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[タスク管理]Toodledoに3秒でタスクを追加する方法

先日、タスク管理にとって、インプットシステムが需要であるという話を書きました。

 

タスク管理システムは、アウトプットよりインプットの方が重要である理由 - My Scratch Pad
タスクのインプット側が滞りがちになると、 タスク管理システム自体がうまく機能しなくなってしまいます。 だから、このタスクのインプット側は十分時間をかけて うまく機能するシステムを考える価値があると思います。 ...

 

いかに、タスクのインプットを素早く簡単に行うか。

目標は思いついてから3秒。

いろいろと方法を模索した結果、現在は、ToodledoとLaunchyというランチャーツールを組み合わせることで、

Toodledoに簡単に素早くタスクを追加する方法を使用しています。

 

Launchy: The Open Source Keystroke Launcher

 

参考にしたのが以下の記事。

 

「Launchy」からリマインダーを自分に向けてメール送信 : ライフハッカー[日本版]

 

 

設定の手順

前提条件

  • Launchyがインストールされていること
  • Toodledoのアカウント登録してあること

 

手順

手順は以下の3ステップです。

  1. ToodledoのMail Access用のメールアドレスを確認する。
  2. Launchyにメール送信用のコマンドを作成する
  3. Launchyにコマンドを登録、設定する

それでは、一つづつ見て行きましょう。

 

 

Toodledoにタスクを追加するメールアドレスを確認する方法

まず、ToodledoのMail Access用のメールアドレスを確認する必要があります。

確認方法は、まずToolメニューの中にある「more…」という項目を選択してください。

 

 ScreenClip [3]

 

次に、Email Accessという項目の「Configure...」という項目を選択してください。

 

Toodledo   Import  Export  Synchronization  Tools and Services

 

そうすると、以下の様な画面が表示されて、Send Task Toという項目の所にメールアドレスが表示されていると思います。

これが、あなたのToodledoにタスクを追加するために必要なメールアドレスになります。

 

Toodledo   Email Access

 

このメールアドレスに普通にメールを送るだけで、Toodledoに自動的にタスクが追加されてゆきます。

ただし、タスクの項目名は、本文中ではなく、件名として送信する必要があることに注意です。

件名のないメールはToodledo側で多分無視されるはずです。

件名にタスク名を入れて、本文中にメモを追加することはできます。

 

このToodledoのタスク追加用のメールアドレスを使うと、非常に便利です。

いろいろなことができますがここでは割愛します。

詳細は以下のページに書いてありますので参照してみてください。

 

Toodledo : How to use access Toodledo via email

 

 

Launchyにメール送信用のコマンドを作成する

Launchyというランチャーアプリには、メール送信用のコマンドを設定することができます。

とりあえず以下の文字列を適当なテキストエディタにコピペしてください。

 

そして、コマンド内の以下の文字列に、あなたの情報をそれぞれ入力してください。

  • Gmailのユーザー名
  • Gmailのパスワード
  • Toodledoのタスク追加メールアドレス(先ほど確認したやつ)
  • Gmailアドレス

 

Set iMsg = CreateObject("CDO.Message")
Set iConf = CreateObject("CDO.Configuration")
Set Flds = iConf.Fields
schema = "http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/"
Flds.Item(schema & "sendusing") = 2
Flds.Item(schema & "smtpserver") = "smtp.gmail.com"
Flds.Item(schema & "smtpserverport") = 465
Flds.Item(schema & "smtpauthenticate") = 1
Flds.Item(schema & "sendusername") = "Gmailのユーザー名"
Flds.Item(schema & "sendpassword") = "Gmailのパスワード"
Flds.Item(schema & "smtpusessl") = 1
Flds.Update

With iMsg
.To = "Toodledoのタスク追加メールアドレス"
.From = "Gmailアドレス"
.Subject = wscript.arguments.item(0)
.HTMLBody = " "
.Sender = " "
.Organization = " "
.ReplyTo = " "
Set .Configuration = iConf
SendEmailGmail = .Send
End With
set iMsg = nothing
set iConf = nothing
set Flds = nothing

 

最後に、このコマンドを適当な場所に保存して、

ファイル名を”todo.vbs”として保存してください。拡張子”.vbs”がポイント。

 

 

 

Launchyにコマンドを登録、設定する

最後に、先ほど作成したコマンドをLaunchy側で使えるように設定をします。

まず、Launchyのオプション画面を開いてください。

(タスクバー通知領域にあるLaunchyアイコン右クリック→オプション で表示できます)

 

オプション設定の画面の、プラグインタブを選択します。

利用可能なプラグインの所にある「Runner」という項目を選択します。

以下のような画面が表示されます。

 

ScreenClip [4]

 

この画面上で、先ほどのコマンドの設定をします。まず下の「+」ボタンを押します。

リストに新たな空白の行が追加されます。

 

