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Evernoteの新機能、アカウント切り替え機能を使ったおすすめ活用方法

Evernoteアカウント切り替え機能とは?

 Evernote for Mac にアカウント切り替え機能搭載(プレミアム機能) ? Evernote日本語版ブログ
プレミアム新機能: アカウント切り替え Evernote for Mac をご利用のプレミアムユーザは、サインアウトして別アカウントの情報でサインインすることなく、素早く複数のアカウントを切り替えられ ...

複数のアカウントを登録しておけば、

瞬時にEvernoteの別アカウントに画面を切り替えられる機能です。

いくつまでアカウントを登録できるかというと、

プレミアムアカウントが1以上で個数上限なし

無料アカウントが最大1つまで

ということで、プレミアムアカウント会員向けの機能ということになります。

(プレミアムアカウントの場合、上限なしというのもすごい)

 

 

ショートカットで瞬時に切り替え可能

キーボードショートカットを使えば、

Mac:CMD+CTRL+A

Windows:Ctrl+Alt+A

で素早くアカウントの切り替えが可能です。

 

 

どのようなユーザが対象か?

Evernote日本語版ブログによると

初回サインイン後、Evernote のパスワード入力は必要ありません。ご希望であれば、アカウントを使い終わったら毎回サインアウトすることも可能です。この機能は家族や教室など、1台のコンピュータを共有している場合に便利です。

ということで、2人以上のユーザが同じ端末を共有する場合を想定していると考えられます。

 

 

どのように使えばよいか?

 

mac_acctswitch31 

しかし、ほとんどのユーザーにとって、この機能を使用する場合、 プレミアムアカウント1つに対して、無料アカウント1つという、 合計2つのアカウントを切り替えて使う事になるのではないかと思います。

なぜなら、現時点でプレミアムユーザは、ほとんどその1つのアカウント内でEvernoteを使用しているはずで、プレミアムアカウント2つ、という運用も可能ですが、個人ユーザにとって現時点でややーバースペックになると考えます。

 

したがって、現時点でのプレミアムユーザにとって、

もっとも容易にはじめられる構成が、既存のプレミアムアカウントに加え、

無料アカウントを一つ新たに取得した、有料1、無料1の計2アカウント構成なのです。

 

ということで、プレミアムアカウントと無料アカウントの方で、

それぞれ保存する情報を切り分けるというのが、最もリーズナブルな考え方のように思います。

 

じゃあ、プレミアムアカウントと無料アカウントの最適な使い分けってなんだろう?

という考察を以下で行います。

 

 

プレミアムと無料アカウントの最適な使い分けって?

 

プレミアムには、無料アカウントにない有用な機能があります。

詳しくは、以下のページを参照してください。

 あなたの世界をより素晴らしく | Evernote

今回は、せっかくのプレミアム機能なので、

その機能をフルに使うという観点で使い分けを考えてみたいと思います。

プレミアムと無料アカウントの主な機能の違いは

  • アップロード容量
  • ノート履歴
  • PDF 内検索
  • 共有ノートの編集

 

このような機能的な違いを最大限活かすという観点で、

ここで提案したいプレミアムと無料アカウントの最適な使い分けとは、

 

プレミアムのアカウントには、アウトプットの出発点の情報を、

無料アカウントには、インプットの終着点の情報を、

という観点です。

Evernoteアカウント使い分け

[プレミアム]→アウトプットの出発点

  • よく見返す情報
  • 容量の大きい情報
  • PDFファイル

[無料]→インプットの終着点

  • Twitterログ
  • ライフログ(歩数、行動、体調、行動履歴など)
  • メールのバックアップ
  • Webクリップ
  • あまり見返さない情報

 

このように情報を切り分けることで、

メインで使用するプレミアムアカウントの方は、

知的生産に必要な純度の高い情報のライブラリとして活用しやすくなります。

 

