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仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)]

仕事の段取り:仕事術:タスクマネジメント

仕事効率化のために、仕事に取り掛かる前に以下の6つのポイントを考えて、タスクを最適化したい。

1:翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す

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仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

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仕事効率を向上するためには、仕事を細かく分けて分類する。

 

粒度別分類

やろうとしている仕事はあるのだけれど、いくら頑張っても具体的な進捗が成果としてあらわれない、ということはないだろうか?
これは仕事に取り掛かる前に、仕事を具体的な行動にまで落とし込んでいないところに原因があるのではないだろうか。
このような問題に対応するためには、仕事を細かく分類することが必要。この分類法を粒度別分類とする。

(粒度大)

  1. ビジョン:達成すべき最終的な目標
  2. 戦略:ビジョンを達成するための基本方針
  3. 計画:戦略を遂行するための段取り
  4. 仕事:計画を推進するための責任分担
  5. タスク:仕事を構成する最小要素
  6. プロセス:タスクをクリアするための具体的行動

(粒度小)

ビジョンを最も大きなくくりとし、プロセスを最小単位のくくりとした。
最終的な目的であるビジョンを定義したうえで、それをプロセスにまで落とし込むことが必要である。この作業は仕事の進捗にはならないが、「目標に向かって突き進む」的な仕事の進め方と比べて、最終的なビジョンの達成度に大きな違いが出てくるはず。すなわち、仕事を細分化することは、仕事効率化の根幹であるといえる。

 

対応別分類

プロセスまで分解された仕事は、自然と次に示す対応別分類のいずれかに該当するはずである。

  • 聞く
  • 連絡する
  • 依頼する
  • 作業する
  • 調査する
  • 検討する
  • 交渉する

もちろん、一つのプロセスに複数の分類が割当たるケースもあるが、ここで重要なのは、今やろうとしているプロセスは、上記の℃の行動を必要としているのかを理解することである。このことを理解しておくことで、プロセス開始から行動を始めるまでの時間は大幅に短縮される。

 

まとめ

仕事を効率的にこなすためには、ただ目標を定めるだけではなく、この目標を具体的な行動にまで落とし込むことが重要。この落とし込む手順を、ここでは粒度別分類として説明した。
具体的な行動にまで落とし込んだ仕事は、どのような対応が必要かによって分類する。この分類を対応別分類とした。対応の分類を行うことで、仕事開始から、実際動き始めるまでの時間が短縮されるはずである。

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日本人はスティーブジョブズよりも孫正義からプレゼンを学ぶべきだと思う

スティーブジョブズのプレゼンは,人を引きつける力を持つ。それは魔法のようなもので、どこからその力が来るのかを理解するのは非常に難しい。むしろ不可能ではないかとさえ感じる。それはAppleが世に送り出す”すばらしい”製品によるものでもなく、Keynoteを駆使した美しいスライドによるものでもないのだろう。一つ可能性があるとするならは、それは
スティーブジョブズその人そのものに起因するものと考えることができる。”予言者”と称されるように、人々は彼のプレゼンのなかに、一企業のトップの発言以上のものを感じ取っている。それは、たとえそこら編に歩いている人を捕まえて、同じスライド、同じ言葉、同じ振舞い、同じ服装(?)で完璧にプレゼンをさせたとしても、人々に与える影響力という観点では同じ結果にならないことを意味する。従って、我々は、スティーブジョブズのプレゼンから得る物はあっても”手本にする”ことは難しい。

孫正義のプレゼンは、言語が日本語であるということ以上に、われわれ日本人にとって学ぶ価値のあるものだ。自分のプレゼンに足りない部分、身につけたい部分がそのなかにはある。イメージとシンプルな言葉で構成され、 それでいて聞く人を衝き動かすものがあるプレゼンテーション。「ソフトバンク新30年ビジョン発表会」のプレゼンは、この基本コンセプトを忠実に具現化している。以下に公開されているプレゼンテーションの資料は一見の価値がある。当たり前だが、パワーポイントのテンプレートをそのまま使った退屈な箇条書きのページもなければ、情報詰め込み過ぎのごちゃごちゃしたページもない。

新30年ビジョン プレゼンテーション資料は、下記からダウンロードしてみる事ができる。

新30年ビジョン発表会のご案内|SoftBank

「ソフトバンク新30年ビジョン」(PDF形式 18.9MB/135ページ)

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つくり始める前に見ておきたいプレゼン資料作成のコツ

プレゼン資料の見本を探す

SlideShare

http://www.slideshare.net/

See full size image

プレゼン資料と言えばまずはここを見てみるべき。見る事のできるコンテンツの質もさることながら、コンテンツ数が膨大。気になるキーワードで探せば参考になるプレゼンテーションが見つかる。SlideShreで見つけたサンプルで、プレゼン資料のつくり方やストーリー構成などが勉強できる。ログインすることで一部プレゼン資料をダウンロードすることも可能。