Nameの列の空白をクリックして、例えば「todo」と入力します。

この文字列は、Launchyからコマンドを呼び出すときに使用する文字列なので、

使いやすい文字列を好きに決めてOKです。

 

次にProgramの列の空白をクリックして、先ほど作成した”todo.vbs”のパスを指定します。

直接打ち込んでも良いし、セルのダブルクリックでファイルチューザーが開けるのでそこで指定することもできます。

 

最後に、次にArgumentsの列の空白をクリックして、「"$$"」という文字列を入力します。

$ を忘れないように。

 

これで設定は完了です。

OKボタンでオプションウインドウを閉じてください。

 

 

 

ちゃんと動くか確認する

では、ちゃんと動くか確認してみましょう。

Launchyの入力ウインドウを表示させて、先ほどNameの欄に入力した文字列(ここではtodo)を入力して、Tabキーを押します。

うまく動いているとtodoの隣に?が表示されて、以下のようなアイコンが表示されます。

続いて、Toodledoに登録したいタスク名を入力、Enterで登録完了です。

 

無題 

 

ちゃんと動かない場合は

試しに以下を確認してみてください

  • コマンドに打ち間違いがないか確認する
  • Launchyのカタログファイルを再構築してみる
    • タスクバー通知領域にあるLaunchyアイコン右クリック→Rebuild  catalog
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タスク管理システムは、アウトプットよりインプットの方が重要である理由

私はToodledoという、Webベースのタスク管理ツールを使っています。

Toodledo : A to-do list to organize your tasks

 

このツールは、様々な機能がありとっつきにくい反面、

非常に強力なツールです。

 

私はこのツールを日々のTodo管理兼、ウィッシュリスト兼チェックリストとして使っています。

日常生活、日々の行動に必要な要素は、すべてToodledoで管理しています。

 

Todo管理で最も難しいことの一つに、Todoリスト内容を常に新鮮に保つということがあります。

つまり、Todoリストは、単にタスクの保管場所ではいけないということです。

タスク管理の理想は、タスクがスムーズに”入っていき”、そして”出ていく”という、摺動性の高い流れの中にTodoリストがあるべきだと考えています。

 

タスクが出ていく方は、タスクが完了したという明確な定義のもとで、リストから削除(又は完了チェック)することで、スムーズにタスクをリストの中から”追い出す”ことができます。

 

しかし、タスクが入っていく側は、非常に難しいです。

その理由として、

  • タスクは急に発生する
  • タスクは急に増える

ということが挙げられます。

 

従って、タスクのインプット側には、

なるべく少ない手順で

  • 簡単に
  • いつでも

タスクを入れることのできるシステム構築が必要となります。

 

タスクのインプット側が滞りがちになると、

タスク管理システム自体がうまく機能しなくなってしまいます。

だから、このタスクのインプット側は十分時間をかけて

うまく機能するシステムを考える価値があると思います。

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自分を最優先させる生き方

Shipping Line of Boxes-Cartons

自分を最優先させることを大切にしたい。

自分の定義とは人によってさまざまである。自分の周りで生活している人たち。それがたとえば家族であったり、会社であったり、そのほかのコミュニティであるかもしれない。全体的な組織としての利害関係がある場合は、このように複数の人間が関係する状態を『自分』と形容することがありうるし、それが自然の姿だと感じる。

ただ時間に関していえば、『自分』という定義を一人の人間としての「自分自身」というレベルにまで認識を最小化しなければいけない。それはなぜか。人があるコミュニティ内で生活している限りは、その中にはその中に属する人たちの相対的な時間関係で時が流れていき、全体的な時間もその中で区切られているのに対し、『自分自身』が感じる時間は絶対的なもので、そこに他の人との相対的な何かがあるということはありえないからである。つまりは、『自分自身』時間において存在しうるのは自分が認識している『その時間』のみということ。

だから、まず最初に『自分自身』ついて時間を管理すべき。

お金の話に例えると、受け取った給料からまずは自分の使いたい金額を差し引くこと。これがお金における自分最優先ということ。このことによって、残りの金額は、自分以外の目的に使うことがはっきりして、使う時の指標ができる。これが、もし自分自身以外の目的のお金を先に投資してしまった場合、本来自分が必要であった金額をきちんと残しておくことは非常に難しいし、本来使うべきではないことに余分にお金を使ってしまうことにもなりかねない。

お金の場合では、まだ救いがある。これが時間の場合だと、問題が発生した場合はもっと深刻な事態になる。ただ、その深刻な事態に直面している人はあまりに多い。

『最初に「自分自身」のために行動する』

時間についていえば、まず自分自身必要な時間を認識することだ。その中でも『将来の自分への投資』として時間を使うという使い方を、最優先すべきだ。つまり時間を貯蓄するという行為である。その時は時間の浪費に思えるような行動の積み重ねも、いつか大きな利子がついて戻ってくる。そのような行動を自分自身の価値観から探し出して、それを習慣化してこつこつと積み重ねていくことが大切。