もし、無料アカウントの情報の中で、インプットのタネになりそうなものがあれば、

そのノートをプレミアムアカウントと共有しさえすれば、

プレミアムアカウント側での参照、編集は可能になります。

(無料アカウントは共有ノート逆はでき参照のみ可能なので逆は不可能)

 

 

最後に

このアカウント切り替え機能は、複数のアカウントを簡単に管理できることから、

プレミアムユーザーはとりあえず無料アカウントをもう一つ取得して、

試してみて損はない機能だと思います。

今回は、

  • プレミアムのアカウントには、アウトプットの出発点の情報
  • 無料アカウントには、インプットの終着点の情報

という観点で2つのアカウントを切り分けてみてはどうでしょうか、

という提案でした。

 

この機能はまだリリースされて間もない機能ですので、

これから、いろいろな有効な活用法が出てくることが期待できます。

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Mendeleyの使い方まとめ

文献管理ソフトMendeley (メンデレー) の活用法について、本ブログで掲載した情報のまとめです。

 

基本的なMendeleyの使い方は以下のエントリを参照してください。

Mendeleyの導入方法と、基本的な使い方について書いた記事です。

Mendeley(メンデレイ)で文献管理を大幅に効率化できる理由と、Mendeleyの使い方 - My Scratch Pad
従来紙媒体で流通していた情報が、 ものすごい勢いでデジタル化してきている現在、 情報管理の方法論を、デジタルファイルに特化したものに置き換える必要性が高まってきています。   特に、書類や、論文など文献ファイルはPDF形式で配布されることが増えてきており、 コンピュータ内の文献PDFファイルの情報整理が、 仕事の効率に直結することも少なくないと思います。   今回は、この文献PDFファイルを効率的に整理する方法についてご紹介します。 ...

 

 

文献情報をより細かく整理する時の情報です。

著者名や論文ごとのタグやキーワードの管理をするには、以下のエントリを参照。

Mendeley Desktopで著者名の表記を統一する方法 - My Scratch Pad
文献管理ソフトMendeley Desktopの活用法について。Mendeleyで論文を管理していると、同じ著者でも微妙に著者名の表記が異なる論文が出てきてしまう。これをどうにかして統一したい、というのが今回の狙い。 では、どうするれば良いのか。 ...

 

 

文献の重複を検出して、一つの文献として統合する方法は、以下のエントリを参照。

[論文の整理]Mendeley Desktopで重複している文献を統合する方法 - My Scratch Pad
これまでのMendeley Desktopでは、同じ文献ファイルが2度登録されたときでも、異なる2つの文献ファイルとして登録されていました。 今までは、このようなときの対処は、ソートや検索で同一文献の情報を探して、重複している片方を削除してくという作業が必要でした。 既にMendeley Desktopを使いこなして、数百件以上の文献を管理している人にとっては、少なくともこの重複文献の問題は必ず引っかかる点だと思います。   しかし、今回からは、このような作業をすべてMendeley Desktop側で処理してくれるという、非常に強力な機能が追加されました。 ...

 

 

Mendeleyをより高度に使いこなしたい方向けに。

文献を複数のデバイス間で同期させて管理をするには、以下のエントリを参照。

【改良版】 Mendeleyで管理している文献を複数のPCで共有する方法 - My Scratch Pad
500MB以上の文献を管理する場合は、Mendeleyの有料アカウントを作成する必要があります。   より多くの文献をMendeleyで管理しつつ、複数のPC間で文献を同期したい しかも無料で、というのがこの目的です。 ...

 

 

Mendeleyのホームページ。

Free reference manager and PDF organizer | Mendeley
It’s time to change the way we do research. Mendeley is a free reference manager and academic social network that can help you organize your research, collaborate with others online, and discover the latest research. ...

