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クラウドストレージ「Copy」で大量の文献ファイルをMendeleyで一元管理する

Mendeleyで論文管理

mendeley-logo.png 

Mendeleyとは一言で言えば文献管理ソフト。
論文PDFファイルを効率よく管理するためのソフトです。

Mendeleyには無料で2GBの無料ストレージ領域が利用できます。
このストレージ領域を使って複数のPC間で文献データの共有が可能です。

ちなみに、基本時なMendeleyの使い方は以下を参照。

http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

 

ただし、
日々、論文データを蓄積していくと、2GBでは少々心許ない気がします。
最近は1つの文献ファイルで10MBを軽く超えるものもザラにありますので。
これ以上の文献を管理する場合は、Mendeleyの有料アカウントを作成する必要があります。

そこで、
 より多くの文献をMendeleyで管理しつつ、複数のPC間で文献を同期したい。
しかも無料で、というのがこの目的です。

 

オンラインストレージCopyで大量の論文ファイルを同期

copy00.png 

Copyとは、複数の端末間でファイルを共有するオンラインストレージの一つです。

なぜCopyかというと、Windows、Mac、iPhoneなど様々な端末間でシームレスにファイルを同期する事ができることに加え、その他のオンラインストレージに比べ大容量であるという大きなメリットがあるからです。

Dropboxは2GB、Sugarsyncは5GBまで無料で使用できるのに対し、Copyは最初から15GBまで無料で使えます。
Dropboxの7倍以上、Sugarsyncの3倍のデータが保存可能です。
しかも、Copyはオンラインストレージ最後発ということもあり、Dropbox、Sugarsyncなどの使い勝手をよく研究しており、機能面でも全く遜色ありません。

更に今なら、以下のリンクからアカウントを作成することで 5GBのボーナスがついて20GBまで無料で使えるようになります。

Copyを15GB+ボーナス5GB から始める


Copyをインストールしてからの設定方法

Copyをインストールすると、Copy同期用フォルダが自動的に作成されます。
この「Copy」というフォルダに入れたファイルが自動的に同期されるという仕組みです。
この仕組を利用して、複数の端末で文献データを同期させます。

では、"Copy"フォルダ内に、Mendeleyの文献ファイル用のフォルダ"Mendeley files"を作成します。
(名前は適当で構いません) 

その中に、今まで保存していた文献ファイルを移動します。

フォルダの階層は"Mendeley files"以下であれば特に気にする必要はありません。

今後Copyにより、"Mendeley files"以下のファイルは自動的にクラウドに同期されます。

 

次にMendeley Desktopを立ち上げます。

上のファイルメニュー内にある「Watch Folder...」を選択します。
ディレクトリを選択する画面が出てきますので、先ほど文献ファイルを保存した"Mendeley files"フォルダにチェックを付けます。そしてOK。
あとは、Mendeley Desktopが自動的に"Mendeley files"の文献をスキャンしてデータベース化してくれます。

この時Mendeley Desktopの設定で注意してほしい点が2点あります。

1点はToolsメニューのOptionsメニューにある「File Organizer」です。

このOrganize my files は必ずOFFにしてください。

この設定は、ファイル管理は先ほどSugarSync同期用に作成したフォルダのみで行うために必要です。

 

2点目はEdit Settingsボタンを押すと出てくる「Synchronization options」です。

この Synchroniza attached files も必ずOFFにしてください。

この設定は、Menedley独自のファイル同期機能をあえて殺すことによって、

同期機能を完全にCopy側に委ねるためのものです。

 

他のPCでの同期設定

まず、Mendeley Desktopをインストールします。
インストール後、IDとパスワードを聞かれたら、すでに登録したものと同じIDとパスワードを入力してください。

この場合も以下の2点の設定一応確認しておいたほうがいいでしょう。

  1. Organize my files は必ずOFF。
  2. Synchroniza attached files も必ずOFF。

次に、Mendeley Desktopは一旦終了させて、ファイルの同期設定を行います。
まずは、Copyをインストールします。
こちらも同様に先ほど最初のPCにインストールしたCopyのID、パスワードを入力してください。

この段階で、このPCにも先ほどの"Mendeley files"フォルダが自動的に同期され、文献ファイルも自動的にオンラインからダウンロードされます。 

最後に、こちらのMendeley Desktopでもファイルメニュー内にある「Watch Folder...」から"Mendeley files"フォルダにチェックを付け完了。

 

この方法の良いところ

これで、先程ののPC含め2台の文献データベースが完全に同期した環境が構築できました。
今後文献を追加するときは、どちらの環境であっても"Mendeley files"内に保存するようにすれば、自動的に同じ内容がもうひとつのPCにも反映されます。

さらに良いところは、一度オンラインで同期が完了してしまえば、ネット環境のない場所でも文献の参照が可能というところです。
またオフライン中に文献に加えた変更や、新たに文献を追加した際も、再びオンラインで同期すればファイルが最新版にアップデートされます。

 

大まかな設定流れのまとめ


【職場PCにて】(すでに文献が保存してあるPC)

  1. Copyインストール  Copyアカウント作成(15GB+ボーナス5GBから始める)
  2. 文献ファイル保存用に"Mendeley files"フォルダを作成
  3. "Mendeley files"フォルダに文献を放り込む
  4. Copyで"Mendeley files"フォルダを同期
  5. Mendeley Desktopをインストール
  6. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

【自宅PCのにて】(もう一台のPC)

  1. Copyインストール
  2. Mendeley Desktopをインストール
  3. CopyでMendeley filesフォルダを同期
  4. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

Copyアカウント作成(15GB+ボーナス5GBから始める)

Mendeley

なお基本時なMendeleyの使い方http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

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この記事へのコメント

承認待ちコメント - - 2014年08月25日 09:11:28

このコメントは管理者の承認待ちです

承認待ちコメント - - 2014年08月27日 18:33:45

このコメントは管理者の承認待ちです

承認待ちコメント - - 2014年08月29日 09:50:28

このコメントは管理者の承認待ちです

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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