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Mendeley(メンデレー)で文献管理を大幅に効率化できる理由と、Mendeleyの使い方

laptop-and-iphone_thumb[1] 

 

文献ファイル、効率的に整理できていますか?

業務上、日々増えていく資料をどのように保存、整理して、

必要なときに取り出しやすい状態を保つのか。

 

物理的な紙を媒体としていた時代は、ファイリング、キャビネット等、様々なツールを使って

情報の管理を行なっていました。

 

しかし、従来紙媒体で流通していた情報が、

ものすごい勢いでデジタル化してきている現在、

情報管理の方法論を、デジタルファイルに特化したものに置き換える必要性が高まってきています。

 

特に、書類や、論文など文献ファイルはPDF形式で配布されることが増えてきており、

コンピュータ内の文献PDFファイルの情報整理が、

仕事の効率に直結することも少なくないと思います。

 

今回は、この文献PDFファイルを効率的に整理する方法についてご紹介します。

 

書類や論文ファイルの管理、どこから手を付けるか

日々増えていく書類や論文ファイル。

これをどのように整理するか。

以下の様な状況が当てはま方は意外と多いと思います。

  • すでに論文を自分のPCに数百以上保存している。
  • その論文をテーマや年代ごとにフォルダ分けして管理している。
  • 最近論文を探すのにとても時間がかかる。
  • 論文を持っているのを忘れて、その論文をWebで検索していることが多い。
  • いつの間にか同じ論文がいろいろなフォルダに複数ある。

 

特に意識的にファイルの整理している場合でも、

このような状況に当てはまる人は多いのではないでしょうか。

このようなファイルの管理方法は、一見フォルダが整然と整理されていて、

効率的に文献が整理できているように見えてしまいがちです。

 

しかし、このような管理方法では以下の様な問題点があると考えています。

 

フォルダで管理している現状の問題点

唯一にして最大の問題点は、

「必要なときに必要な文献が見つからない」

ことです。

このような情報を管理する場合、確かにPC上でファイルをフォルダ分けするという方法が正攻法です。

しかし、複数の要素にまたがるような文献を、適当なフォルダに振り分けようとした場合、

重複するいくつかの要素を妥協することにもなります。

それは情報をスマートに管理しようとしている者にとっては少なからずストレスです。

 

このような状況では、時間をかけて構築した文献のライブラリの価値を十分に生かせないでいる事になります。

文献はあくまでも業務や研究の手段であり、目的ではありません。

情報管理システムは、あくまでも主人である私の必要な時に必要な時だけ、

情報を提供してくれるシステムであるべきです。

 

では、このような様な状況をどのように改善するか。

まず思いつくのは、Evernoteを使用して文献を管理することです。

 

Evernote(エバーノート)で論文管理?

Evernote_Icon_256

フォルダ分け以外で情報を管理するという点でいえば、Evernote (エバーノート)が有名です。

Evernoteの情報整理は、ノートを最小単位として、ノートを束ねるノートブックと、ノートを横断的に検索できるタグと呼ばれる機能があります。

 

このノートの中に、PDFを直接貼り付けることが可能で、

ノートブックとタグによって、文献を検索、分類することが可能です。

 

しかし、いくつかの点でEvernoteを論文管理ツールとして使用するのをあきらめました

 

まず一番の壁は、Evernoteを無料のまま使おうとした場合、月に60MBという上限があるということ。

論文で情報を集めるときには数十編の文献を一度に読むことも多く、

60MBという上限では心もとないということです。

 

第2の壁は、Evernoteに保存したPDFは、独自フォーマットで保存されるということです。

ノートに貼り付けたPDF一つ一つはEvernote経由でPDFとして読むことは可能です。

しかし、複数の文献ファイルをコピーして使用するとき(例えば、まとめてメールで送るときとか)には、

文献を貼り付けたノートから一つ一つPDFを保存しなおす必要があり、

この点で私のユースケースとは合わないと感じました。

 

第3の壁は、付加情報を自動で付与できないという点です。

特に論文を管理するときなどですが、文献の著者、雑誌名、発行年等の付加情報を追加して管理をしたいのです。

その点、Evernoteはあくまでも思いついたネタや、アイデア、Web上で不意に見つけた有益な情報を管理し、

必要な時に取り出すことで、『自分の脳を拡張する』ような用途で用いる事が得意なので、

あるフォーマットに情報を流し込むような用途には向いていないと考えています

 

文献の管理に特化したMendeley (メンデレイ)

logo-mendeley_thumb[2]

 

論文管理に特化したファイル管理ソフトをいろいろ探してみました。

有料の文献管理ソフトとしてPapers, EndNoteがありますが、

ここでおすすめするのはフリーで使用出来る「Mendeleyです。

ユーザー数は2012年8月現在180万人を超え、

登録されている文献の数も2億7000万ドキュメントと、

すでに、文献管理ツールとしても非常に大きなプラットフォームになりつつあると言えます。

 

Mendeleyはローカルの文献管理だけではなく、文献をソーシャル的にも管理することができ、

Mendeleyを文献の共有や情報交換をすることもできます。

まさにソーシャル時代の文献管理ツールであるといえます。

 

Mendeleyをインストールするして使い始める

Free reference manager and PDF organizer   Mendeley_thumb[1]

 

Mendeleyのページに行ってユーザ登録をします。

 

ユーザ登録することでMendeley Desktopというローカルで文献を管理するアプリケーションがダウンロードできるようになります。

これをダウンロードしてインストールをします。

インストール後に最初に現れた画面には、まだ何も論文が登録されていないため空白です。

20110726132239_thumb5_thumb[2]

