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「巧遅は拙速に如かず」のスケジュール管理方法とその心がけ5箇条

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きょうは、スケジュール管理方法について。

どのような道具をつかってスケジュール管理しているだろうか。

カレンダー、手帳、メモ帳、携帯、パソコンのスケジュール管理ソフトなどスケジュール管理にはさまざまな手段と方法がある。

ただ、どのような方法でスケジュール管理をしているとしても、「なんのためにスケジュールを管理しているのか」を忘れないということが大切だ。

「なんのために」。それは、いままでの予定を忘れることなく書きとめ(備忘録)、重複することなく管理し(予定管理)、そして未来の予定のために時間を確保する(時間確保)ためである。

以下の5項目は、そのことをつねに心にとどめ、スケジューリングの基本こうもくを改めて確認するために、ぜひとも一度チェックしておきたい5項目である。

 

1.スケジュール管理とは、中断しない時間を確保すること

こまかなスキマ時間を改めて認識し、できるだけ大きくまとめるため

 

2.緊急タスクが発生した現場の、応急措置を準備すること

対応するための時間的余裕をもつため

 

3.八割できたら、他の仕事に着手すること

「未着手」から「少し着手」は仕事のうえではおおきな前進である

 

4.意識的に仕事を寝かせる時間を確保すること

仕事を客観的に評価するためと、新しい発想につなげるため

 

5.所要時間が不確実な案件を先に入れること

所要時間の不確実な案件」は、一般的に時間が長くかかるため
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仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)]

仕事の段取り:仕事術:タスクマネジメント

仕事効率化のために、仕事に取り掛かる前に以下の6つのポイントを考えて、タスクを最適化したい。

1:翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す

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仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

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仕事効率を向上するためには、仕事を細かく分けて分類する。

 

粒度別分類

やろうとしている仕事はあるのだけれど、いくら頑張っても具体的な進捗が成果としてあらわれない、ということはないだろうか?
これは仕事に取り掛かる前に、仕事を具体的な行動にまで落とし込んでいないところに原因があるのではないだろうか。
このような問題に対応するためには、仕事を細かく分類することが必要。この分類法を粒度別分類とする。

(粒度大)

  1. ビジョン:達成すべき最終的な目標
  2. 戦略:ビジョンを達成するための基本方針
  3. 計画:戦略を遂行するための段取り
  4. 仕事:計画を推進するための責任分担
  5. タスク:仕事を構成する最小要素
  6. プロセス:タスクをクリアするための具体的行動

(粒度小)

ビジョンを最も大きなくくりとし、プロセスを最小単位のくくりとした。
最終的な目的であるビジョンを定義したうえで、それをプロセスにまで落とし込むことが必要である。この作業は仕事の進捗にはならないが、「目標に向かって突き進む」的な仕事の進め方と比べて、最終的なビジョンの達成度に大きな違いが出てくるはず。すなわち、仕事を細分化することは、仕事効率化の根幹であるといえる。

 

対応別分類

プロセスまで分解された仕事は、自然と次に示す対応別分類のいずれかに該当するはずである。

  • 聞く
  • 連絡する
  • 依頼する
  • 作業する
  • 調査する
  • 検討する
  • 交渉する

もちろん、一つのプロセスに複数の分類が割当たるケースもあるが、ここで重要なのは、今やろうとしているプロセスは、上記の℃の行動を必要としているのかを理解することである。このことを理解しておくことで、プロセス開始から行動を始めるまでの時間は大幅に短縮される。

 

まとめ

仕事を効率的にこなすためには、ただ目標を定めるだけではなく、この目標を具体的な行動にまで落とし込むことが重要。この落とし込む手順を、ここでは粒度別分類として説明した。
具体的な行動にまで落とし込んだ仕事は、どのような対応が必要かによって分類する。この分類を対応別分類とした。対応の分類を行うことで、仕事開始から、実際動き始めるまでの時間が短縮されるはずである。

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[タイムマネジメント]時間管理を身につけるために認識すべき2つのこと

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時間管理を身につけるためにどのような工夫をしているだろうか?

時間を効率的に使いたくない人はいない。タイムマネジメント、すなわち時間管理術をきちんと行うことは、限りある時間を有効に利用するだけではなく、それによって生み出される余裕という精神的な効用も大きい。100人いれば100通りの時間管理方法があるはずで、それぞれがその人自身のライフスタイルに寄り添う形で存在している。ただ、今もなお毎月のように時間管理に関する特集を組んだ雑誌や、書籍が出版されている現状を見ると、時間管理に満足できていない人、またはよりよいものを目指そうとする人がいかに多いかがわかる。一方で、この現実は時間管理を身につけることの難しさの裏返しであるとも言える。タイムマネジメント/時間管理術は一種の生活習慣作りであると言ってもよいだろう。ただここでは、いったん個人の意思の問題や、行動分析学からの習慣付けアプローチなどはおいておく。その前に我々が認識しなければならないことがあるからだ。認識しなければならないこととは以下の2点。

自分の時間はどれくらいあるのか

=仕事に割り当てられる時間は合計でどれくらいあるのかを認識する

自分の仕事はどれくらいあるのか

=自分がどれだけの仕事をすべきか、それを行うためにはどれだけの時間が必要なのかを認識する

ここで言う時間とは、単純に仕事上の作業だけではなく、それに付随する移動時間や、思考時間。また、家にいるときの家事の時間なども入れる必要がある。ここではとりあえずデビッド・アレン(David Allen)の提唱する

GTD(Getting Things Done)洗い出しをした結果を、自分の抱えている仕事ととらえる必要がある。

詳しくは『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(2002年)を参照。

もし、(これはかなりレアケースだが)自分の時間が自分の仕事よりも多い場合は、今抱えている仕事があなたにとって簡単すぎるか、そもそも仕事の量が少ないか、ひょっとしたら既にタイムマネジメントの上級者である可能性もなくはないが。。。

逆に、自分の仕事が自分の時間よりも多い場合は、改善しがいがある状況である。どうせならこの状況をポジティブにとらえるべきだ。改善の方法はいくつかある。基本的な方針としては、自分の時間を作るか、仕事を減らすまたは圧縮するか、である。

どちらにしても、時間管理は上記2点を認識することから始まる。これは、時間管理における「現状把握」である。現状を把握した次の段階で、各要素の最適化や、習慣付けなど具体的な改善策に目を向けると良い。

タイムマネジメントとは、『時間=最大の制約条件』を認識することである。

 

参考記事:タイムマネジメントをドラッカーから学ぶ

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
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