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[タスク管理]Toodledoに3秒でタスクを追加する方法

先日、タスク管理にとって、インプットシステムが需要であるという話を書きました。

 

タスク管理システムは、アウトプットよりインプットの方が重要である理由 - My Scratch Pad
タスクのインプット側が滞りがちになると、 タスク管理システム自体がうまく機能しなくなってしまいます。 だから、このタスクのインプット側は十分時間をかけて うまく機能するシステムを考える価値があると思います。 ...

 

いかに、タスクのインプットを素早く簡単に行うか。

目標は思いついてから3秒。

いろいろと方法を模索した結果、現在は、ToodledoとLaunchyというランチャーツールを組み合わせることで、

Toodledoに簡単に素早くタスクを追加する方法を使用しています。

 

Launchy: The Open Source Keystroke Launcher

 

参考にしたのが以下の記事。

 

「Launchy」からリマインダーを自分に向けてメール送信 : ライフハッカー[日本版]

 

 

設定の手順

前提条件

  • Launchyがインストールされていること
  • Toodledoのアカウント登録してあること

 

手順

手順は以下の3ステップです。

  1. ToodledoのMail Access用のメールアドレスを確認する。
  2. Launchyにメール送信用のコマンドを作成する
  3. Launchyにコマンドを登録、設定する

それでは、一つづつ見て行きましょう。

 

 

Toodledoにタスクを追加するメールアドレスを確認する方法

まず、ToodledoのMail Access用のメールアドレスを確認する必要があります。

確認方法は、まずToolメニューの中にある「more…」という項目を選択してください。

 

 ScreenClip [3]

 

次に、Email Accessという項目の「Configure...」という項目を選択してください。

 

Toodledo   Import  Export  Synchronization  Tools and Services

 

そうすると、以下の様な画面が表示されて、Send Task Toという項目の所にメールアドレスが表示されていると思います。

これが、あなたのToodledoにタスクを追加するために必要なメールアドレスになります。

 

Toodledo   Email Access

 

このメールアドレスに普通にメールを送るだけで、Toodledoに自動的にタスクが追加されてゆきます。

ただし、タスクの項目名は、本文中ではなく、件名として送信する必要があることに注意です。

件名のないメールはToodledo側で多分無視されるはずです。

件名にタスク名を入れて、本文中にメモを追加することはできます。

 

このToodledoのタスク追加用のメールアドレスを使うと、非常に便利です。

いろいろなことができますがここでは割愛します。

詳細は以下のページに書いてありますので参照してみてください。

 

Toodledo : How to use access Toodledo via email

 

 

Launchyにメール送信用のコマンドを作成する

Launchyというランチャーアプリには、メール送信用のコマンドを設定することができます。

とりあえず以下の文字列を適当なテキストエディタにコピペしてください。

 

そして、コマンド内の以下の文字列に、あなたの情報をそれぞれ入力してください。

  • Gmailのユーザー名
  • Gmailのパスワード
  • Toodledoのタスク追加メールアドレス(先ほど確認したやつ)
  • Gmailアドレス

 

Set iMsg = CreateObject("CDO.Message")
Set iConf = CreateObject("CDO.Configuration")
Set Flds = iConf.Fields
schema = "http://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/"
Flds.Item(schema & "sendusing") = 2
Flds.Item(schema & "smtpserver") = "smtp.gmail.com"
Flds.Item(schema & "smtpserverport") = 465
Flds.Item(schema & "smtpauthenticate") = 1
Flds.Item(schema & "sendusername") = "Gmailのユーザー名"
Flds.Item(schema & "sendpassword") = "Gmailのパスワード"
Flds.Item(schema & "smtpusessl") = 1
Flds.Update

With iMsg
.To = "Toodledoのタスク追加メールアドレス"
.From = "Gmailアドレス"
.Subject = wscript.arguments.item(0)
.HTMLBody = " "
.Sender = " "
.Organization = " "
.ReplyTo = " "
Set .Configuration = iConf
SendEmailGmail = .Send
End With
set iMsg = nothing
set iConf = nothing
set Flds = nothing

