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この仕事がどれだけの時間で終わるのかを見積もるのも仕事

仕事時間の見積もりはタスクマネジメントの一要素

以前のエントリ(仕事を始める前に考えるべき6つのポイント[タスクマネジメント(実行前)])で触れたとおり、仕事を管理するためには、仕事をはじめるまえのタスクマネジメントが大切だ。

その中でも、いちばんむずかしいのがタスクごとに所要時間を見積もることだと思う。

タスクマネジメント(実行前)
1: 翌日のタスクは前日に決める
2:本当に明日やるべきタスクかを見極める。
2:タスクごとに優先順位をつける
3:タスクごとに所要時間を見積もる。
4:タスクの順序を最適化し、スケジューリングする。
5:同時に2つ以上のタスクをやろうとしない。
6:自分の許容量を超えた場合は、各タスクごとにもう一度、本当に明日やるべきかを問い直す。

タスク所要時間の見積るために行う3項目

タスクの所要時間を見積もるために必要になる項目をまとめると、だいたい以下の3項目になる。この3つは実際に効果があらわれるまでに時間がかかり、またさいしょは見積もりの誤差が大きいかもしれない。しかし、この3項目は時間管理法のいちばん大切な部分で、仕事効率化のフィードバックループをうまく回して、改善をしていくときにはなくてはならない要素だ。

過去の経験や具体的なデータを参考にする

ここでいう「過去の経験」とは、今までに犯したミスや、不幸にも遭遇してしまったアクシデントのようなネガティブなものや、予想以上にうまく仕事が進んだときの経験などのポジティブなものまでを対象にしている。これらの経験はしばしば暗黙知化してしまうような情報である。しかしこれらの情報を記録しておき、のちのちの参考にすることはタスク所要時間を求めるおおきな助けになる。 

頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする

ひとつのタスクにはさまざまな要素がある。それらを細かく分けて書き出すということ。

(参考記事:仕事効率を向上するために、仕事を細かく分けて分類する

タスクははおおきなままだと、正確にその作業量を見積もることは難しい。しかし小さい単位に噛み砕いてやることで、正確な作業量、作業時間を推定することが簡単になる。頭の中だけでは、モレやダブりがうまれる危険性があるので、可能なかぎり書き出して、タスクを見える化することが重要。

 

どれくらいの余裕を持たせるべきかを考える

じっさいに所要時間を見積もる際に、どれだけの余裕(マージン)を考えるかということ。予定によってはほとんど余裕を考えなくてもよい場合(たとえばで電車での移動時間や機械的な作業など)もあれば、かなり余裕を持たせて見積もる必要のある場合(たとえばものをかんがえるときのようなクリエイティブな作業など)がある。どれだけの余裕をタスクに与えるかは、上記で書いた「過去の経験や具体的なデータを参考にする」ところからのフィードバックをつかったり、「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」ときに細かくした対象ごとにマージンを考慮して、その積算で考えるという方法が考えられる。

 

まとめ

「頭の中の具体的な内容、時間、対応策、処理方法などをメモする 」のに有効なWebサービスには、Remember The MilkGoogle カレンダー がある。

また、タスク所要時間に関しては、以下の記事が参考になる。

教育に活かす!: まずはやってるタスクの所要時間を洗い出そうと思ったワケ

R-style ? 取りかかりにくいタスクを実行するための方法

時間を見積もる目的には、少なくとも3つあります ? ライフハック心理学

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
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