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[読書]マニャーナの法則を読む

やらないことを決める「Not to doリスト」の作り方


パターン1

「xx時~yy時は・・・しない」
例)10時から15時までは電話をしない。

 
パターン2

「・・・をやるときにxx分以上かけない」
例)メールを書くときは30分以上かけない

 
パターン3

「xx時以降は/以前は・・・しない」
例)18時以降は仕事をしない

 

一つのことに集中するためにやること

  1. いつかやろうとしていること、やるべきことを書き出す
  2. 今すぐできそうなことがあれば、すぐやる
  3. やっている最中に他のことが思い浮かんだら、とりあえず紙に書いておいて、今やっていることに再び集中する。
  4. 自分の次の行動の意識が出てきてしまう時がある。
  5. その時はすぐに行動に移さずに、心の動きに注目しながら、そのことを紙に書き出してみる。

 

効率のよさとは

効率の良さ=創造力×整理のレベル

 

整理のレベルを高めるために

  • To doリストと、その日すべきことには何も関係はない
  • なぜなら、To doリストには今日までにやらなければいけないことだけが書いてあるわけではないから。
  • これをオープンリストと呼ぶ。(タスクの出口が決まっていないイメージ)

では、どうすればよいか。

  1. 仕事の効率を上げる
  2. 仕事を抱えすぎない
  3. 仕事をする時間を増やす

チェックリスト=>クローズドリスト
To doリスト=>オープンリスト

 

マニャーナの法則の要点

  1. 仕事発生
  2. その日は手を付けない
  3. なぜならその日に処理しなければならない仕事はほとんどないから
  4. それをクローズドリスト化=チェックリスト化
  5. 翌日にバッチ処理

「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」を意味する言葉。

 

目次
第1章 まず脳の特性を知っておこう
第2章 仕事のシステムをつくる7つの原則
第3章 「効率」はあなたの創造力と整理にかかっている!
第4章 あなたのタイム・マネジメントは間違っている?
第5章 忙しいだけの仕事は捨てよう
第6章 緊急の仕事を見分けよう
第7章 最強のマネジメント・ツール「クローズ・リスト」
第8章 究極の仕事術「マニャーナの法則」
第9章 タスク・ダイアリーを使ってみよう
第10章 自主的な仕事は「ファースト・タスク」にする
第11章 「WILL DOリスト」vs「TO DOリスト」
第12章 その日の仕事を終わらせよう
第13章 「ぐずぐず先送り」はこれで防止
第14章 プロジェクトにはこう対処する
第15章 システムを機能させよう

内容紹介
「数ある時間管理術の本の中で、現在 最高の1冊!」

人気ブログ「シゴタノ!」の大橋悦夫さん、佐々木正悟さん大絶賛!
「シゴタノ!」2008年心に刻まれた本第2位!
2008年ベストセラー第5位!

その仕事、明日でマニャーナ(間に合うな)! 「マニャーナの法則」とは、「仕事は明日やればうまくいく!」という考え方。

具体的には、

1. 遅れている仕事は、すべて「やり残し」のファイルに!
2. 1日の仕事はまとめておいて、翌日に確実に処理!
3. それでも間に合わない仕事はリスト化し、時間が空いたらやる!
4. 「やり残し」ファイルにある仕事は、毎日、朝一番に着手!

というもの。これを実行すれば、あなたも「やり残し」が片づき、毎日、余裕で仕事が進められます。

さらに、仕事の効率を劇的に変える2つのマネジメント・ツールを提案。
・日めくり式で、その日に終わる仕事しか書き込まない「タスク・ダイアリー」
・ どんどん予定が増える「TO DOリスト」ではなく、いっさい予定を追加しない
「WILL DOリスト」
本書は、まったく新しいタイム・マネジメントを提示するものです。

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「巧遅は拙速に如かず」のスケジュール管理方法とその心がけ5箇条