 

最後に、このコマンドを適当な場所に保存して、

ファイル名を”todo.vbs”として保存してください。拡張子”.vbs”がポイント。

 

 

 

Launchyにコマンドを登録、設定する

最後に、先ほど作成したコマンドをLaunchy側で使えるように設定をします。

まず、Launchyのオプション画面を開いてください。

(タスクバー通知領域にあるLaunchyアイコン右クリック→オプション で表示できます)

 

オプション設定の画面の、プラグインタブを選択します。

利用可能なプラグインの所にある「Runner」という項目を選択します。

以下のような画面が表示されます。

 

ScreenClip [4]

 

この画面上で、先ほどのコマンドの設定をします。まず下の「+」ボタンを押します。

リストに新たな空白の行が追加されます。

 

Nameの列の空白をクリックして、例えば「todo」と入力します。

この文字列は、Launchyからコマンドを呼び出すときに使用する文字列なので、

使いやすい文字列を好きに決めてOKです。

 

次にProgramの列の空白をクリックして、先ほど作成した”todo.vbs”のパスを指定します。

直接打ち込んでも良いし、セルのダブルクリックでファイルチューザーが開けるのでそこで指定することもできます。

 

最後に、次にArgumentsの列の空白をクリックして、「"$$"」という文字列を入力します。

$ を忘れないように。

 

これで設定は完了です。

OKボタンでオプションウインドウを閉じてください。

 

 

 

ちゃんと動くか確認する

では、ちゃんと動くか確認してみましょう。

Launchyの入力ウインドウを表示させて、先ほどNameの欄に入力した文字列(ここではtodo)を入力して、Tabキーを押します。

うまく動いているとtodoの隣に?が表示されて、以下のようなアイコンが表示されます。

続いて、Toodledoに登録したいタスク名を入力、Enterで登録完了です。

 

無題 

 

ちゃんと動かない場合は

試しに以下を確認してみてください

  • コマンドに打ち間違いがないか確認する
  • Launchyのカタログファイルを再構築してみる
    • タスクバー通知領域にあるLaunchyアイコン右クリック→Rebuild  catalog
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タスク管理システムは、アウトプットよりインプットの方が重要である理由

私はToodledoという、Webベースのタスク管理ツールを使っています。

Toodledo : A to-do list to organize your tasks

 

このツールは、様々な機能がありとっつきにくい反面、

非常に強力なツールです。

 

私はこのツールを日々のTodo管理兼、ウィッシュリスト兼チェックリストとして使っています。

日常生活、日々の行動に必要な要素は、すべてToodledoで管理しています。

 

Todo管理で最も難しいことの一つに、Todoリスト内容を常に新鮮に保つということがあります。

つまり、Todoリストは、単にタスクの保管場所ではいけないということです。

タスク管理の理想は、タスクがスムーズに”入っていき”、そして”出ていく”という、摺動性の高い流れの中にTodoリストがあるべきだと考えています。

 

タスクが出ていく方は、タスクが完了したという明確な定義のもとで、リストから削除(又は完了チェック)することで、スムーズにタスクをリストの中から”追い出す”ことができます。

 

しかし、タスクが入っていく側は、非常に難しいです。

その理由として、

  • タスクは急に発生する
  • タスクは急に増える

ということが挙げられます。

 

従って、タスクのインプット側には、

なるべく少ない手順で

  • 簡単に
  • いつでも

タスクを入れることのできるシステム構築が必要となります。

 

タスクのインプット側が滞りがちになると、

タスク管理システム自体がうまく機能しなくなってしまいます。

だから、このタスクのインプット側は十分時間をかけて

うまく機能するシステムを考える価値があると思います。

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[読書]マニャーナの法則を読む

やらないことを決める「Not to doリスト」の作り方


パターン1

「xx時~yy時は・・・しない」
例)10時から15時までは電話をしない。

 
パターン2

「・・・をやるときにxx分以上かけない」
例)メールを書くときは30分以上かけない

 
パターン3

「xx時以降は/以前は・・・しない」
例)18時以降は仕事をしない

 

