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アナログ感覚でTodo管理ができるTrelloを使ってみた

 

torellologotrello

 

Trello

 

Trelloというプロジェクト管理やTodo管理に便利そうなツールを使ってみました。

 

何ができる?

  • タスクを書きだして一覧表示
  • プロジェクトの進行状況を共有
  • タスク内にチェックリストを作成
  • タスクのグループ分け
  • などなど

メインの画面は以下です。

ちょうど壁にポスト・イットでタスクを並べているような感じで、直感的に操作し、すべてを一画面で一覧できます。

Welcome Board   Trello

 

iOS向けのアプリもあります。

まだ使っていませんが、Webと同様に直感的に操作ができそう。

App Store - Trello
** Trello. Your entire project, in a single glance. ** Whether you're planning a surprise birthday ...

 

以下の紹介動画でなんとなく雰囲気がわかります。

 

使い方は自由。どのような機能がある?

タスクをリストとしてグループ分けできる

Trelloではタスクの親子関係は

カード < リスト < ボード

という関係になります。

このように1カードを1タスクとして、リストの中で管理することができます。

Welcome Board   Trello_list

 

カードにラベルを付けることができる

カードにラベルとして色分けすることができます。

このラベルでフィルタリングすることも可能。

Welcome Board   Trello_label

 

カード内にチェックリストを作成することができる

タスク内でチェックリストを作成できます。

Welcome Board   Trello_check

カードをクリックすることで詳細表示が可能。

チェックリストによって進捗状況が%で表示されます。

... or checklists. on Welcome Board   Trello

 

ドラッグアンドドロップで直感的にカードの移動ができる

ドラッグ・アンド・ドロップによってカードを移動することができます。

リストの中で順番を入れ替えたり、リスト間でカードを移動したりできます。

danddtrello

 

ドラッグアンドドロップで直感的にカードにファイルを添付できる

ファイルをTrelloを表示しているブラウザの画面内に直接D&Dすることで、カードにファイルを添付することができます。

これで、タスクごとに必要なファイル類もこのTrello内で一元管理できます。

Screen-Shot-2012-07-09-at-10.57.03-AM

 

参考になるTrello情報

オフィスのホワイトボードを止めて「Trello」を使うべき理由【増田(@maskin)真樹】 : TechWave

 

 

タチット: Trelloを業務で使ってみた

 


 

友人と共有できるTODO一覧管理サービス「Trello」 : ライフハッカー[日本版]

 

 

 

 

 

 

付箋でタスク管理をするような感覚で使えることがメリットだと思います。

TrelloでTodo管理することは、以下の記事で述べられているような付箋を使ったアナログ的なタスク管理の考え方に近いと思いました。

アナログの環境でも大丈夫!付箋でタスク管理をしよう!!

 

最後に

Trelloは、ただのTodo管理ツール以上の自由度を持っているとおもいます。

例えば、カードをグルーピングして俯瞰するところなどはKJ法にも通じるところがあります。

そういう情報カード的な使い方で、ブレインストーミングなどのアイデア出しや、アイデア整理にも使えるように思いました。

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「Automate your Dropbox」でEvernote, Facebook, Flickr等、様々なウェブサービスをDropboxに連携させる

 Automate your Dropboxというウェブサービスの紹介。

Automate your Dropbox
Automate your Dropbox Wappwolf is focused on deconstructing the barriers of the Cloud. By connectin ...








