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仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

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仕事効率を向上するためには、仕事を細かく分けて分類する。

 

粒度別分類

やろうとしている仕事はあるのだけれど、いくら頑張っても具体的な進捗が成果としてあらわれない、ということはないだろうか?
これは仕事に取り掛かる前に、仕事を具体的な行動にまで落とし込んでいないところに原因があるのではないだろうか。
このような問題に対応するためには、仕事を細かく分類することが必要。この分類法を粒度別分類とする。

(粒度大)

  1. ビジョン:達成すべき最終的な目標
  2. 戦略:ビジョンを達成するための基本方針
  3. 計画:戦略を遂行するための段取り
  4. 仕事:計画を推進するための責任分担
  5. タスク:仕事を構成する最小要素
  6. プロセス:タスクをクリアするための具体的行動

(粒度小)

ビジョンを最も大きなくくりとし、プロセスを最小単位のくくりとした。
最終的な目的であるビジョンを定義したうえで、それをプロセスにまで落とし込むことが必要である。この作業は仕事の進捗にはならないが、「目標に向かって突き進む」的な仕事の進め方と比べて、最終的なビジョンの達成度に大きな違いが出てくるはず。すなわち、仕事を細分化することは、仕事効率化の根幹であるといえる。

 

対応別分類

プロセスまで分解された仕事は、自然と次に示す対応別分類のいずれかに該当するはずである。

  • 聞く
  • 連絡する
  • 依頼する
  • 作業する
  • 調査する
  • 検討する
  • 交渉する

もちろん、一つのプロセスに複数の分類が割当たるケースもあるが、ここで重要なのは、今やろうとしているプロセスは、上記の℃の行動を必要としているのかを理解することである。このことを理解しておくことで、プロセス開始から行動を始めるまでの時間は大幅に短縮される。

 

まとめ

仕事を効率的にこなすためには、ただ目標を定めるだけではなく、この目標を具体的な行動にまで落とし込むことが重要。この落とし込む手順を、ここでは粒度別分類として説明した。
具体的な行動にまで落とし込んだ仕事は、どのような対応が必要かによって分類する。この分類を対応別分類とした。対応の分類を行うことで、仕事開始から、実際動き始めるまでの時間が短縮されるはずである。

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
  • Email : mspktr0@gmail.com
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