 

image

半分の500MBを個人の領域として、残りの半分を共有の領域として使えるとのこと。また有料アカウントは、月々$4.99の“Soler System”が最大7GBまで、月々$9.99の“Milky Way”が15GBまで使用できる。

 

2012/08/01追記

無料アカウントで使用出来る個人領域が、これまでの500MBから1GBに倍増されました。

追記ここまで 

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Mendeley(メンデレー)で文献管理を大幅に効率化できる理由と、Mendeleyの使い方

laptop-and-iphone_thumb[1] 

 

文献ファイル、効率的に整理できていますか?

業務上、日々増えていく資料をどのように保存、整理して、

必要なときに取り出しやすい状態を保つのか。

 

物理的な紙を媒体としていた時代は、ファイリング、キャビネット等、様々なツールを使って

情報の管理を行なっていました。

 

しかし、従来紙媒体で流通していた情報が、

ものすごい勢いでデジタル化してきている現在、

情報管理の方法論を、デジタルファイルに特化したものに置き換える必要性が高まってきています。

 

特に、書類や、論文など文献ファイルはPDF形式で配布されることが増えてきており、

コンピュータ内の文献PDFファイルの情報整理が、

仕事の効率に直結することも少なくないと思います。

 

今回は、この文献PDFファイルを効率的に整理する方法についてご紹介します。

 

書類や論文ファイルの管理、どこから手を付けるか

日々増えていく書類や論文ファイル。

これをどのように整理するか。

以下の様な状況が当てはま方は意外と多いと思います。

  • すでに論文を自分のPCに数百以上保存している。
  • その論文をテーマや年代ごとにフォルダ分けして管理している。
  • 最近論文を探すのにとても時間がかかる。
  • 論文を持っているのを忘れて、その論文をWebで検索していることが多い。
  • いつの間にか同じ論文がいろいろなフォルダに複数ある。

 

特に意識的にファイルの整理している場合でも、

このような状況に当てはまる人は多いのではないでしょうか。

このようなファイルの管理方法は、一見フォルダが整然と整理されていて、

効率的に文献が整理できているように見えてしまいがちです。

 

しかし、このような管理方法では以下の様な問題点があると考えています。

 

フォルダで管理している現状の問題点

唯一にして最大の問題点は、

「必要なときに必要な文献が見つからない」

ことです。

このような情報を管理する場合、確かにPC上でファイルをフォルダ分けするという方法が正攻法です。

しかし、複数の要素にまたがるような文献を、適当なフォルダに振り分けようとした場合、

重複するいくつかの要素を妥協することにもなります。

それは情報をスマートに管理しようとしている者にとっては少なからずストレスです。

 

このような状況では、時間をかけて構築した文献のライブラリの価値を十分に生かせないでいる事になります。

文献はあくまでも業務や研究の手段であり、目的ではありません。

情報管理システムは、あくまでも主人である私の必要な時に必要な時だけ、

情報を提供してくれるシステムであるべきです。

 

では、このような様な状況をどのように改善するか。

まず思いつくのは、Evernoteを使用して文献を管理することです。

 

Evernote(エバーノート)で論文管理?

Evernote_Icon_256

フォルダ分け以外で情報を管理するという点でいえば、Evernote (エバーノート)が有名です。

Evernoteの情報整理は、ノートを最小単位として、ノートを束ねるノートブックと、ノートを横断的に検索できるタグと呼ばれる機能があります。

 

このノートの中に、PDFを直接貼り付けることが可能で、

ノートブックとタグによって、文献を検索、分類することが可能です。

 

しかし、いくつかの点でEvernoteを論文管理ツールとして使用するのをあきらめました

 

まず一番の壁は、Evernoteを無料のまま使おうとした場合、月に60MBという上限があるということ。

論文で情報を集めるときには数十編の文献を一度に読むことも多く、

60MBという上限では心もとないということです。

 