 

そこでいよいよここからすでに持っている文献ファイルを登録していきます。

 

Mendeley Desktop に論文を登録し、文献ライブラリを構築

既に文献ファイルをまとめて保存しているフォルダがある場合、

[File]メニューの[Watch Folder]メニューから、文献を保存しているフォルダを選択します。

すると保存していた文献がどんどんMendeleyに取り込まれていきます。

文献の数にもよりますがおよそ500ファイルで10分くらいでしょうか。気長に待ちましょう。

 

さて、文献が登録し終わった画面を見てみると自動的にAuthor、Titleなどがすでに自動的に入力されていることがわかります。

(このメタデータ付加の処理は、文献が登録されてから徐々に行われるので、もう少し時間がかかるかもしれません)

(ちなみに、いままで管理していたフォルダ階層などは登録内容には反映されません。)

 

このように、文献ファイルを適当に放り込むだけで、立派な文献ライブラリが簡単に構築できてしまいます

もし、Mendeleyが自動でつけたデータが間違っている場合などは、以下をおこないます。

 

Mendeleyに登録した文献情報の整理

まずMendeley Desktop画面上の文献リストから情報を修正したいファイルを選択します。

選択したら右のペインのDocument Detailsタブを選択します。

そのペインの一番上にSerch by Titleというボタンがあります。

このボタンを押すことでGoogle Scholarから正しい文献情報をダウンロードし、登録内容に反映してくれます。

たまに情報が見つからない場合がありますが、その時は論文のTitleが正しいかどうかを確認してみましょう。

Mendeleyは論文のTitle情報を基に文献情報を検索して見つけてくるので、Titleが正しいということが必須条件です。

それでも見つからない場合は、同じ領域にあるDOI(Digital Object Identifier)に、情報を入れて、

その横の虫メガネアイコンをクリックして、情報を検索する方法が確実です。

DOIの番号は、その文献がダウンロードできるWebページに記載されていたり、文献の中に直接記載されていたりします。

 
こうやって文献に正しい情報を入力していくのですが、1ファイルづつしかできないのでこれが結構時間がかかります。

この辺りがまとめて自動化してくれたら嬉しいのですが。

文献の情報が間違っていたら管理できるものもできないので、ここは面倒でもきちんとやっておくとあとが楽です。

 

文献ファイル名をわかりやすい名前にリネームする

一通り文献の情報が整理できたら、もう一つの便利機能を使います。

それがファイル名変更機能です。

これは、リストで選択した文献のファイル名を指定したフォーマットで整理してくれる機能です。

Rename

 

この段階まで来たら文献の情報も整っているはずなので、リストからファイルを全部選択して[File]メニューの[Rename Documet Files]メニューを選択します。

私の場合はまず時系列で管理したいということもあったので「(発行年)_(タイトル)」というフォーマットにしました。

OKを押すと文献のファイル名を一気に書き換えてくれます。

ここでも文献の数によってはしばらく時間がかかりますので、気長に待ちましょう。

フリーズしたかのような動きになりますが、そのまま待っていればたぶん大丈夫です。

出来上がったファイル名を見ると見事に整理されているのがわかります

 

一つ注意としては、この作業はやり直しができないので、

Mendeleyはまだ試用中だという方で、かつファイル名の変更の必要性を感じない方は

やらなくても使用上問題ありませんので、やらないことをおすすめします。

 

リネームついでに重複ファイルのチェックも行う

ファイル名の変更後、重複ファイルを見つける事が出来ます。

下記の記事に、Mendeley Desktop内の重複文献の検出と、

それらを一つに統合する方法を書きましたので、参考にしてみてください。

[論文の整理]Mendeley Desktopで重複している文献を統合する方法 - My Scratch Pad

 

文献検索をさらに快適にするために

kensaku 

文献情報の取得が終わり、ファイル名を整理した段階で、文献管理がずいぶんすっきりとした感覚になります。

 

目的の文献を探すときに右上の検索領域が使えます。

キーワードを入れると、文献のタイトルだけでなくPDFの中の本文も検索対象として、検索してくれます。

目的の文献を探すのが簡単にできるようになります。

 

あと、Tagによる文献管理が便利です。

私の場合はTagにキーワードをどんどん入れていって管理しているのですが、

一つの文献に対してあまりTag数が増えないように注意します。

だいたい10個未満で管理できればよいのではないでしょうか。

 

このタグが便利なのは、左側のペインでFilter by My Tagsを選択するとTagごとの文献を閲覧可能であることです。

Tagを複数選択することでTagのANDをとってフィルタをかける事もできます。

さらに、Tagでフィルタをかけた後に検索バーによる検索も可能です。

先ほどのキーワード検索と合わせることで、ほぼ100%目的の文献を探し当てることが可能です。

 

この機能を使えば目的の文献を見つけるのが従来のフォルダによる管理に比べて10分の1以下になると思います。

 

まとめ

今回は、デジタル文献管理の基本的な考え方から、Mendeleyが便利という話をしました。

また、Mendeleyの導入方法と基本的な使い方について書きました。

 

Mendeleyの活用方法に関しては、まだまだ今回だけでは書ききれない部分が沢山ありますので、

これから、そのあたりの情報を共有できたらいいなと考えています。

 

 

※この記事は、2010年に書いた以下の記事をベースにしました。

最新情報を更新し、よりわかりやすい表現に書き直しました。

Mendeleyを使った論文管理法、Mendeleyの使い方 - My Scratch Pad

本記事のベースとなった、2010年5月に書いたMendeleyの記事です。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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