 

note&point

http://noteandpoint.com/

スクリーンショット(2010-06-27 10.07.33)

こちらも様々なプレゼン資料を閲覧できるが、より美しいデザインに重点を置いたスライドが多い。デザインの勉強になる。こちらも一部スライドはダウンロード可能。

 

プレゼンテーションのコツを学ぶ

プレゼンテーション Zen から学ぶ

ガー・レイノルズの著作、プレゼンテーション Zen から我々が学ぶことは多い。いままでプレゼンのハウツーやスライド作成のテクニックを紹介する本はあったが、このプレゼンテーション Zen は、もっと深いプレゼンテーションの真髄を知ることができる。

 

以下に、プレゼンテーション Zen で言おうとしていることで、我々が認識すべき点を非常にシンプルなプレゼンテーションでまとめられているの資料がある。スライド25枚程度なのでぜひ一度見ていただきたい。

 

プレゼンテーション Zenの著者ガー・レイノルズの講演がYoutubeで公開されている。プレゼンテーションに関する話に言及しているので(1時間程度で少々長いが)見る価値はある。

 

 

プレゼン資料作成のコツをまとめると

プレゼンテーションの資料で意識すべき3つのこと

  1. シグナル/ノイズ比
  2. 背景画像
  3. 余白

 

プレゼン資料をデザインするときに気をつける3つのキーワード

  1. 簡潔
  2. シンプル
  3. 明快

 

聴衆の心を引きつけるプレゼンに必要な要素

  1. 単純明快
  2. 意外性
  3. 具体性
  4. 信頼性
  5. 感情に訴えること
  6. 物語性

 

常に心にとどめておきたいプレゼン資料デザインの真髄

単純であることは究極の洗練である。 レオナルド・ダ・ヴィンチ

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孫正義のプレゼン力「ソフトバンク新30年ビジョン」を見る

ソフトバンクの孫正義が語る「ソフトバンク新30年ビジョン」を見る。ソフトバンクという一企業にとどまらず、地球規模でこれから先何が起ころうとしているのかを知るためにも、一見の価値があり。ラスト10分に語られる孫正義の人生についてのスピーチでは、孫正義という人間を知ることができる。

http://www.softbank.co.jp/ja/irinfo/library/vod/

 

情報革命で人々を幸せに

幸せとは、悲しみとは
人生で最も悲しいことはなんだろうか?
孤独(死、絶望)

人生で最も幸せを感じることはなんだろうか?
幸せ=感動

 

これまでの30年間、次の30年間

1975年?

50年間、全知全能を捧げることのできる仕事は何か

事を成す

デジタル情報革命
地図とコンパスが必要

Yahoo

世界で最も安く高速なブロードバンド

ボーダフォン買収
2兆円株価と同じ

予想外
iPhone

創業一日目からのビジョン
デジタル情報革命通じて
人々が知恵と知識を共有することを推進し
企業価値の最大化を実現するとともに
人類と社会に貢献する

300年成長のDNA=企業カルチャー、哲学、方向性を定める
30年では足りない

 

「迷ったときほど遠くを見よ」

遠くを見ると景色はより鮮明に見えてくる
近くに見れば船酔いする
近くに見れば見るほど粗が見えてくる
しかし遠くを見るとそれらが誤差であることがわかる

300年前は平均寿命33歳
工業革命の時代
人間がやってきた仕事を機械で代替、人間の職を奪う
機会を恐れる人間たちの暴動

 

これからの300年間

情報ビッグバン
これまでの100年間でコンピュータの計算能力は3500兆倍(1000ドルあたりの計算回数)

脳とは、データとアルゴリズムを自動的に獲得するシステム
脳型コンピュータ
データ:知識
アルゴリズム:知恵
の自動生成

知恵と知識を道具として使い、人間の脳は「感情」をゴールとして働く。
脳が感情の欲望(=本能)を満たすため

30年後
無限大のストレージ
無限大のクラウド
超高速のネットワーク
>ライフスタイルを劇的に変える

あらゆるものがクラウド
教育、医療、ワークスタイルが決定的に変わる
見る感動、学ぶ感動、出会う感動、遊ぶ感動が劇的に変わる

>クラウドが人類最大の資産に

最先端のテクノロジー
最も優れたビジネスモデル

 

戦略

事を成す
世界の人々から最も必要とされる企業でありたい

時価総額トップ10

その時代に最も必要な機能を提供していた会社

事業領域=情報産業
46億年のなかで99.9%が絶滅
30年間で99.98%が存続できず

300年成長し続ける企業のDNA設計

中央集権が大企業病の元凶

自立/分散/協調

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文献管理ソフトのMendeley desktopに論文を登録する方法と、一つの問題点

