteは、保存した情報を検索をかけて取り出すというプロセスの整備を一挙に担ってくれる。
3. Dropbox、Sugarsync はファイルを保存するサービスで、Evernote は情報を蓄積するサービス。

Style1

Style2

Style3

Style4

Style5

Style6

Mendeleyで論文管理するとは

Mendeleyを複数のPCで、完全に同期させたい場合、

500MBまでであれば無料で使用できるMendeleyのストレージを使用できます。

 

ちなみに、基本時なMendeleyの使い方は以下を参照。

http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

 

ただし、

500MB以上の文献を管理する場合は、Mendeleyの有料アカウントを作成する必要があります。

 

より多くの文献をMendeleyで管理しつつ、複数のPC間で文献を同期したい

しかも無料で、というのがこの目的です。

 

SugarSyncで論文ファイルを共有する

Sugarsyncとは、複数の端末間でファイルを共有するオンラインストレージで、いわゆる”クラウドサービス”の一つです。

利点は、WindowsだけではなくMac、iPhoneなどともシームレスにファイルをやり取りする事ができることです。

Dropboxよりも容量が必要な場合は、SugarSyncが便利。

SugarSyncとはDropboxと同じようなオンラインストレージサービスです。

以前はDropboxに比べ安定性の点で不安があったのですが、現在は十分にこなれてきて安心して使えるようになりました。

 SugarSyncは無料で5GBが使用可能。

Dropboxは無料版が2GBなので2倍以上保存可能です。

以下のリンクからアカウントを作成することで 500MBのボーナスがついて5.5GBまで無料で使えるようになります。

SugarSyncのアカウントを作成(2011/5/31まで期間限定500MBボーナス付き)

↑500MBボーナス期間が無期限延長になりました（2011/6/9追記）

 

SugarSyncをインストール

SugarSyncをインストールすると、SugarSyncファイルマネージャーというアプリケーションから
コンピュータ内のあらゆるフォルダから自動同期の対象を選ぶことができます。

複数のPCで文献を同期する場合、

Cドライブの直下にMendeleyの文献ファイル用のフォルダ"Mendeley files"を作成するのが良いでしょう。(名前は適当で構いません)
その中に、今まで保存していた文献ファイルを移動します。
フォルダの階層は"Mendeley files"以下であれば特に気にする必要はありません。

今後SugarSyncにより、"Mendeley files"以下のファイルは自動的にクラウドに同期されます。

 

次にMendeley Desktopを立ち上げます。

上のファイルメニュー内にある「Watch Folder...」を選択します。
ディレクトリを選択する画面が出てきますので、先ほど文献ファイルを保存した"Mendeley files"フォルダにチェックを付けます。そしてOK。
あとは、Mendeley Desktopが自動的に"Mendeley files"の文献をスキャンしてデータベース化してくれます。

この時Mendeley Desktopの設定で注意してほしい点が2点あります。

1点はToolsメニューのOptionsメニューにある「File Organizer」です。

このOrganize my files は必ずOFFにしてください。

この設定は、ファイル管理は先ほどSugarSync同期用に作成したフォルダのみで行うために必要です。

 

2点目はEdit Settingsボタンを押すと出てくる「Synchronization options」です。

この Synchroniza attached files も必ずOFFにしてください。

この設定は、Menedley独自のファイル同期機能をあえて殺すことによって、

同期機能を完全にSugarSync側に委ねるためのものです。

 

PCで文献データベースの同期設定をします。

SugarSyncで同期すべきフォルダがあとひとつあります。

それがMendekeyの文献管理情報を含むフォルダです。

それは以下のディレクトリに存在します。

C:\Documents and Settings\(アカウント名)\Local Settings\Application Data\Mendeley Ltd

このMendeley LtdフォルダもSugarSyncで同期させてください。

これで「こちら側」のPCでの設定は終わりです。

次に「あちら側」の設定をします。

 

他のPCでの同期設定

まず、Mendeley Desktopをインストールします。
インストール後、IDとパスワードを聞かれたら、すでに登録したものと同じIDとパスワードを入力してください。

この場合も以下の2点の設定一応確認しておいたほうがいいでしょう。

1. Organize my files は必ずOFF。
2. Synchroniza attached files も必ずOFF。

つぎにSugarSyncをインストールしてください。
同様にID、パスワードを入力してください。

Mendeley Desktopは一旦終了させて、ファイルの同期設定を行います。

以下のファイルを、先程のPCと同じフォルダへ同期設定してください。

• Mendeley Ltdフォルダ(文献管理情報フォルダ)
• Mendeley filesフォルダ(文献本体を保存するフォルダ)

ここで、Mendeley Ltdフォルダはすでに存在している(Mendeleyを最初起動したときに自動生成されている)ため、それを一旦削除した上で、改めてMendeley Ltdフォルダを作成する事になります。

この段階で、このPCにも先ほどの"Mendeley files"フォルダが自動的に同期され、文献ファイルも自動的にオンラインからダウンロードされます。
最後に、こちらのMendeley Desktopでもファイルメニュー内にある「Watch Folder...」から"Mendeley files"フォルダにチェックを付け完了。

 

この方法の良いところ

これで、先程ののPC含め2台の文献データベースが完全に同期した環境が構築できました。
今後文献を追加するときは、どちらの環境であっても"Mendeley files"内に保存するようにすれば、自動的に同じ内容がもうひとつのPCにも反映されます。

タグの設定であったり、フォルダの設定なども自動で同期されます。

さらに良いところは、一度オンラインで同期が完了してしまえば、ネット環境のない場所でも文献の参照が可能というところです。
またオフライン中に文献に加えた変更や、新たに文献を追加した際も、再びオンラインで同期すればファイルが最新版にアップデートされます。

前回紹介したDropboxで文献同期する場合に比べて、安定しているため

今のところこの方法に落ち着いています。

 

大まかな設定流れのまとめ

【職場PCにて】(すでに文献が保存してあるPC)

1. SugarSyncインストール SugarSyncアカウント作成(500MBボーナス付き)
2. 文献ファイル保存用に"Mendeley files"フォルダを作成
3. "Mendeley files"フォルダに文献を放り込む
4. SugarSyncで"Mendeley files"フォルダを同期
5. Mendeley Desktopをインストール
6. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック
7. SugarSyncでMendeley Ltdフォルダを同期

【自宅PCのにて】(もう一台のPC)

1. SugarSyncインストール
2. Mendeley Desktopをインストール
3. SugarSyncでMendeley filesフォルダとMendeley Ltdフォルダを同期
4. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

 SugarSyncアカウント作成(500MBボーナス付き)

Mendeley

なお基本時なMendeleyの使い方http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html