一つのことに集中するためにやること

  1. いつかやろうとしていること、やるべきことを書き出す
  2. 今すぐできそうなことがあれば、すぐやる
  3. やっている最中に他のことが思い浮かんだら、とりあえず紙に書いておいて、今やっていることに再び集中する。
  4. 自分の次の行動の意識が出てきてしまう時がある。
  5. その時はすぐに行動に移さずに、心の動きに注目しながら、そのことを紙に書き出してみる。

 

効率のよさとは

効率の良さ=創造力×整理のレベル

 

整理のレベルを高めるために

  • To doリストと、その日すべきことには何も関係はない
  • なぜなら、To doリストには今日までにやらなければいけないことだけが書いてあるわけではないから。
  • これをオープンリストと呼ぶ。(タスクの出口が決まっていないイメージ)

では、どうすればよいか。

  1. 仕事の効率を上げる
  2. 仕事を抱えすぎない
  3. 仕事をする時間を増やす

チェックリスト=>クローズドリスト
To doリスト=>オープンリスト

 

マニャーナの法則の要点

  1. 仕事発生
  2. その日は手を付けない
  3. なぜならその日に処理しなければならない仕事はほとんどないから
  4. それをクローズドリスト化=チェックリスト化
  5. 翌日にバッチ処理

「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」を意味する言葉。

 

目次
第1章 まず脳の特性を知っておこう
第2章 仕事のシステムをつくる7つの原則
第3章 「効率」はあなたの創造力と整理にかかっている!
第4章 あなたのタイム・マネジメントは間違っている?
第5章 忙しいだけの仕事は捨てよう
第6章 緊急の仕事を見分けよう
第7章 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」
第8章 究極の仕事術「マニャーナの法則」
第9章 タスク・ダイアリーを使ってみよう
第10章 自主的な仕事は「ファースト・タスク」にする
第11章 「WILL DOリスト」vs「TO DOリスト」
第12章 その日の仕事を終わらせよう
第13章 「ぐずぐず先送り」はこれで防止
第14章 プロジェクトにはこう対処する
第15章 システムを機能させよう

内容紹介
「数ある時間管理術の本の中で、現在 最高の1冊!」

人気ブログ「シゴタノ!」の大橋悦夫さん、佐々木正悟さん大絶賛!
「シゴタノ!」2008年心に刻まれた本第2位!
2008年ベストセラー第5位!

その仕事、明日でマニャーナ(間に合うな)! 「マニャーナの法則」とは、「仕事は明日やればうまくいく!」という考え方。

具体的には、

1. 遅れている仕事は、すべて「やり残し」のファイルに!
2. 1日の仕事はまとめておいて、翌日に確実に処理!
3. それでも間に合わない仕事はリスト化し、時間が空いたらやる!
4. 「やり残し」ファイルにある仕事は、毎日、朝一番に着手!

というもの。これを実行すれば、あなたも「やり残し」が片づき、毎日、余裕で仕事が進められます。

さらに、仕事の効率を劇的に変える2つのマネジメント・ツールを提案。
・日めくり式で、その日に終わる仕事しか書き込まない「タスク・ダイアリー」
・ どんどん予定が増える「TO DOリスト」ではなく、いっさい予定を追加しない
「WILL DOリスト」
本書は、まったく新しいタイム・マネジメントを提示するものです。

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「巧遅は拙速に如かず」のスケジュール管理方法とその心がけ5箇条

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きょうは、スケジュール管理方法について。

どのような道具をつかってスケジュール管理しているだろうか。

カレンダー、手帳、メモ帳、携帯、パソコンのスケジュール管理ソフトなどスケジュール管理にはさまざまな手段と方法がある。

ただ、どのような方法でスケジュール管理をしているとしても、「なんのためにスケジュールを管理しているのか」を忘れないということが大切だ。

「なんのために」。それは、いままでの予定を忘れることなく書きとめ(備忘録)、重複することなく管理し(予定管理)、そして未来の予定のために時間を確保する(時間確保)ためである。