第2の壁は、Evernoteに保存したPDFは、独自フォーマットで保存されるということです。

ノートに貼り付けたPDF一つ一つはEvernote経由でPDFとして読むことは可能です。

しかし、複数の文献ファイルをコピーして使用するとき(例えば、まとめてメールで送るときとか)には、

文献を貼り付けたノートから一つ一つPDFを保存しなおす必要があり、

この点で私のユースケースとは合わないと感じました。

 

第3の壁は、付加情報を自動で付与できないという点です。

特に論文を管理するときなどですが、文献の著者、雑誌名、発行年等の付加情報を追加して管理をしたいのです。

その点、Evernoteはあくまでも思いついたネタや、アイデア、Web上で不意に見つけた有益な情報を管理し、

必要な時に取り出すことで、『自分の脳を拡張する』ような用途で用いる事が得意なので、

あるフォーマットに情報を流し込むような用途には向いていないと考えています

 

文献の管理に特化したMendeley (メンデレイ)

logo-mendeley_thumb[2]

 

論文管理に特化したファイル管理ソフトをいろいろ探してみました。

有料の文献管理ソフトとしてPapers, EndNoteがありますが、

ここでおすすめするのはフリーで使用出来る「Mendeleyです。

ユーザー数は2012年8月現在180万人を超え、

登録されている文献の数も2億7000万ドキュメントと、

すでに、文献管理ツールとしても非常に大きなプラットフォームになりつつあると言えます。

 

Mendeleyはローカルの文献管理だけではなく、文献をソーシャル的にも管理することができ、

Mendeleyを文献の共有や情報交換をすることもできます。

まさにソーシャル時代の文献管理ツールであるといえます。

 

Mendeleyをインストールするして使い始める

Free reference manager and PDF organizer   Mendeley_thumb[1]

 

Mendeleyのページに行ってユーザ登録をします。

 

ユーザ登録することでMendeley Desktopというローカルで文献を管理するアプリケーションがダウンロードできるようになります。

これをダウンロードしてインストールをします。

インストール後に最初に現れた画面には、まだ何も論文が登録されていないため空白です。

20110726132239_thumb5_thumb[2]

 

そこでいよいよここからすでに持っている文献ファイルを登録していきます。

 

Mendeley Desktop に論文を登録し、文献ライブラリを構築

既に文献ファイルをまとめて保存しているフォルダがある場合、

[File]メニューの[Watch Folder]メニューから、文献を保存しているフォルダを選択します。

すると保存していた文献がどんどんMendeleyに取り込まれていきます。

文献の数にもよりますがおよそ500ファイルで10分くらいでしょうか。気長に待ちましょう。

 

さて、文献が登録し終わった画面を見てみると自動的にAuthor、Titleなどがすでに自動的に入力されていることがわかります。

(このメタデータ付加の処理は、文献が登録されてから徐々に行われるので、もう少し時間がかかるかもしれません)

(ちなみに、いままで管理していたフォルダ階層などは登録内容には反映されません。)

 

このように、文献ファイルを適当に放り込むだけで、立派な文献ライブラリが簡単に構築できてしまいます

もし、Mendeleyが自動でつけたデータが間違っている場合などは、以下をおこないます。

 

Mendeleyに登録した文献情報の整理

まずMendeley Desktop画面上の文献リストから情報を修正したいファイルを選択します。

選択したら右のペインのDocument Detailsタブを選択します。

そのペインの一番上にSerch by Titleというボタンがあります。

このボタンを押すことでGoogle Scholarから正しい文献情報をダウンロードし、登録内容に反映してくれます。

たまに情報が見つからない場合がありますが、その時は論文のTitleが正しいかどうかを確認してみましょう。

Mendeleyは論文のTitle情報を基に文献情報を検索して見つけてくるので、Titleが正しいということが必須条件です。

それでも見つからない場合は、同じ領域にあるDOI(Digital Object Identifier)に、情報を入れて、

その横の虫メガネアイコンをクリックして、情報を検索する方法が確実です。

DOIの番号は、その文献がダウンロードできるWebページに記載されていたり、文献の中に直接記載されていたりします。

 
こうやって文献に正しい情報を入力していくのですが、1ファイルづつしかできないのでこれが結構時間がかかります。

この辺りがまとめて自動化してくれたら嬉しいのですが。

文献の情報が間違っていたら管理できるものもできないので、ここは面倒でもきちんとやっておくとあとが楽です。

 

