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Mendeleyを使った論文管理法、Mendeleyの使い方

※2012/08/02追記 - 本記事のMendeley情報について
本ブログにお越しいただき、ありがとうございます。
この記事は2010年5月現在の情報をもとに書いたものであるため、内容的に古くなってしまった部分があります。
最新の情報で見直しをして、大幅に加筆修正した記事が、以下になりますので、最新のMendeley情報を必要とされる方はこちらをご参照されることをお勧めいたします。

Mendeley(メンデレー)で文献管理を大幅に効率化できる理由と、Mendeleyの使い方 - My Scratch Pad


※2012/08/02追記 ここまで







Library interior

論文管理についての以下のような状況を改善したい。

  • すでに論文を自分のPCに数百以上保存している。
  • その論文をテーマや年代ごとにフォルダ分けして管理している。
  • 最近論文を探すのにとても時間がかかる。
  • 論文を持っているのを忘れて、その論文をWebで検索していることが多い。
  • いつの間にか同じ論文がいろいろなフォルダに複数ある。

 

フォルダで管理している現状の問題点

上記のような状況ではせっかく自分で構築した文献のライブラリの価値を十分に生かせないでいる事になります。文献はあくまでも研究の手段であり、目的ではありません。情報管理システムは、あくまでも主人である私の必要な時に必要な時だけ情報を提供してくれるシステムであるべきです。このような情報を管理する場合、PC上でファイルをフォルダ分けするという方法が正攻法だと思いますが、複数の要素にまたがるようなデータを適当なフォルダに振り分けようとした場合、いくつかの要素を妥協することにもなります。それは情報をスマートに管理しようとしている者にとっては少なからずストレスです。

 

では、このような様な状況をどのように改善するか。

Evernoteで論文管理することを考える

Evernote_Icon_256 フォルダ分け以外で情報を管理するという点でいえば、Evernoteが有名です。これは確かに一度ここに論文んを格納して管理しようとしたことがあり、実際手持ちの論文を登録したことがあります。しかし、いくつかの点でEvernoteを論文管理ツールとして使用するのをあきらめました。まず一番の壁は、Evernoteを無料のまま使おうとした場合、月に40MBという上限があるので、ちょっと文献を集めただけですぐ上限に達してしまいます。また、Evernoteに保存したPdfは、独自フォーマットで保存されるため、元のPdfに戻すことは不可能ではないですがめんどくさいです。この点で私のユースケースとは合わないと感じました。そのほかにも、論文のようなすでに一つのまとまったドキュメントとして存在するようなものを管理するためには、もっとそのドキュメント自体に著者、ジャーナル名、発行年等の付加情報を追加して管理をしたいのです。Evernoteはあくまでも思いついたネタや、Web上で不意に見つけた有益な情報を管理し、必要な時に取り出すことで、『自分の脳を拡張する』ような用途で用いる事が得意なので、これはこれでうまく使い分けていこうと思います。

 

Mendeleyという論文管理システム

logo-mendeley_1264073462 このようなこともあり、ネタや一時的な情報はEvernoteで管理するとして、論文をしっかり管理できるソフトがあればそれと併用しようと考えました。論文管理に特化したファイル管理ソフトをいろいろ探してみました。有料の文献管理ソフトが多い中、フリーソフトの「Mendeley」というものがあり、試しに導入してみました。

 

Mendeleyのページでユーザ登録して、ソフトをインストールする

Mendeleyのページに行ってユーザ登録をします。これはMendeleyはローカルの文献管理だけではなく、文献をソーシャル的にも管理することができ、Mendeleyを文献の共有や情報交換のハブにしようということだと思います。それはともかく、ユーザ登録することでMendeley Desktopというローカルで文献を管理するアプリケーションがダウンロードできるようになるのでダウンロードしてインストールをします。インストール後に最初に現れた画面には、まだ何も論文が登録されていないため空白です。そこでいよいよここからすでに持っている文献ファイルを登録していきます。

 

Mendeley Desktop に論文を登録する

image私の場合、文献をフォルダで管理していたので[File]メニューの[Watch Folder]メニューから、文献を保存しているフォルダを選択します。

すると保存していた文献がどんどんMendeleyに取り込まれていきます。文献の数にもよりますがおよそ500ファイルで10分くらいでしょうか。気長に待ちます。さて、文献が登録し終わった画面を見てみると自動的にAuthor、Titleなどがすでに自動的に入力されていることがわかります。いままで管理していたフォルダ階層などは登録内容には反映されません。この時点ですでに便利という感じですが、Pdfファイルから情報を抽出しているらしく、よく見てみると間違った情報が登録されていることがあるので注意。 