このサービスは、主に2つの方向からDropboxを利用できるツールです。

1,Dropboxを情報処理拠点化するツール

2,Dropboxを情報集配ターミナル化するツール

 

Dropboxを情報処理拠点化する

Automate your Dropbox

Automate your Dropboxには、Dropboxに入れたファイルを自動的に加工してくれる様々な機能があります。

例えば以下の様な事が可能です。

  • Dropboxに入れたファイルに対して、、、
    • 自動的にPDFに変換する
    • 自動的にPDFをテキストに変換する
    • 自動的にファイル名を変える
    • 自動的に圧縮する
    • 自動的に暗号化する
    • 自動的にE-Bookに変換する
    • 自動的に印刷する

 

  • Dropboxに入れた写真に対して、、、
    • 自動的にエフェクトをかける
    • 自動的に画像形式を変換する
    • 自動的にロゴを挿入する
    • 自動的にサイズを変更する

 

これらの機能を活用することで、Dropboxに入れるだけで、必要な作業を終わらせてくれるようになり、まさにDropboxを情報処理拠点化することができます。

 

Dropboxを情報集配ターミナル化する

A to Dropimage

Automate your Dropboxには、Dropboxに入れたファイルを自動的に他のウェブサービスに送る機能があります。

どのようなウェブサービスと連携できるかというと、以下の様なものがあります。

  • Facebook
  • Flickr
  • Twitter
  • Slideshare
  • Picasa / Google+
  • box
  • Microsoft SkyDrive
  • Sugarsync
  • Evernote

 

この機能を使うと例えば、

  • Dropboxにアップロードした動画や写真を自動的にFacebookやFlickrに投稿する。
  • Dropboxにアップロードしたファイルを自動的にEvernoteに保存する。
  • Dropboxに入れてあるファイルを自動的にSugarsyncやBoxなど他のストレージサービスにバックアップする。

 

Automate your Dropboxの使い方

基本的な Automate your Dropbox の導入方法は以下を参照してみてください。

 

Automate your Dropbox をEvernoteと連携させる時は、こんなイメージですという参考動画です。

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EvernoteでPDFファイルを管理するために知っておくべきこと

EvernoteでPDFファイルを保存している、もしくはしようとしている時に、知っておいたら便利なことのまとめです。

EvernoteのPDF周りの仕様には Mac OS X 版と Windows版でちょっと違うところがあるので、その辺も踏まえて説明します。

 

EvernoteにPDFを保存するとき

PDFファイルをEvernoteに保存する際は、基本的にPDFファイルをドラッグアンドドロップ(以下、D&D)で保存ができます。これはOS X版、Win版共に同じです。しかし、複数のファイルを同時選択してEvernoteにD&Dした際の動きがOS X版とWin版とでは大きく異なるので注意が必要です。

 

[Windows版]

一つのノートに選択したすべてのPDFファイルが入る (ファイルの並び順は指定不可?)

[OS X版]

一つのPDF毎に一つのノートが作成される

 

つまり、PDFファイルを一つのノートにまとめて保存したい場合はWin版が便利で、PDF毎にノートを分けたい場合はOS X版が便利、ということです。でも、ノートのマージ機能などがあるので、仕様としてはOS X版の方が融通がきくように思います。

 

EvernoteでPDFファイルを表示するとき

EvenroteでPDFを表示するときに、確認しておきたい設定項目が2つあります。それは、「オプション」メニューの「ノート」タブにあります。

ひとつめは、「PDFを常に添付ファイルとして表示」というチェックボックスです。チェックを入れると、PDFを添付ファイルとしてノート内で表示します。チェックを外すとノート表示内でPDFファイルの中身が閲覧できる状態になります。PDFの中身を確認したい場合はチェックを外しておくと良いと思います。

また、PDFファイルの表示形式を個別に設定したい場合はノート内のPDFを選択し、コンテキストメニューを開いて(Windowsの場合は右クリック)→「添付ファイルとして表示を選択する」を選択することで設定可能です。

 

ふたつめは、「すべてのPDF文章のページを印刷」というチェックボックスです。ここにチェックを入れるとノート内のPDFのすべてのページが印刷されます。チェックを入れていないと、Windowsの場合ですが、PDFファイルの最初のページのみ印刷されます。ただし、PDFが添付ファイルとして表示されている場合は、ここにチェックを入れても添付ファイルとしてしか印刷されないので注意が必要です。