日常の論文の管理に非常に便利に使っている文献管理ソフトのMendeley(以下、Mendeley)だが、いつもはWatch Folderという、論文の保存用フォルダをMy document内の論文用に用意したディレクトリに指定していて、そこにWebからダウンロードしてきた論文のPDFファイルを放り込むことによって、自動的にMendeleyに論文が取り込まれるような仕組みで文献ファイルを一元管理している。この機能は便利で、論文のPDFファイルが取り込まれると同時に、論文の各種データを含めて登録してくれるため、論文のデータベースづくりの労力の削減に貢献する。

しかし、最近たまにこのWatch Folderの指定が勝手に解除されているということが起きる。そうなると論文用のディレクトリに論文ファイルを放り込んでも、Mendeleyには登録されない。ただ、Watch Folderを登録し直せば何ごともなかったかのように、いつもどおりに使用できるので問題はないが、これは何が原因なのだろうか。。。

 

ちなみにMendeleyの基本的な使い方は以下のエントリを参照。
Mendeleyを使った論文管理法、Mendeleyの使い方

Mendeley Desktopで著者名の表記を統一する方法

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[タイムマネジメント]時間管理を身につけるために認識すべき2つのこと

Clock (NEW YEAR concept)

時間管理を身につけるためにどのような工夫をしているだろうか?

時間を効率的に使いたくない人はいない。タイムマネジメント、すなわち時間管理術をきちんと行うことは、限りある時間を有効に利用するだけではなく、それによって生み出される余裕という精神的な効用も大きい。100人いれば100通りの時間管理方法があるはずで、それぞれがその人自身のライフスタイルに寄り添う形で存在している。ただ、今もなお毎月のように時間管理に関する特集を組んだ雑誌や、書籍が出版されている現状を見ると、時間管理に満足できていない人、またはよりよいものを目指そうとする人がいかに多いかがわかる。一方で、この現実は時間管理を身につけることの難しさの裏返しであるとも言える。タイムマネジメント/時間管理術は一種の生活習慣作りであると言ってもよいだろう。ただここでは、いったん個人の意思の問題や、行動分析学からの習慣付けアプローチなどはおいておく。その前に我々が認識しなければならないことがあるからだ。認識しなければならないこととは以下の2点。

自分の時間はどれくらいあるのか

=仕事に割り当てられる時間は合計でどれくらいあるのかを認識する

自分の仕事はどれくらいあるのか

=自分がどれだけの仕事をすべきか、それを行うためにはどれだけの時間が必要なのかを認識する

ここで言う時間とは、単純に仕事上の作業だけではなく、それに付随する移動時間や、思考時間。また、家にいるときの家事の時間なども入れる必要がある。ここではとりあえずデビッド・アレン(David Allen)の提唱する

GTD(Getting Things Done)洗い出しをした結果を、自分の抱えている仕事ととらえる必要がある。

詳しくは『仕事を成し遂げる技術 ―ストレスなく生産性を発揮する方法』(2002年)を参照。

もし、(これはかなりレアケースだが)自分の時間が自分の仕事よりも多い場合は、今抱えている仕事があなたにとって簡単すぎるか、そもそも仕事の量が少ないか、ひょっとしたら既にタイムマネジメントの上級者である可能性もなくはないが。。。

逆に、自分の仕事が自分の時間よりも多い場合は、改善しがいがある状況である。どうせならこの状況をポジティブにとらえるべきだ。改善の方法はいくつかある。基本的な方針としては、自分の時間を作るか、仕事を減らすまたは圧縮するか、である。

どちらにしても、時間管理は上記2点を認識することから始まる。これは、時間管理における「現状把握」である。現状を把握した次の段階で、各要素の最適化や、習慣付けなど具体的な改善策に目を向けると良い。

タイムマネジメントとは、『時間=最大の制約条件』を認識することである。

 

参考記事:タイムマネジメントをドラッカーから学ぶ

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Mendeley Desktopで著者名の表記を統一する方法

文献管理ソフトMendeley Desktopの活用法について。Mendeleyで論文を管理していると、同じ著者でも微妙に著者名の表記が異なる論文が出てきてしまう。これをどうにかして統一したい、というのが今回の狙い。
では、どうするれば良いのか。

答えは、Filter by Authorsの領域に出てくる著者名のリストを使う。
この著者名一覧の中で、著者名Aをドラッグして、著者名Bにドロップすると、著者名Aが一律著者名Bに修正される。
この機能を利用すると、ばらばらになっている著者名の表記を統一することができる。
Tagやキーワードも同様の操作で管理が可能である。

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Inputフロー2.0 Evernote ノートブック活用法改善