以下の5項目は、そのことをつねに心にとどめ、スケジューリングの基本こうもくを改めて確認するために、ぜひとも一度チェックしておきたい5項目である。

 

1.スケジュール管理とは、中断しない時間を確保すること

こまかなスキマ時間を改めて認識し、できるだけ大きくまとめるため

 

2.緊急タスクが発生した現場の、応急措置を準備すること

対応するための時間的余裕をもつため

 

3.八割できたら、他の仕事に着手すること

「未着手」から「少し着手」は仕事のうえではおおきな前進である

 

4.意識的に仕事を寝かせる時間を確保すること

仕事を客観的に評価するためと、新しい発想につなげるため

 

5.所要時間が不確実な案件を先に入れること

所要時間の不確実な案件」は、一般的に時間が長くかかるため

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この仕事がどれだけの時間で終わるのかを見積もるのも仕事

仕事時間の見積もりはタスクマネジメントの一要素

以前のエントリ(仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)])で触れたとおり、仕事を管理するためには、仕事をはじめるまえのタスクマネジメントが大切だ。

その中でも、いちばんむずかしいのがタスクごとに所要時間を見積もることだと思う。

タスクマネジメント(実行前)
1: 翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める。
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる。
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする。
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない。
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す。

タスク所要時間の見積るために行う3項目

タスクの所要時間を見積もるために必要になる項目をまとめると、だいたい以下の3項目になる。この3つは実際に効果があらわれるまでに時間がかかり、またさいしょは見積もりの誤差が大きいかもしれない。しかし、この3項目は時間管理法のいちばん大切な部分で、仕事効率化のフィードバックループをうまく回して、改善をしていくときにはなくてはならない要素だ。

過去の経験や具体的なデータを参考にする

ここでいう「過去の経験」とは、今までに犯したミスや、不幸にも遭遇してしまったアクシデントのようなネガティブなものや、予想以上にうまく仕事が進んだときの経験などのポジティブなものまでを対象にしている。これらの経験はしばしば暗黙知化してしまうような情報である。しかしこれらの情報を記録しておき、のちのちの参考にすることはタスク所要時間を求めるおおきな助けになる。 

頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする

ひとつのタスクにはさまざまな要素がある。それらを細かく分けて書き出すということ。

(参考記事:仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

タスクははおおきなままだと、正確にその作業量を見積もることは難しい。しかし小さい単位に噛み砕いてやることで、正確な作業量、作業時間を推定することが簡単になる。頭の中だけでは、モレやダブりがうまれる危険性があるので、可能なかぎり書き出して、タスクを見える化することが重要。

 

どれくらいの余裕を持たせるべきかを考える

じっさいに所要時間を見積もる際に、どれだけの余裕(マージン)を考えるかということ。予定によってはほとんど余裕を考えなくてもよい場合(たとえばで電車での移動時間や機械的な作業など)もあれば、かなり余裕を持たせて見積もる必要のある場合(たとえばものをかんがえるときのようなクリエイティブな作業など)がある。どれだけの余裕をタスクに与えるかは、上記で書いた「過去の経験や具体的なデータを参考にする」ところからのフィードバックをつかったり、「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」ときに細かくした対象ごとにマージンを考慮して、その積算で考えるという方法が考えられる。

 

まとめ

「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」のに有効なWebサービスには、Remember The MilkGoogle カレンダー がある。

また、タスク所要時間に関しては、以下の記事が参考になる。

教育に活かす!: まずはやってるタスクの所要時間を洗い出そうと思ったワケ

R-style ? 取りかかりにくいタスクを実行するための方法

時間を見積もる目的には、少なくとも3つあります ? ライフハック心理学

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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