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きょうは、スケジュール管理方法について。

どのような道具をつかってスケジュール管理しているだろうか。

カレンダー、手帳、メモ帳、携帯、パソコンのスケジュール管理ソフトなどスケジュール管理にはさまざまな手段と方法がある。

ただ、どのような方法でスケジュール管理をしているとしても、「なんのためにスケジュールを管理しているのか」を忘れないということが大切だ。

「なんのために」。それは、いままでの予定を忘れることなく書きとめ(備忘録)、重複することなく管理し(予定管理)、そして未来の予定のために時間を確保する(時間確保)ためである。

以下の5項目は、そのことをつねに心にとどめ、スケジューリングの基本こうもくを改めて確認するために、ぜひとも一度チェックしておきたい5項目である。

 

1.スケジュール管理とは、中断しない時間を確保すること

こまかなスキマ時間を改めて認識し、できるだけ大きくまとめるため

 

2.緊急タスクが発生した現場の、応急措置を準備すること

対応するための時間的余裕をもつため

 

3.八割できたら、他の仕事に着手すること

「未着手」から「少し着手」は仕事のうえではおおきな前進である

 

4.意識的に仕事を寝かせる時間を確保すること

仕事を客観的に評価するためと、新しい発想につなげるため

 

5.所要時間が不確実な案件を先に入れること

所要時間の不確実な案件」は、一般的に時間が長くかかるため

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この仕事がどれだけの時間で終わるのかを見積もるのも仕事

仕事時間の見積もりはタスクマネジメントの一要素

以前のエントリ(仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)])で触れたとおり、仕事を管理するためには、仕事をはじめるまえのタスクマネジメントが大切だ。

その中でも、いちばんむずかしいのがタスクごとに所要時間を見積もることだと思う。

タスクマネジメント(実行前)
1: 翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める。
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる。
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする。
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない。
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す。

タスク所要時間の見積るために行う3項目

タスクの所要時間を見積もるために必要になる項目をまとめると、だいたい以下の3項目になる。この3つは実際に効果があらわれるまでに時間がかかり、またさいしょは見積もりの誤差が大きいかもしれない。しかし、この3項目は時間管理法のいちばん大切な部分で、仕事効率化のフィードバックループをうまく回して、改善をしていくときにはなくてはならない要素だ。

過去の経験や具体的なデータを参考にする

ここでいう「過去の経験」とは、今までに犯したミスや、不幸にも遭遇してしまったアクシデントのようなネガティブなものや、予想以上にうまく仕事が進んだときの経験などのポジティブなものまでを対象にしている。これらの経験はしばしば暗黙知化してしまうような情報である。しかしこれらの情報を記録しておき、のちのちの参考にすることはタスク所要時間を求めるおおきな助けになる。 

頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする

ひとつのタスクにはさまざまな要素がある。それらを細かく分けて書き出すということ。

(参考記事:仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

タスクははおおきなままだと、正確にその作業量を見積もることは難しい。しかし小さい単位に噛み砕いてやることで、正確な作業量、作業時間を推定することが簡単になる。頭の中だけでは、モレやダブりがうまれる危険性があるので、可能なかぎり書き出して、タスクを見える化することが重要。

 

どれくらいの余裕を持たせるべきかを考える

じっさいに所要時間を見積もる際に、どれだけの余裕(マージン)を考えるかということ。予定によってはほとんど余裕を考えなくてもよい場合(たとえばで電車での移動時間や機械的な作業など)もあれば、かなり余裕を持たせて見積もる必要のある場合(たとえばものをかんがえるときのようなクリエイティブな作業など)がある。どれだけの余裕をタスクに与えるかは、上記で書いた「過去の経験や具体的なデータを参考にする」ところからのフィードバックをつかったり、「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」ときに細かくした対象ごとにマージンを考慮して、その積算で考えるという方法が考えられる。

 

まとめ

「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」のに有効なWebサービスには、Remember The MilkGoogle カレンダー がある。

また、タスク所要時間に関しては、以下の記事が参考になる。

教育に活かす!: まずはやってるタスクの所要時間を洗い出そうと思ったワケ

R-style ? 取りかかりにくいタスクを実行するための方法

時間を見積もる目的には、少なくとも3つあります ? ライフハック心理学

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仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)]

仕事の段取り:仕事術:タスクマネジメント

仕事効率化のために、仕事に取り掛かる前に以下の6つのポイントを考えて、タスクを最適化したい。

1:翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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