文献ファイル名をわかりやすい名前にリネームする

一通り文献の情報が整理できたら、もう一つの便利機能を使います。

それがファイル名変更機能です。

これは、リストで選択した文献のファイル名を指定したフォーマットで整理してくれる機能です。

Rename

 

この段階まで来たら文献の情報も整っているはずなので、リストからファイルを全部選択して[File]メニューの[Rename Documet Files]メニューを選択します。

私の場合はまず時系列で管理したいということもあったので「(発行年)_(タイトル)」というフォーマットにしました。

OKを押すと文献のファイル名を一気に書き換えてくれます。

ここでも文献の数によってはしばらく時間がかかりますので、気長に待ちましょう。

フリーズしたかのような動きになりますが、そのまま待っていればたぶん大丈夫です。

出来上がったファイル名を見ると見事に整理されているのがわかります

 

一つ注意としては、この作業はやり直しができないので、

Mendeleyはまだ試用中だという方で、かつファイル名の変更の必要性を感じない方は

やらなくても使用上問題ありませんので、やらないことをおすすめします。

 

リネームついでに重複ファイルのチェックも行う

ファイル名の変更後、重複ファイルを見つける事が出来ます。

下記の記事に、Mendeley Desktop内の重複文献の検出と、

それらを一つに統合する方法を書きましたので、参考にしてみてください。

[論文の整理]Mendeley Desktopで重複している文献を統合する方法 - My Scratch Pad

 

文献検索をさらに快適にするために

kensaku 

文献情報の取得が終わり、ファイル名を整理した段階で、文献管理がずいぶんすっきりとした感覚になります。

 

目的の文献を探すときに右上の検索領域が使えます。

キーワードを入れると、文献のタイトルだけでなくPDFの中の本文も検索対象として、検索してくれます。

目的の文献を探すのが簡単にできるようになります。

 

あと、Tagによる文献管理が便利です。

私の場合はTagにキーワードをどんどん入れていって管理しているのですが、

一つの文献に対してあまりTag数が増えないように注意します。

だいたい10個未満で管理できればよいのではないでしょうか。

 

このタグが便利なのは、左側のペインでFilter by My Tagsを選択するとTagごとの文献を閲覧可能であることです。

Tagを複数選択することでTagのANDをとってフィルタをかける事もできます。

さらに、Tagでフィルタをかけた後に検索バーによる検索も可能です。

先ほどのキーワード検索と合わせることで、ほぼ100%目的の文献を探し当てることが可能です。

 

この機能を使えば目的の文献を見つけるのが従来のフォルダによる管理に比べて10分の1以下になると思います。

 

まとめ

今回は、デジタル文献管理の基本的な考え方から、Mendeleyが便利という話をしました。

また、Mendeleyの導入方法と基本的な使い方について書きました。

 

Mendeleyの活用方法に関しては、まだまだ今回だけでは書ききれない部分が沢山ありますので、

これから、そのあたりの情報を共有できたらいいなと考えています。

 

 

※この記事は、2010年に書いた以下の記事をベースにしました。

最新情報を更新し、よりわかりやすい表現に書き直しました。

Mendeleyを使った論文管理法、Mendeleyの使い方 - My Scratch Pad

本記事のベースとなった、2010年5月に書いたMendeleyの記事です。

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Evernoteのノートをマージするときは、アップロード容量に注意

ノートのマージは、マージ後のノート容量をまるごと消費する

結論を言えばこういうことです。

この容量計算方法をイメージできていなかったために、予想以上にアップロード容量を消費してしまいました。

 

