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「ゆっくりと急ぐ」という考え方

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photo credit: Pörrö via photo pin cc

急いでばかりのあなた (自分) へ

ゆっくりとしたいけど、やることはたくさんあるし。。

という状況の時、私は

「ゆっくりと急ぐ」

ということを意識して行動するようにしています。

 

なぜこのようなことを意識するのか。

それには、やることに追われて常に「急いで」ばかりいた過去の経験から学んだことが生かされています。

 

急ぐと体と頭のバランスを失う

私は、一日のはじめに、今日やることを一つ一つ書きだしていきます。

基本的には、そのリストをもとにして仕事をするようにします。

しかし、時にはそのリストが一日分の容量をオーバーしそうなときもあります。

すなわち、「今日やらなきゃいけないことが、今日中に終わらない」という可能性を、一日のはじめに思い知らされるのです。

そうなると、どうしても人間は「できる限りのところまで終わらせよう」と考え、「急ぐこと」に集中します。

ここで重要なマイナスポイント。

それは、「やること」ではなく「急ぐこと」に集中してしまうことです

 

急ぐことに集中するとどうなるか。

  1. 急いでいるつもりでも、仕事がなかなか進まない、
  2. 進まないから、早く片付きそうな仕事に移る、
  3. でもさっきの仕事が気になりながらのストレスが残る、
  4. 全体としてパフォーマンスが落ちる。

 

どうしてこのようなことが起こるのでしょうか。

それは、「頭と体のスピードのバランス」 が崩れるからではないかと思います。

体は急ごうと思えばある程度なら動きに無理が効きます。

だけど、頭の方は急ごうと思えば思うほど、「急ぐこと」に集中してしまうため、余裕がなくなってきます。

 

それは、あまり急ぎすぎると、頭のほうがさきに余裕をなくすことを意味しています。

 

そして、頭が余裕をなくすと、体が無意識に動き出します。

このときの無意識の動きは、無駄な動きである事が多いです。無意識の体の動きは、精神的に弱い部分に流れやすいのだと思います。

例えば、忙しい時に限って机の上の片付けをはじめてしまったり、ネットサーフィンに没頭してしまったりといった、単なる時間つぶし、時間の無駄遣いに流れてしまいます。

 

体と頭のバランスを取って日々のタスクをこなす方法

解決方法は2つあります。

一つは、無意識でも体が正しく動くように、行動を完全に習慣化することです。習慣というのは、本人がとくに意識せずとも体主導でこなせるようになるまでになったルーチンワークのことを言います。

習慣化した行動をしている間は、実質的に頭のリソースはほぼ100%空きの状態なのです。

しかし、日々の仕事はむしろルーチン化することが難しいものがほとんどですので、この方法による問題解決は限定的です。

 

そこで、もう一つの解決法。それは、頭のリソースがいつも余裕を持っていられるようにゆっくり動く、そして体を効率的に動かす、ことです。

このことを「ゆっくりと急ぐ」と言っています。

言い換えれば、体の動きが先走りすぎないように、うまくスピードをコントロールするということです。

先ほど述べたように、単純な仕事の場合は、体がいくらスピードを出しても、頭は余裕を持って動くことができます。しかし、ちょっと複雑な仕事になると、同じように体を動かしていると、頭は余裕をなくしてしまいます。

 

これはちょうど、カーレースなどで、長い直線はアクセル全開で思いっきり飛ばしても大丈夫な反面、カーブに差し掛かったら適切な速度までブレーキングをして、(頭を使って)コーナリングをするのに似ています。もし、直線のような勢いでカーブに突っ込んだ場合は、確実にコースアウト(仕事の場合は現実逃避)してしまいます。

 

そのために心がけるべきは、頭と体のスピードのバランスに常に気を付けるということです。

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研究者の仕事関連エントリーまとめ

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Evernoteの新機能、アカウント切り替え機能を使ったおすすめ活用方法

Evernoteアカウント切り替え機能とは?