PDFの中身もちゃんと印刷したい場合は、「すべてのPDF文章のページを印刷」にチェックが入っていることと、ファイルが添付ファイルとして表示されていないことを確認する必要があります。

 

OS X版とWindows版で、PDFファイルの表示方法の違い

[Windows版の場合]

表示は基本的にPDFの最初のページのみです。その他のページを見たい時は、PDF表示の上部に自動的に表示される、PDFコントロールバーを使ってページ送りなどをおこなうことができます。一つのノートに複数のPDFファイルが貼り付けられている場合も、同様にそれぞれ最初のページのみが表示されます。Windows版の利点は、PDFコントロールバーをD&Dによって、ノート内のPDFファイルの順番や位置の変更が容易ということです。

  win evernote pdf

 

[Mac OS X版の場合]

PDFファイルのすべてのページが表示されます。ちょうどPDFビューアで表示しているような間隔で、ノートの表示内でPDFの内容を確認することができます。Mac版の利点は、PDFのページをスクロールのみで見ることができるということです。
os x evernote pdf

 

 

EvernoteでPDFファイルをエクスポートするとき

PDFをEvernoteに取り込んでもエクスポート機能を使えば、元のPDFファイルを取り出すことができます。この時の動きは、[windows版, OS X版共通]です。基本的な動きとしては、選択したノートに存在する全てのPDFファイルがエクスポートされるという動作になります。ファイル名は、元のPDFファイル名が保持されます。

同時にエクスポートする中に同じファイル名のPDFが存在する場合は、

[Win]ファイルA [1].pdf, ファイルA [2].pdf。。。

[Mac]ファイルA .1.pdf, ファイルA .2.pdf。。。

のように自動で連番がされて保存されます。

 

まとめ

PDFを保存するとき

[Windows版] 一つのノートに選択したすべてのPDFファイルが入る 

[OS X版] 一つのPDF毎に一つのノートが作成される

PDFを表示するとき

[Windows版] PDFの最初のページのみ表示

[OS X版] PDFファイルのすべてのページが表示

PDFをエクスポートするとき

[Windows版、OS X版共通] 選択したノートに存在する全てのPDFファイルがエクスポートされる

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Toodledoのタスクをリンクから直接開く方法

Toodledoを他のアプリと連携させて使いたい

ということで、ToodledoにはタスクごとにURLを取得できるので、この機能を使います。

このURLを使うことで例えば以下の様な活用方法が考えられます。

  • Evernoteにタスクリストを作成しておいて、その中に作成したリンクから直接Toodledoタスクへ飛んでチェックする
  • ToodledoのURLを貼りつけたメールを自分宛に送って、リマインダ代わりにする
  • 関連する他のタスクのノート欄に、URLを貼り付けておいて、タスクからタスクを呼び出す

それでは、以下に簡単ですがToodledoのタスクURL取得の方法を説明します。

ToodledoタスクURLの取得方法

まず、Toodledoのページを開いて、タスクの一覧を表示させます。

タスクの横に矢印のアイコンがあるので、これをクリックします。

Toodledo  Your To Do List 2



以下の様なメニューが出てくるので、「Permanent Link」を選択します。

Toodledo  Your To Do List 3 1



すると、選択したタスク固有のURLページに移動します。

この時のURLが、ToodledoタスクURLです。

これをコピーします。

Toodledo  Your To Do List 4



今回は例えば、EvernoteのノートにこのURLを貼り付けてみます。

この貼り付けられたURLをクリックすると、、、 Menubar 1

 



ブラウザが起動して、先ほど選択したタスクが一発で表示できました。 Toodledo  Your To Do List 5

最後に

この方法を使うことで、Toodledoのタスクをよりオープンに活用することが可能です。

例えば、Evernoteには、ノートごとの固有URLが取得できるので、これをToodledoのタスク固有のURLと同時に使用することで以下のようなEvernoteとToodledoのシームレスな連携が可能となり、より柔軟なタスク管理ができると思います。



Evernotetotoodledo





EvernoteとToodledoを連携させてタスク管理を行う点については以下の記事も参照してみてください。

ToodledoとEvernoteを連携させて日々のタスク管理を行う方法 : My Scratch Pad
Toodledoというオンラインのタスク管理ツールがあります。 タスクの繰り返しや、タスクのフィルタ、ソート機能などに優れているツールなので、日々のタスク管理に使っています。 その中で、日次、週次、 ...