通常のノート編集の場合

通常のノートA(容量 n)に対して、情報の追記を行った(追記分容量 x)場合、

実際にアップロード容量として消費する容量は、

単純に増加分の x だけです。

 

ノートをマージする場合

ノートA(容量 n)とノートB(容量 m)をマージした場合、

一つのノートにノートAとBの情報がまとまります。

通常のノート編集と同じイメージだと、

この場合、2つの元からあった情報がひとつになっただけなので、

増加分0と思ってしまってしまいます。

 

だけど、実際は n+m をまるごと消費してしまうのです。

 

これは非常に重要なポイントです。

 

そしてどうなったか??

今回は、メモをスキャンしたノートを、テーマごとにマージして整理しようとしていました。

ノートが一つ約300kBで、メモ一枚に対して、ひとつのノートという形でEvenoteに入れていたものです。

今回は、同じテーマでくくれる20個のメモを一つのノートにマージしようとしました。

 

つまり300kB x 20 = 約6MB の情報がひとつのノートに入ることになります。

 

この時に誤算だったのが、この約6MBはアップロード容量に入らないだろうと踏んでいたこと。

というのも、これは既にEvernoteに保存してあるデータなので、それを一つにまとめただけでは容量は消費しないだろうと思っていました。

 

ところが、実は、このマージしたあとのノートは、また新たにノートを新規作成した場合と同じ扱いされるらしく、

容量はそのまま全てアップロード容量として消費されてしまいました。

 

このことに気がついたのが、上の6MB以外にも、色々ノートをマージしたあとでした。

 

というわけで現在残り容量が150kB。

容量リセットまであと14日。

ピンチ。。。

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自分のEvernote遍歴をグラフにしてまとめると色々と興味深い

 

 

最近、自分のEvernoteの使い方をよく振りかえっています。

Evernoteを使いこなすようになるまでの10のステップ - My Scratch Pad

Evenroteになんでも放り込めば良いというわけではない、ということについて - My Scratch Pad

EvernoteがDropboxなどの他のオンラインサービスとは決定的に異なる点について考察 - My Scratch Pad

Evenroteになんでも放り込めば良いというわけではない、ということについて - My Scratch Pad

 

このように、今まで自分がEvernoteをどう使ってきたかを、客観的に見てみての感想。

これはとても楽しい

 

  medium_3635825539 photo credit: h.koppdelaney via photo pin cc

 

Evernoteのノートの中身を見返すことはもちろん重要ですが、

このように「使い方」に焦点を当てると非常に興味ぶかいです。

 

というのも、きっとそこには自分の知的好奇心の変遷であったり、興味対象に対する向き合い方が正確に反映されているからだと思います。

 

それは、自分の頭の中で、どの情報を必要としているのか、

どのような情報を不要と判断しているのかという

「情報個別の価値判断」

に加え、

どの情報をどの入れ物に入れておくか、どのように分類しているか、という

「情報整理」

にも関係してきています。

 

最近、Evernoteを自分が使い始めてから、現在に到るまでの使用遍歴を

「10のステップ」としてまとめました。

第一段階「出会い」
第二段階「導入期」
第三段階「情報急増」
第四段階「情報氾濫」
第五段階「覚醒」
第六段階「浸透」
第七段階「Evernote決壊」
第八段階「安定期」
第九段階「混乱期」
第十段階「断捨離」

今回は、実際に自分がEvernoteを使ってきた記録から、

それぞれのステップで実際どうだったのという話をしようと思います。

 

自分のEvernoteに入れているノートの更新数と合計数をグラフにしてみた

 

図0

使用記録としてとっていたデータは、毎月のノート追加数とノート数合計です。

では、いきましょう。

 

 

第一段階「出会い」

図2


この段階のノート数 0
この段階のノートブック数 1(デフォルト)