 Evernote for Mac にアカウント切り替え機能搭載(プレミアム機能) ? Evernote日本語版ブログ
プレミアム新機能: アカウント切り替え Evernote for Mac をご利用のプレミアムユーザは、サインアウトして別アカウントの情報でサインインすることなく、素早く複数のアカウントを切り替えられ ...

複数のアカウントを登録しておけば、

瞬時にEvernoteの別アカウントに画面を切り替えられる機能です。

いくつまでアカウントを登録できるかというと、

プレミアムアカウントが1以上で個数上限なし

無料アカウントが最大1つまで

ということで、プレミアムアカウント会員向けの機能ということになります。

(プレミアムアカウントの場合、上限なしというのもすごい)

 

 

ショートカットで瞬時に切り替え可能

キーボードショートカットを使えば、

Mac:CMD+CTRL+A

Windows:Ctrl+Alt+A

で素早くアカウントの切り替えが可能です。

 

 

どのようなユーザが対象か?

Evernote日本語版ブログによると

初回サインイン後、Evernote のパスワード入力は必要ありません。ご希望であれば、アカウントを使い終わったら毎回サインアウトすることも可能です。この機能は家族や教室など、1台のコンピュータを共有している場合に便利です。

ということで、2人以上のユーザが同じ端末を共有する場合を想定していると考えられます。

 

 

どのように使えばよいか?

 

mac_acctswitch31 

しかし、ほとんどのユーザーにとって、この機能を使用する場合、 プレミアムアカウント1つに対して、無料アカウント1つという、 合計2つのアカウントを切り替えて使う事になるのではないかと思います。

なぜなら、現時点でプレミアムユーザは、ほとんどその1つのアカウント内でEvernoteを使用しているはずで、プレミアムアカウント2つ、という運用も可能ですが、個人ユーザにとって現時点でややーバースペックになると考えます。

 

したがって、現時点でのプレミアムユーザにとって、

もっとも容易にはじめられる構成が、既存のプレミアムアカウントに加え、

無料アカウントを一つ新たに取得した、有料1、無料1の計2アカウント構成なのです。

 

ということで、プレミアムアカウントと無料アカウントの方で、

それぞれ保存する情報を切り分けるというのが、最もリーズナブルな考え方のように思います。

 

じゃあ、プレミアムアカウントと無料アカウントの最適な使い分けってなんだろう?

という考察を以下で行います。

 

 

プレミアムと無料アカウントの最適な使い分けって?

 

プレミアムには、無料アカウントにない有用な機能があります。

詳しくは、以下のページを参照してください。

 あなたの世界をより素晴らしく | Evernote

今回は、せっかくのプレミアム機能なので、

その機能をフルに使うという観点で使い分けを考えてみたいと思います。

プレミアムと無料アカウントの主な機能の違いは

  • アップロード容量
  • ノート履歴
  • PDF 内検索
  • 共有ノートの編集

 

このような機能的な違いを最大限活かすという観点で、

ここで提案したいプレミアムと無料アカウントの最適な使い分けとは、

 

プレミアムのアカウントには、アウトプットの出発点の情報を、

無料アカウントには、インプットの終着点の情報を、

という観点です。

Evernoteアカウント使い分け

[プレミアム]→アウトプットの出発点

  • よく見返す情報
  • 容量の大きい情報
  • PDFファイル

[無料]→インプットの終着点

  • Twitterログ
  • ライフログ(歩数、行動、体調、行動履歴など)
  • メールのバックアップ
  • Webクリップ
  • あまり見返さない情報

 

このように情報を切り分けることで、

メインで使用するプレミアムアカウントの方は、

知的生産に必要な純度の高い情報のライブラリとして活用しやすくなります。

 

もし、無料アカウントの情報の中で、インプットのタネになりそうなものがあれば、

そのノートをプレミアムアカウントと共有しさえすれば、

プレミアムアカウント側での参照、編集は可能になります。

(無料アカウントは共有ノート逆はでき参照のみ可能なので逆は不可能)

 

 