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[Evernote]KustomNoteを使ってきれいにデザインされたノートをEvernoteに作成してみた

KustomNoteを一言で表現すると、


Evernoteで、かっこ良いメモをとるためのツール
フォームに情報を入れるだけで、同じ「型」のノートを作成することができます。

具体的には、このような使い方に向いていると思われます。
  • 読書記録を作成する
  • 議事録を作成する
  • 勉強の問題集をつくる
  • 日記を書く

例えば、作成したテンプレートに書き込むだけで、このような感じで綺麗なノートがEvernoteに作成できます。
これは、サンプルとして試しに作ってみた「7つの習慣」の読書ノートです。
フォームに記入していくだけでけっこうかっこいいノートが出来ました。
Book notes The 7 Habits of Highly Effective People Stephen R Covey
これは非常に有用な機能であり、出来上がりのデザインも美しいです。
今回は、このKustomNoteの使用感を紹介します。

主な特徴

  1. PC, Mac, iPad, スマートフォンなど、どこからでもアクセス可能
  2. 日本語対応(ただしGUIはまだ機械翻訳)
  3. メモ作成までわずか1クリック
  4. 様々な公開テンプレート
  5. 自作テンプレートの共有機能

KustomNoteとは

KustomNote - プロのメモはEvernoteのために取って

KustomNoteとは、2012年 Evernote Devcup 最終候補作品発表の一つです。

Evernote Devcupとは、Evernoteの機能をうまく活用したアプリケーションを競うEvernote公式のコンテストのようなものです。

判断基準は、Evernoteの新たな利用法を提供しているか、デザインは美しいか、使いやすいか、というものです。

したがって、最終候補作品はどれも、Evernoteを日常で使っている人にとっては、どれも魅力的なアプリケーションが揃っています。

その中でも、私が特にこれはと感じたのが、このKustomNoteです。

KustomNote- アメリカ -ビデオを見るEvernote の体系化されていないという特性こそ、アプリをパワフルなものにしている要素の一つでもあります。Evernote には、どのように使わなければならないとか、整理はこうしなければいけないといったルールはありません。思いつくままに自由にご利用いただけますが、時にはノート作成時に特定の情報を保存できるよう、繰り返しの必要なタスクを自動化できたらと思うこともあるかもしれません。KustomNote はまさにこの希望を叶えてくれる Web ベースのアプリです。KustomNote を使うと、公開されているノートテンプレートに目を通したり、自分でテンプレートを作成し、シンプルな入力フォームで美しいスタイルの Evernote ノートを作ることもできます。

その他にも面白そうなアプリケーションが多く選ばれていますのでEvernote Devcupをぜひチェックしてみてください。


KustomNoteの始め方

それでは、早速使い方について見てみます。

まずは、KustomNoteのWebページに行きます。

KustomNote - プロのメモはEvernoteのために取って

このページから、簡単なユーザ登録作業を行うと、以下の画面がでてきます。

一応、日本語にも対応していますが、まだバグが多く、今のところは英語のみで使用することをおすすめします。

New note

KustomNoteのすべての機能は、この画面からアクセスできるようになっています。

まずは、Evernoteに作成するノートのひな形になる「テンプレート」を作る必要があります。

テンプレートは、他の人と共有することができます。

最初はまず、共有されているテンプレートから、自分の役に立ちそうなものを選んで使用してみるといいでしょう。

「公開テンプレートを表示」を選択すると、以下のように、すでに多種多様なテンプレートが選択できます。

Public template

テンプレートを自分で作成したい場合は、新しくテンプレートを作成する「+」のボタンをクリックしてください。

すると以下の様なテンプレート作成画面が現れます。

(注意:以下は説明のため、日本語版のスクリーンショットを使っていますが、日本語を使用すると、現状版では、どうやらうまく動かないみたいなので、実際使用する際はとりあえず英語で使用することをおすすめします)