私がEvernoteを使い始めたのが2008年4月です。

まだ、たしかWeb版が世に出ていない頃だったとおもいます。

 

とりあえず、最初にクリップした記事が以下のEvernote関連のブログ記事でした。

Evernoteがめっちゃめっちゃ面白い! | works4Life Season VI

なつかしい。。。

 

第二段階「導入期」

図3


この段階のノート数 10~30
この段階のノートブック数 1

この「導入期」と名付けたステップは、2008年5月~2009年10月位まで続いています。

このステップに私は約1年半という長い期間を要しました

 

たしかこの頃は、Evernoteが今より有名ではなかったということと、

テキストメモが独自のファイル形式で保存されていることとかを気にしていました。

 

要するに、このサービスに頼ってしまってほんとうに大丈夫か?と。

 

そんなに思い切って情報を放り込めなかったと記憶しています。

私にとってEvernote導入の壁は、結構ぶ厚めでした。

 

この間ノート数合計は1から18まで増えています

いまでは信じられない遅さのペースです。

 

 

第三段階「情報急増」

 

図4


この段階のノート数 100~200
この段階のノートブック数 1

 

「その時」は何の前触れもなく訪れました。

2009年11月からわずか2010年3月までの、わずか5ヶ月の間に、

ノート数は18から334まで急増しています

 

その増加ペースは、これまでの10倍を軽く超えています。

まさに、目にした記事などを手当たり次第クリップしまくる状態でした。

 

 

第四段階「情報氾濫」

 

この段階のノート数 300
この段階のノートブック数 2

 

そんなノート数が急に増えだした2010年3月。

Evernote内の情報の氾濫に気がついた私は、

Webからの情報を入れる「Web Inbox」と、

自分用のメモを分けるための「Inbox」の2つのノートブックを作成。

 

自分のインプット情報とアウトプット情報をノートブックによって明確に切り分け。

 

を行うことにしました。

 

 

第五段階「覚醒」

図5

この段階のノート数 500
ノートブック数 150

2010年4月。

ノートブックを分けたことで、Evernoteが自分にとって重要な価値を持つことに気がついた。

ノートブックを分けると、まるで自分の脳が広がったような気がした。

おそらく、これまで情報を探すのに使っていた脳のリソースが、

情報そのものに向けられるようになったためだろう。

これがEvernoteが「第2の脳」と言っている所以か。

こうなったら、このメリットを最大限享受しようと考える。

 

この1ヶ月でノート数は334から840まで一気に500近く増加しています。

 

これまた、以前のフェーズから考えると、増加のペースは10倍ちかくになっています

検索性を高めるため、この時期からノートブックの先頭に「000_xxx」,「201_xxx」などの連番を降り始めています。

 

 

第六段階「浸透」

図6

 

この段階のノート数は 1000?3000

ノートブック数 200

 

Evernoteが、自分の知的生産に浸透し始めたのが、2010年5月から2010年10月あたりです。

Evernote活用術の一つに「ライフログ」なるキーワードを発見し、テンションが上がっている状態でした。

 

 

目にしたもの、触れたものすべての情報をEvernoteに集約しようと試みる。

これがノート数の第2急増期でもある。

Evernoteが単なるソフトウエア以上の意味を持ち始めるのがこの時期である。

 

 

結果、ノート数は順調に増加を続け、840から2513になっています。

Evernoteを使い始めて(インストールしてから)2年半。

ようやくつEvernoteの使い方が肌に馴染んできたかなと感じられた時期でもあります。

 

 

第七段階「Evernote決壊」

図7

この段階のノート数は 4000?8000

ノートブック数 200

 

2010年10月から2011年5月。

このわずか半年ちょっとの間にノート数は2513から9146にまで増加。

ひと月あたり1000ノート近く増加していた計算になります。

一日にするとおよそ30ノート。

 

当然。毎月のようにアップロードの上限を気にしながらEvernoteを使う日々です。

なんとか60MBの上限に収めようと苦心。

 