それは、自分自身の価値観、心、直観と向き合うということ。

自分を最優先させること。この言葉とつなげて、タイトルにスケジュール管理と書いたが、『それ以上のこと』が言えるかもしれない。

最後に『それ以上のこと』を示唆する言葉を以下に記す。

Your time is limited,so don’t waste it living someone else’s life.
Don’t be trapped by dogma ? which is living with the results of other people’s thinking.
Don’t let the noise of other’s opinions drown out your own inner voice.
And most important,have the courage to follow your heart and intuition.
They somehow already know what you truly want to become.
Everything else is secondary

Steve Jobs

君たちの時間は限られている。だからその時間を、他の誰かの人生を生きることに使っていてはいけない。
ドグマにとらわれてはいけない。それでは他人の思考の結果とともに生きることになる。
他人の意見の雑音で、自分の内なる声を掻き消してはいけない。
大切なことは、君たちの心と直感に従う勇気を持つことだ。
心と直感は、君たちが本当になりたいものが何かを知っている。
だからそれ以外のことは全て二の次でいい。

スティーブ・ジョブズ

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[読書]マニャーナの法則を読む

やらないことを決める「Not to doリスト」の作り方


パターン1

「xx時~yy時は・・・しない」
例)10時から15時までは電話をしない。

 
パターン2

「・・・をやるときにxx分以上かけない」
例)メールを書くときは30分以上かけない

 
パターン3

「xx時以降は/以前は・・・しない」
例)18時以降は仕事をしない

 

一つのことに集中するためにやること

  1. いつかやろうとしていること、やるべきことを書き出す
  2. 今すぐできそうなことがあれば、すぐやる
  3. やっている最中に他のことが思い浮かんだら、とりあえず紙に書いておいて、今やっていることに再び集中する。
  4. 自分の次の行動の意識が出てきてしまう時がある。
  5. その時はすぐに行動に移さずに、心の動きに注目しながら、そのことを紙に書き出してみる。

 

効率のよさとは

効率の良さ=創造力×整理のレベル

 

整理のレベルを高めるために

  • To doリストと、その日すべきことには何も関係はない
  • なぜなら、To doリストには今日までにやらなければいけないことだけが書いてあるわけではないから。
  • これをオープンリストと呼ぶ。(タスクの出口が決まっていないイメージ)

では、どうすればよいか。

  1. 仕事の効率を上げる
  2. 仕事を抱えすぎない
  3. 仕事をする時間を増やす

チェックリスト=>クローズドリスト
To doリスト=>オープンリスト

 

マニャーナの法則の要点

  1. 仕事発生
  2. その日は手を付けない
  3. なぜならその日に処理しなければならない仕事はほとんどないから
  4. それをクローズドリスト化=チェックリスト化
  5. 翌日にバッチ処理

「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」を意味する言葉。

 

目次
第1章 まず脳の特性を知っておこう
第2章 仕事のシステムをつくる7つの原則
第3章 「効率」はあなたの創造力と整理にかかっている!
第4章 あなたのタイム・マネジメントは間違っている?
第5章 忙しいだけの仕事は捨てよう
第6章 緊急の仕事を見分けよう
第7章 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」
第8章 究極の仕事術「マニャーナの法則」
第9章 タスク・ダイアリーを使ってみよう
第10章 自主的な仕事は「ファースト・タスク」にする
第11章 「WILL DOリスト」vs「TO DOリスト」
第12章 その日の仕事を終わらせよう
第13章 「ぐずぐず先送り」はこれで防止
第14章 プロジェクトにはこう対処する
第15章 システムを機能させよう

内容紹介
「数ある時間管理術の本の中で、現在 最高の1冊!」

人気ブログ「シゴタノ!」の大橋悦夫さん、佐々木正悟さん大絶賛!
「シゴタノ!」2008年心に刻まれた本第2位!
2008年ベストセラー第5位!

その仕事、明日でマニャーナ(間に合うな)! 「マニャーナの法則」とは、「仕事は明日やればうまくいく!」という考え方。

具体的には、

1. 遅れている仕事は、すべて「やり残し」のファイルに!
2. 1日の仕事はまとめておいて、翌日に確実に処理!
3. それでも間に合わない仕事はリスト化し、時間が空いたらやる!
4. 「やり残し」ファイルにある仕事は、毎日、朝一番に着手!

というもの。これを実行すれば、あなたも「やり残し」が片づき、毎日、余裕で仕事が進められます。

さらに、仕事の効率を劇的に変える2つのマネジメント・ツールを提案。
・日めくり式で、その日に終わる仕事しか書き込まない「タスク・ダイアリー」
・ どんどん予定が増える「TO DOリスト」ではなく、いっさい予定を追加しない
「WILL DOリスト」
本書は、まったく新しいタイム・マネジメントを提示するものです。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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