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「巧遅は拙速に如かず」のスケジュール管理方法とその心がけ5箇条

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きょうは、スケジュール管理方法について。

どのような道具をつかってスケジュール管理しているだろうか。

カレンダー、手帳、メモ帳、携帯、パソコンのスケジュール管理ソフトなどスケジュール管理にはさまざまな手段と方法がある。

ただ、どのような方法でスケジュール管理をしているとしても、「なんのためにスケジュールを管理しているのか」を忘れないということが大切だ。

「なんのために」。それは、いままでの予定を忘れることなく書きとめ(備忘録)、重複することなく管理し(予定管理)、そして未来の予定のために時間を確保する(時間確保)ためである。

以下の5項目は、そのことをつねに心にとどめ、スケジューリングの基本こうもくを改めて確認するために、ぜひとも一度チェックしておきたい5項目である。

 

1.スケジュール管理とは、中断しない時間を確保すること

こまかなスキマ時間を改めて認識し、できるだけ大きくまとめるため

 

2.緊急タスクが発生した現場の、応急措置を準備すること

対応するための時間的余裕をもつため

 

3.八割できたら、他の仕事に着手すること

「未着手」から「少し着手」は仕事のうえではおおきな前進である

 

4.意識的に仕事を寝かせる時間を確保すること

仕事を客観的に評価するためと、新しい発想につなげるため

 

5.所要時間が不確実な案件を先に入れること

所要時間の不確実な案件」は、一般的に時間が長くかかるため
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この仕事がどれだけの時間で終わるのかを見積もるのも仕事

仕事時間の見積もりはタスクマネジメントの一要素

以前のエントリ(仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)])で触れたとおり、仕事を管理するためには、仕事をはじめるまえのタスクマネジメントが大切だ。

その中でも、いちばんむずかしいのがタスクごとに所要時間を見積もることだと思う。

タスクマネジメント(実行前)
1: 翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める。
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる。
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする。
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない。
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す。

タスク所要時間の見積るために行う3項目

タスクの所要時間を見積もるために必要になる項目をまとめると、だいたい以下の3項目になる。この3つは実際に効果があらわれるまでに時間がかかり、またさいしょは見積もりの誤差が大きいかもしれない。しかし、この3項目は時間管理法のいちばん大切な部分で、仕事効率化のフィードバックループをうまく回して、改善をしていくときにはなくてはならない要素だ。

過去の経験や具体的なデータを参考にする

ここでいう「過去の経験」とは、今までに犯したミスや、不幸にも遭遇してしまったアクシデントのようなネガティブなものや、予想以上にうまく仕事が進んだときの経験などのポジティブなものまでを対象にしている。これらの経験はしばしば暗黙知化してしまうような情報である。しかしこれらの情報を記録しておき、のちのちの参考にすることはタスク所要時間を求めるおおきな助けになる。 

頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする

ひとつのタスクにはさまざまな要素がある。それらを細かく分けて書き出すということ。

(参考記事:仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

タスクははおおきなままだと、正確にその作業量を見積もることは難しい。しかし小さい単位に噛み砕いてやることで、正確な作業量、作業時間を推定することが簡単になる。頭の中だけでは、モレやダブりがうまれる危険性があるので、可能なかぎり書き出して、タスクを見える化することが重要。

 

どれくらいの余裕を持たせるべきかを考える

じっさいに所要時間を見積もる際に、どれだけの余裕(マージン)を考えるかということ。予定によってはほとんど余裕を考えなくてもよい場合(たとえばで電車での移動時間や機械的な作業など)もあれば、かなり余裕を持たせて見積もる必要のある場合(たとえばものをかんがえるときのようなクリエイティブな作業など)がある。どれだけの余裕をタスクに与えるかは、上記で書いた「過去の経験や具体的なデータを参考にする」ところからのフィードバックをつかったり、「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」ときに細かくした対象ごとにマージンを考慮して、その積算で考えるという方法が考えられる。

 

まとめ

「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」のに有効なWebサービスには、Remember The MilkGoogle カレンダー がある。

また、タスク所要時間に関しては、以下の記事が参考になる。

教育に活かす!: まずはやってるタスクの所要時間を洗い出そうと思ったワケ

R-style ? 取りかかりにくいタスクを実行するための方法

時間を見積もる目的には、少なくとも3つあります ? ライフハック心理学

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[タイムマネジメント]時間管理を身につけるために認識すべき2つのこと

Clock (NEW YEAR concept)

時間管理を身につけるためにどのような工夫をしているだろうか?