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整理して体系化しないかぎり、データは情報とならず、データにとどまる。意味をなすには、体系として把握しなければならない。
しかるに、情報はその種類によって、いかなるかたちにおいても意味あるものとなり、いかなる体系化において意味あるものになるかが異なる。しかも同じ情報を、目的によっては、異なる視点から体系化しなければならない。

明日を支配するもの―21世紀のマネジメント革命

Evernoteに情報を集約し始めて6カ月が経過した。6か月の運用を経て、Evernoteでの情報整理方法にう若干のバージョンアップがあるので記録。
情報は、日々大量にインプットされる。Webからの情報に限ってもそれは日々膨大な量になる。以前はそのインプット経路をGoogle Readerを使ったRSSに限定して情報を処理する方法を紹介した。情報のうち、自分の興味ある・必要性を感じる情報のみを抽出するために、記事に「スター」をつけて情報を選別する方法である。

<関連記事>
Inputフロー1.0 RSSフィード~Google Reader~スターまでの1次情報整理方法

Inputフロー1.0 1次情報整理方法 モバイル編

Inputフロー1.0 Evernoteを使った情報の体系化

Google Readerを使って「スター」をつけていくことは、自分に必要な情報をフィルタリングするということである。 Evernoteを使って、この情報を整理する方法は大きく分けて2つある。

1.ノートブック
2.タグ


この二つのグルーピングを使って情報を仕分けていくのだが、使い分け方に自由度があり、うまく使いこなすのは難しい。

思考錯誤の結果、現在は以下のような分類としている。

ノートブックは全7つ

Inbox

とりあえず情報はすべて一旦このInboxに入れる。その後、他のノートブックに振り分けておく。この中のノート数は0が理想の状態。

Input

インプットした情報を入れるところ。以前はもっと細かく分類していたのだが、きりがないため、一律Input用のノートブックに集約した。これより細かい分類に関してはタグに任せることにする。

Output

アウトプット用のノートブックも同様にこれ一つに集約。

Work

仕事用でどうしても情報のS/N比を高めたい情報に関してはWorkに入れる。基本的に1週間以内に確実に閲覧または編集する可能性のある情報を入れる。仕事が終わり、しばらく閲覧・編集しない状態になった時点でInputまたはOutputに格納する。

Archive

電車の時刻表や、料理のレシピなど個人のデータベースとして時々確認したい情報や、とりあえずとっておきたいPDFファイルなどを格納する場所。基本的に情報参照専用のノートブック。

Todo

Todoのメモ入れ。

Others

どうしても分類できない情報はここにいれる。現在このノートブックのノート数は0だが、分類に困った時のストレスを考えると、無いより有った方がいいという考えで作成。

 

以上のようなノートブックの分類によって、情報がずいぶんすっきりしたような感覚を受けた。この方法はノートブックよりタグによる分類により重点を置いた整理方法であるため、タグのつけ方が今まで以上に重要になる。

情報をノートブックに入れただけでは、一つの大きな箱に情報が大量に集まった状態で、情報が常にそこにある安心感はあるが、情報の偏りや全体の分類などを俯瞰するようなことはできない。 なので、情報にタグをつけて管理する必要がある。

タグのつけ方についてはまだ最適化し切れていない部分があり、現在いろいろと模索中。 とりあえずInboxからほかのフォルダに振り分けるときに代表的なタグをつけていく方法で整理中。

Evernoteでは、このタグにいま情報がどれくらい入っているかが数字として確認できるため、自分でも気付かなかった興味のベクトルを知ることができる。また、タグのつけ方は記事の出典元に拘らずに、純粋に内容だけで判断するのがよい。書評系のHPの記事だからといって、常にBookのタグをつけるのではなく、その記事が経済の内容を示唆しているならEconomyにしたり、科学的な議論ができそうだというならScienceのタグをつければよい。もちろん、複数のタグをつけることもできるため、その時の判断で様々なタグをつけていくと、後々、面白い情報の繋がりが見えてくることがある。

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時間を無駄にする被害者と加害者

スティーブ・ジョブズがスタンフォード大学の卒業式で行ったスピーチの中から。

"Your time is limited, so don't waste it living someone else's life. "

Steve Jobs

君たちの時間は限られている。だから、誰か他の人の人生を生きて、それを無駄にしてはいけない。

スティーブ・ジョブズ

我々が立ち止まっている、その間も、時はただ一方向に流れてゆく。我々を引っ張りもせず、かといって置き去りにしていくでもなく。

我々は時の一方向性に逆らうことはできないまま、人生を過ごしていかなければなりません。その中で、もし誰かほかの人の人生を生きていたとしても、時はそのことを教えてくれません。我々の時間を無駄にするということは、常に我々自身が最大の被害者であり、最大の加害者でもあるわけです。

他の人の人生を生きていることに気づき、それを変えていきたいと思えるようになること。だから、誰か他の人の人生を生きて、我々の時間を人生を無駄にしてはいけない。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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