テンプレートを作成する

Temp management0

それぞれの項目を順番に入力して行けばOKです。

使用するノートブックとは、作成したノートをデフォルトでどのノートブックに入れるかという項目です。

日本語はおかしいですが、「タイトルのプレフィックスに注意してください」の項目に文字列を入れると、Evernoteに保存した時に、自動的にノートタイトルの先頭に、この文字が入ります。ノートの検索性を上げるために設定しても良いでしょう。

次に、下のように、ノートにアイコンを付けることができます。好きなものを選びます。

Temp management1

作成するノートのデザインを選択します。

上2つはノートや、メモパッドを模したデザインで、リッチな印象があります。一番下のノートは、シンプルでクリーンな印象のあるデザインです。今回は一番下を選択しました。

Temp management2

ここから、テンプレートのフィールド設定になります。

これは、テンプレートに、どのような情報を入力する欄を作成するかを設定するところです。

ちょっとむずかしいので、公開しているテンプレートなどを参考にしながら調べて行きます。

設定項目は、以下になります。

  • タイトル:入力欄の項目名です。読書ノートの場合だと、「書籍名」「著者名」などがここに入ります。
  • 種類:入力する値の種類を「テキスト」「日付」「数字」などから設定できます。例えば「読了日」の項目には「日付」を設定すると良いでしょう。
  • 可能な値:数字のみ可能とか、入力する値に制限を加える場合に入力します。自分専用のテンプレートの場合、特に指定する必要はないでしょう。
  • 必修:必須入力項目にしたい項目にチェックします。記入漏れ防止に使えますが、これも自分専用に使用する場合は特に必要ないでしょう。
  • メモのタイトル:ここにチェックを入れた項目が、Evernoteのノートタイトルになります。一つだけチェックが可能です。

Temp management3

テンプレートを使用する

これでテンプレートの作成は完了しました。

最初の画面には以下のように、テンプレートが一覧で表示されるようになりました。

さて、早速、このテンプレートを使ってノートを作ってみましょう。

今回は「Book Notes & Quotes」のテンプレートを選択しました。

New Note from Template

これが、テンプレートに情報を入れる画面です。

これは、簡単な読書記録を作成するテンプレートなので、書籍情報を入力していきます。

Quate Pictureの項目には、画像も貼り付けることができるので、表紙画像などを貼り付けておくと、あとで見返した時に確認しやすくなるかもしれません。

これだけ入力し終えたら完了です。自動的にEvernote側にノートが作られているはずです。

New Book Notes  Quotes note

作成されたノートをEvernoteで確認してみる

EvernoteでKustomNoteで作成したノートを見てみます。

結果が、以下になります。

情報がきれいにデザインされたノートができています。

Book notes The 7 Habits of Highly Effective People Stephen R Covey

画像もちゃんと入っています。

Book notes The 7 Habits of Highly Effective People Stephen R Covey 1

最後に

このKustomNoteを使うと、テンプレートに情報を書き込む系の情報の整理が、大幅に効率化できるのでは、と期待できます。

作成したノートは美しく、このようにおなじフォーマットでまとめられた情報は確かに見やすいと感じます。

しかし、残念ながら現在は、テンプレート内に日本語を使用するとエラーになってしまうという致命的なバグがあります。
また、GUIにもまだ改善の余地はありそうです。
このあたりをクリアできたら大化けしそうなアプリケーションなので、今後の動向に要注目のアプリです。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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