時間を効率的に使いたくない人はいない。タイムマネジメント、すなわち時間管理術をきちんと行うことは、限りある時間を有効に利用するだけではなく、それによって生み出される余裕という精神的な効用も大きい。100人いれば100通りの時間管理方法があるはずで、それぞれがその人自身のライフスタイルに寄り添う形で存在している。ただ、今もなお毎月のように時間管理に関する特集を組んだ雑誌や、書籍が出版されている現状を見ると、時間管理に満足できていない人、またはよりよいものを目指そうとする人がいかに多いかがわかる。一方で、この現実は時間管理を身につけることの難しさの裏返しであるとも言える。タイムマネジメント/時間管理術は一種の生活習慣作りであると言ってもよいだろう。ただここでは、いったん個人の意思の問題や、行動分析学からの習慣付けアプローチなどはおいておく。その前に我々が認識しなければならないことがあるからだ。認識しなければならないこととは以下の2点。

自分の時間はどれくらいあるのか

=仕事に割り当てられる時間は合計でどれくらいあるのかを認識する

自分の仕事はどれくらいあるのか

=自分がどれだけの仕事をすべきか、それを行うためにはどれだけの時間が必要なのかを認識する

ここで言う時間とは、単純に仕事上の作業だけではなく、それに付随する移動時間や、思考時間。また、家にいるときの家事の時間なども入れる必要がある。ここではとりあえずデビッド・アレン(David Allen)の提唱する

GTD(Getting Things Done)洗い出しをした結果を、自分の抱えている仕事ととらえる必要がある。

詳しくは『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(2002年)を参照。

もし、(これはかなりレアケースだが)自分の時間が自分の仕事よりも多い場合は、今抱えている仕事があなたにとって簡単すぎるか、そもそも仕事の量が少ないか、ひょっとしたら既にタイムマネジメントの上級者である可能性もなくはないが。。。

逆に、自分の仕事が自分の時間よりも多い場合は、改善しがいがある状況である。どうせならこの状況をポジティブにとらえるべきだ。改善の方法はいくつかある。基本的な方針としては、自分の時間を作るか、仕事を減らすまたは圧縮するか、である。

どちらにしても、時間管理は上記2点を認識することから始まる。これは、時間管理における「現状把握」である。現状を把握した次の段階で、各要素の最適化や、習慣付けなど具体的な改善策に目を向けると良い。

タイムマネジメントとは、『時間=最大の制約条件』を認識することである。

 

参考記事:タイムマネジメントをドラッカーから学ぶ

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時間を無駄にする被害者と加害者

スティーブ・ジョブズがスタンフォード大学の卒業式で行ったスピーチの中から。

"Your time is limited, so don't waste it living someone else's life. "

Steve Jobs

君たちの時間は限られている。だから、誰か他の人の人生を生きて、それを無駄にしてはいけない。

スティーブ・ジョブズ

我々が立ち止まっている、その間も、時はただ一方向に流れてゆく。我々を引っ張りもせず、かといって置き去りにしていくでもなく。

我々は時の一方向性に逆らうことはできないまま、人生を過ごしていかなければなりません。その中で、もし誰かほかの人の人生を生きていたとしても、時はそのことを教えてくれません。我々の時間を無駄にするということは、常に我々自身が最大の被害者であり、最大の加害者でもあるわけです。

他の人の人生を生きていることに気づき、それを変えていきたいと思えるようになること。だから、誰か他の人の人生を生きて、我々の時間を人生を無駄にしてはいけない。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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