最後に

このアカウント切り替え機能は、複数のアカウントを簡単に管理できることから、

プレミアムユーザーはとりあえず無料アカウントをもう一つ取得して、

試してみて損はない機能だと思います。

今回は、

  • プレミアムのアカウントには、アウトプットの出発点の情報
  • 無料アカウントには、インプットの終着点の情報

という観点で2つのアカウントを切り分けてみてはどうでしょうか、

という提案でした。

 

この機能はまだリリースされて間もない機能ですので、

これから、いろいろな有効な活用法が出てくることが期待できます。

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今日という日をより生産的に過ごすための3つの原則

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photo credit: gothick_matt via photo pin cc

 

時間を無駄にしたくない、より生産性を高めたい

これは、誰もが望むことですが、誰もができているわけではないことです。

ただし、これは同時に、誰もができるようになることでもあるのです。

 

世の中には多くの仕事術と呼ばれる手法が、毎日の様に新しく出てきています。

それら一つ一つは、その人の経験や知識にもとづく素晴らしいものかもしれませんが、

それら一つ一つは、その人の個人や状況にとっては最適に動作する術であるということも言えると思います。

 

そこで、生産性を高める方法を3つの原則にまとめて、

誰でも、今日から、より効率的に活動できるための方法を以下に説明します。

 

 

[原則1]最も重要なことを決める

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photo credit: Joybot via photo pin cc

 

E-メール、電話、突然の訪問客、、、仕事中は様々なことがあなたの注意力を削ごうと必死になって畳み掛けてきます。

このような状況では、往々にして「重要なこと」と「緊急なこと」を取り違えがちになってしまいます。

 

本当に重要なことを見極めることが大切です。そして、見極める作業は朝一にやるべきです。その理由は、

  1. 朝は割り込みが入にくい
  2. 頭がすっきりしている
  3. 一日の残り時間から逆算できる

などが挙げられます。

朝は「最も重要なことを決める」のにもっとも適した時間だと言えます。

そして朝の最も頭の回転している時間に、最も重要なことにあなたのエネルギーを使うことは、

今日という日を効率的に過ごす上でこの上ないスタートダッシュとなるでしょう。

 

 

[原則2]時間を短く区切って実行する

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タスクをきちんと完了させたいなら、そのための時間を短く区切って、その時間内はそのタスクに集中すべきです。

 

そのためにおすすめの方法が、ポモドーロ・テクニックです。

方法はとてもシンプルです。以下の1~4の繰り返しです。

  1. 25分間で達成できそうな目標を決める
  2. タイマーを25分に設定する
  3. 25分間なにがなんでも決めた目標に向かってシングルタスクで集中する
  4. 25分経過したら5分間休む

 

このとき、気をつけないといけないのが、25分間は絶対に集中することです。

 

なぜ、この方法が有効なのか。理由は簡単です。人間はそれほど長時間集中できる生き物ではないからです。

さらに言えば、一度失った集中力はなかなか戻って来ません

それを解決する最も有用な方法が、集中力が確実に持続する時間で作業時間を区切るという、まさにポモドーロ・テクニックの手法そのものなのです。

さらに、人間は、時間を区切られた時、その時間内で最初に行ったことと、最後に行ったことをより強く記憶しているといいます。したがって、短く作業を区切ったとしても、次はじめるときには、意外と最初から全速力で作業に取りかかれるのです。

ポモドーロテクニックは、今日という日を効率的に過ごすためのペースメーカーということです。

 

[原則3]今、やる

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photo credit: Hatchibombotar via photo pin cc

 

あれもしなきゃ、これもしなきゃ。ではなく、今やる

これが、最も単純ですが、効率的に時間を過ごす最大の秘訣です。

 

人間は、「やってない状態」から「やっている状態」に持っていくことが苦手です。

だから、無駄なネットサーフィンに逃げたり、お菓子をつまんでししてしまい、時間を浪費します。

そんな人に限って「やる気がでない」という言い訳を使いがちです。

しかし、「やる気」は、やり始めてはじめて出るものと考えましょう。

 

なにもアイデアが浮かんでなかったけど、一度文章を書き始めて気がついたらもうこんなに書いていた。という経験は誰もがあると思います。

いったん実行に移すことで、その行動が心理的にドライブされるのです。

まさに案ずるより産むが易しです。

 

さて、生産的な今日をはじめましょう!