そんなある日のこと、突然Evernoteが悲鳴を上げる。

アップロードの上限である。

やはり無料で60MBはいまの自分には少なすぎたか。。。

つぎの容量リセットまでの時間が永遠のように長く感じる。

 

ここは、容量を一番食っているWebクリップの画像部分を取り除いて保存するなどの

工夫を色々とやっていました。

 

 

第八段階「安定期」

図8

この段階のノート数は 10000

ノートブック数 230

2011年5月から2012年4月までは、「安定期」というだけあって、

特に大きな変更点もなく、Evernoteを定常的に活用するシステムが

上手に回っていた時期といえます。

ノート数も、月平均500くらいの増加で、9146から14040まで増えました

 

 

現状のEvernote使用状況に満足し、しばらく定常的に使い込んでいく時期。

細かな改良はあるにせよ、コンスタントにEvernoteを使用する習慣がつく。

使い始めてから時間も経っているので、Evernoteに保存した過去の記録も多く貯まってきている。

それらを見返す毎に、その当時に考えていたこと、興味を持っていたことなどが思い出される。

これもまたEvernoteの楽しい使い方の一つかな。

 

 

第九段階「混乱期」

図9

この段階のノート数は 16000

ノートブック数 200

2012年4月。ノート数が14040まで増えたある日。

ノート数が増え過ぎていて情報管理の効率が落ち始めていると感じるようになりました。

 

検索しても、

「とりあえず」保存しているデータ

「本当に」保存したいデータ

が一度に出てきて、情報の見通しが悪くなってきていました

 

そこで、この時期はノートブックの構成を見なおしたり、タグを活用して、

情報の検索効率を上げたりしていました。

 

 

第十段階「断捨離」

図10

 

ノート数 7000

ノートブック数 100

そして、記憶にも新しい2012年5月。

これまで情報を貯めこむ一方で合ったEvernoteの使い方の概念を180度変えました。

 

自分のEvernoteに入っている情報で不要なものはなんだろう。

それはなぜ不要なんだろう、ということを考える。

Webで参照できる情報のなかで、Evernoteに保存しておく価値のあるものってなんだろう。

実はEvernoteに入れている情報の大半は、Webで検索したほうが早くて、新鮮な情報が手に入ることに気がつく。

WebからクリップしてEvernoteに入っているはずの情報も、気がついたらGoogleで検索している自分に気がつく。

 

要するに、情報を保存しておくメリットとデメリットを冷静に見なおして、

その両者を比べた時に、デメリットの方が大きい情報もあるのだ、

ということに気がつくことができました。

 

その結果、Evernoteのノートを一気に14040から8044まで減らしました

 

そして、必要のない情報と必要な情報を見分けることで、

現在、毎月200ちょっとのノートを新規に追加しているのですが、

ノート数合計は8000前後で安定しています。

 

良かったことは

 

検索で見つかる情報のほとんどが、自分に「刺さる」情報となった。

これまでいかにノイズだらけであったかを実感。

Evernote内の情報の見渡しが良くなった。

これまでよりノートを見返すことが多くなった。

 

です。

 

 

最後に

 

図0

いまでは、ノート数を常に一定または微増な状態で安定しています。

 

そうするとEvernoteのなかを情報が「流れていく」ような感じがして、

Evernoteに情報を捕まえに行く、そしてそれを好きなように料理する

という感じのつかいかたができているように感じます。

(抽象的な表現ですみません。また改めてこのあたりの使い方を具体的にまとめてみたいとおもいます)

 

今回ご紹介したEvernoteの毎月のノート数は、毎月記録しておいたものですが、

簡単に確認したい場合は全ノートを表示させて、リスト表示で作成日でソートすれば、

ざっくりと自分のEvernote遍歴を知ることができます。

 

そしてEvernote遍歴をグラフ化するとたのしいと思いますよ。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
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