 

登録した論文の情報を整理する

その場合は、文献情報をWebから引っ張って来ることが可能です。まずリストから情報を修正したいファイルを選択します。選択したら右のペインのDocument Detailsタブを選択します。そのペインの一番上にSerch by Titleというボタンがあります。このボタンを押すことでGoogle Scholarから正しい文献情報をダウンロードし、登録内容に反映してくれます。たまに情報が見つからない場合がありますが、その時は論文のTitleが正しいかどうかを確認してみましょう。Mendeleyは論文のTitle情報を基に文献情報を検索して見つけてくるので、Titleが正しいということが必須条件です。
こうやって文献に正しい情報を入力していくのですが、1ファイルづつしかできないのでこれが結構時間がかかります。この辺りがまとめて自動化してくれたら嬉しいのですが。文献の情報が間違っていたら管理できるものもできないのでここはひたすら作業です。

 

ファイル名を同じフォーマットにリネームする

一通り文献の情報が整理できたら、もう一つの便利機能を使います。それがファイル名変更機能です。これは、リストで選択した文献のファイル名を指定したフォーマットで整理してくれる機能です。Renameこの段階まで来たら文献の情報も整っているはずなので、リストからファイルを全部選択して[File]メニューの[Rename Documet Files]メニューを選択します。私の場合はまず時系列で管理したいということもあったので「(発行年)_(タイトル)」というフォーマットにしました。OKを押すと文献のファイル名を一気に書き換えてくれます。ここでも文献の数によってはしばらく時間がかかりますので、気長に待ちましょう。フリーズしたかのような動きになりますが、そのまま待っていればたぶん大丈夫です。出来上がったファイル名を見ると見事に整理されているのがわかります。

 

リネームついでに重複ファイルのチェックも行う

ファイル名の変更後、重複ファイルを見つける事が出来ます。ファイル名を変更しても、一部Mendeleyに登録されているにもかかわらずファイル名が変わっていないファイルが出てくると思います。これは、同じ文献がいくつかのフォルダに分散している場合に、Mendeleyはどちらか一つのファイル名のみを変更するためです。このときどちらのファイル名が変更されているかはちょっとわかりませんが、とにかくそのファイルはどこかで重複しているという目印になります。もし今後Mendeleyを文献管理の軸に考えているのであればそのようなファイルは削除してしまって問題ありません。同じ文献が複数あってもMendeleyは一つの文献として扱うことができるからです。このファイル名が変更されていないファイル=どこかで重複しているファイルという法則を使うと、重複ファイルを削除することが可能になります。

 

文献検索をさらに快適にするために

kensaku  文献情報の取得が終わり、ファイル名を整理した段階で、文献管理がずいぶんすっきりとした感覚になります。このままでも、目的の文献を探すときに右上の検索領域を活用することで目的の文献を探すのが簡単にできるようになります。さらに文献管理を便利にするためにはTagによる管理が便利です。私の場合はTagにキーワードをどんどん入れていって管理しているのですが、一つの文献に対してあまりTag数が増えないように注意します。だいたい10個未満で管理できればよいのではないでしょうか。このタグが便利なのは、左側のペインでFilter by My Tagsを選択するとTagごとの文献を閲覧可能であることです。さらに、Tagを複数選択することでTagのANDをとってフィルタをかける事もできます。さらにTagでフィルタをかけた後に検索バーによる検索も可能であるということです。この機能を使えば目的の文献を見つけるのが従来のフォルダによる管理に比べて10分の1以下になります。ということでTagをつけていくと便利さが増すよというはなしでした。

 

今後新たな文献を入手した時はどうすればよいか?

これは現在いろいろと模索中です。とりあえずはダウンロードした文献を従来分けていたフォルダに入れて(ここは改善の余地あり)Mendeleyに自動的に取り込ませます。とりこまれた文献の情報を確認して、間違えがないか確認します。間違っていたら直したり、情報を取り込みなおしたりします。その後、文献に適当なTagをつけていきます。最後にファイル名を変更して整理したら完了。この方法でいまはやりくりしていますがまだこれからいろいろ機能を調べて改善していきたいと思います。

 

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
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