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photo credit: Mike_tn via photo pin cc

 

[原則1]最も重要なことを決める

[原則2]時間を短く区切って実行する

[原則3]今、やる

 

さて、これを読んでくださった方、今すぐタイマーを25分にセットして、スタートボタンを押してください

そしてこれからの25分で、これからやるべき最も重要なことを決めましょう。

次の25分で、その重要なことに早速とりかかるのです。

 

さて、生産的な今日をはじめましょう!

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Mendeleyの使い方まとめ

文献管理ソフトMendeley (メンデレー) の活用法について、本ブログで掲載した情報のまとめです。

 

基本的なMendeleyの使い方は以下のエントリを参照してください。

Mendeleyの導入方法と、基本的な使い方について書いた記事です。

Mendeley(メンデレイ)で文献管理を大幅に効率化できる理由と、Mendeleyの使い方 - My Scratch Pad
従来紙媒体で流通していた情報が、 ものすごい勢いでデジタル化してきている現在、 情報管理の方法論を、デジタルファイルに特化したものに置き換える必要性が高まってきています。   特に、書類や、論文など文献ファイルはPDF形式で配布されることが増えてきており、 コンピュータ内の文献PDFファイルの情報整理が、 仕事の効率に直結することも少なくないと思います。   今回は、この文献PDFファイルを効率的に整理する方法についてご紹介します。 ...

 

 

文献情報をより細かく整理する時の情報です。

著者名や論文ごとのタグやキーワードの管理をするには、以下のエントリを参照。

Mendeley Desktopで著者名の表記を統一する方法 - My Scratch Pad
文献管理ソフトMendeley Desktopの活用法について。Mendeleyで論文を管理していると、同じ著者でも微妙に著者名の表記が異なる論文が出てきてしまう。これをどうにかして統一したい、というのが今回の狙い。 では、どうするれば良いのか。 ...

 

 

文献の重複を検出して、一つの文献として統合する方法は、以下のエントリを参照。

[論文の整理]Mendeley Desktopで重複している文献を統合する方法 - My Scratch Pad
これまでのMendeley Desktopでは、同じ文献ファイルが2度登録されたときでも、異なる2つの文献ファイルとして登録されていました。 今までは、このようなときの対処は、ソートや検索で同一文献の情報を探して、重複している片方を削除してくという作業が必要でした。 既にMendeley Desktopを使いこなして、数百件以上の文献を管理している人にとっては、少なくともこの重複文献の問題は必ず引っかかる点だと思います。   しかし、今回からは、このような作業をすべてMendeley Desktop側で処理してくれるという、非常に強力な機能が追加されました。 ...

 

 

Mendeleyをより高度に使いこなしたい方向けに。

文献を複数のデバイス間で同期させて管理をするには、以下のエントリを参照。

【改良版】 Mendeleyで管理している文献を複数のPCで共有する方法 - My Scratch Pad
500MB以上の文献を管理する場合は、Mendeleyの有料アカウントを作成する必要があります。   より多くの文献をMendeleyで管理しつつ、複数のPC間で文献を同期したい しかも無料で、というのがこの目的です。 ...

 

 

Mendeleyのホームページ。

Free reference manager and PDF organizer | Mendeley
It’s time to change the way we do research. Mendeley is a free reference manager and academic social network that can help you organize your research, collaborate with others online, and discover the latest research. ...

 

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半分の500MBを個人の領域として、残りの半分を共有の領域として使えるとのこと。また有料アカウントは、月々$4.99の“Soler System”が最大7GBまで、月々$9.99の“Milky Way”が15GBまで使用できる。

 

2012/08/01追記

無料アカウントで使用出来る個人領域が、これまでの500MBから1GBに倍増されました。

追記ここまで 

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
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