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【改良版】 Mendeleyで管理している文献を複数のPCで共有する方法

Mendeleyで論文管理するとは

Mendeleyを複数のPCで、完全に同期させたい場合、

500MBまでであれば無料で使用できるMendeleyのストレージを使用できます。

 

ちなみに、基本時なMendeleyの使い方は以下を参照。

http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

 

ただし、

500MB以上の文献を管理する場合は、Mendeleyの有料アカウントを作成する必要があります。

 

より多くの文献をMendeleyで管理しつつ、複数のPC間で文献を同期したい

しかも無料で、というのがこの目的です。

 

SugarSyncで論文ファイルを共有する

Sugarsyncとは、複数の端末間でファイルを共有するオンラインストレージで、いわゆる”クラウドサービス”の一つです。

利点は、WindowsだけではなくMac、iPhoneなどともシームレスにファイルをやり取りする事ができることです。

Dropboxよりも容量が必要な場合は、SugarSyncが便利。

SugarSyncとはDropboxと同じようなオンラインストレージサービスです。

以前はDropboxに比べ安定性の点で不安があったのですが、現在は十分にこなれてきて安心して使えるようになりました。

 SugarSyncは無料で5GBが使用可能。

Dropboxは無料版が2GBなので2倍以上保存可能です。

以下のリンクからアカウントを作成することで 500MBのボーナスがついて5.5GBまで無料で使えるようになります。

SugarSyncのアカウントを作成(2011/5/31まで期間限定500MBボーナス付き)

↑500MBボーナス期間が無期限延長になりました(2011/6/9追記)

 

SugarSyncをインストール

SugarSyncをインストールすると、SugarSyncファイルマネージャーというアプリケーションから
コンピュータ内のあらゆるフォルダから自動同期の対象を選ぶことができます。

複数のPCで文献を同期する場合、

Cドライブの直下にMendeleyの文献ファイル用のフォルダ"Mendeley files"を作成するのが良いでしょう。(名前は適当で構いません)
その中に、今まで保存していた文献ファイルを移動します。
フォルダの階層は"Mendeley files"以下であれば特に気にする必要はありません。

今後SugarSyncにより、"Mendeley files"以下のファイルは自動的にクラウドに同期されます。

 

次にMendeley Desktopを立ち上げます。

上のファイルメニュー内にある「Watch Folder...」を選択します。
ディレクトリを選択する画面が出てきますので、先ほど文献ファイルを保存した"Mendeley files"フォルダにチェックを付けます。そしてOK。
あとは、Mendeley Desktopが自動的に"Mendeley files"の文献をスキャンしてデータベース化してくれます。

この時Mendeley Desktopの設定で注意してほしい点が2点あります。

1点はToolsメニューのOptionsメニューにある「File Organizer」です。

このOrganize my files は必ずOFFにしてください。

この設定は、ファイル管理は先ほどSugarSync同期用に作成したフォルダのみで行うために必要です。

 

2点目はEdit Settingsボタンを押すと出てくる「Synchronization options」です。

この Synchroniza attached files も必ずOFFにしてください。

この設定は、Menedley独自のファイル同期機能をあえて殺すことによって、

同期機能を完全にSugarSync側に委ねるためのものです。

 

PCで文献データベースの同期設定をします。

SugarSyncで同期すべきフォルダがあとひとつあります。

それがMendekeyの文献管理情報を含むフォルダです。

それは以下のディレクトリに存在します。

C:\Documents and Settings\(アカウント名)\Local Settings\Application Data\Mendeley Ltd

このMendeley LtdフォルダもSugarSyncで同期させてください。


これで「こちら側」のPCでの設定は終わりです。

次に「あちら側」の設定をします。

 

他のPCでの同期設定

まず、Mendeley Desktopをインストールします。
インストール後、IDとパスワードを聞かれたら、すでに登録したものと同じIDとパスワードを入力してください。

この場合も以下の2点の設定一応確認しておいたほうがいいでしょう。

  1. Organize my files は必ずOFF。
  2. Synchroniza attached files も必ずOFF。


つぎにSugarSyncをインストールしてください。
同様にID、パスワードを入力してください。

Mendeley Desktopは一旦終了させて、ファイルの同期設定を行います。

以下のファイルを、先程のPCと同じフォルダへ同期設定してください。

  • Mendeley Ltdフォルダ(文献管理情報フォルダ)
  • Mendeley filesフォルダ(文献本体を保存するフォルダ)

ここで、Mendeley Ltdフォルダはすでに存在している(Mendeleyを最初起動したときに自動生成されている)ため、それを一旦削除した上で、改めてMendeley Ltdフォルダを作成する事になります。

この段階で、このPCにも先ほどの"Mendeley files"フォルダが自動的に同期され、文献ファイルも自動的にオンラインからダウンロードされます。
最後に、こちらのMendeley Desktopでもファイルメニュー内にある「Watch Folder...」から"Mendeley files"フォルダにチェックを付け完了。

 

この方法の良いところ

これで、先程ののPC含め2台の文献データベースが完全に同期した環境が構築できました。
今後文献を追加するときは、どちらの環境であっても"Mendeley files"内に保存するようにすれば、自動的に同じ内容がもうひとつのPCにも反映されます。

タグの設定であったり、フォルダの設定なども自動で同期されます。


さらに良いところは、一度オンラインで同期が完了してしまえば、ネット環境のない場所でも文献の参照が可能というところです。
またオフライン中に文献に加えた変更や、新たに文献を追加した際も、再びオンラインで同期すればファイルが最新版にアップデートされます。

前回紹介したDropboxで文献同期する場合に比べて、安定しているため

今のところこの方法に落ち着いています。

 

大まかな設定流れのまとめ


【職場PCにて】(すでに文献が保存してあるPC)

  1. SugarSyncインストール SugarSyncアカウント作成(500MBボーナス付き)
  2. 文献ファイル保存用に"Mendeley files"フォルダを作成
  3. "Mendeley files"フォルダに文献を放り込む
  4. SugarSyncで"Mendeley files"フォルダを同期
  5. Mendeley Desktopをインストール
  6. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック
  7. SugarSyncでMendeley Ltdフォルダを同期

【自宅PCのにて】(もう一台のPC)

  1. SugarSyncインストール
  2. Mendeley Desktopをインストール
  3. SugarSyncでMendeley filesフォルダとMendeley Ltdフォルダを同期
  4. ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

 SugarSyncアカウント作成(500MBボーナス付き)

Mendeley

なお基本時なMendeleyの使い方http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

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この記事へのコメント

素晴らしいですね! - rjuta - 2011年06月13日 11:34:44

はじめまして。去年の5月ごろからMendeleyの存在を知り、愛用しております。
職場のPCと自宅のPCでDropboxで文献管理をしており、自分は文献を追加するたびに設定ファイルをいちいちDropbox上で手動でやりとりしていました。
この記事のSugarSyncを使った方法ではPCを立ち上げると自動的に同期してくれるのでとても重宝しています。職場の同僚もとても喜んでいました。
本当にありがとうございます。

iPhone・iPad版Mendeleyも出たということで、ますます便利になりそうですね。
iPadだとノートPC以上に場所を選びませんし。
ただファイルの同期がネックになりそうなので、SugarSyncでいかにPCとiPadを同期させるか考え中です。
ではこれにて失礼します。

- - 2011年06月13日 23:07:40

超初心者で申し訳ありませんが質問させてください。
本体PCのmenderyのLTDフォルダーは作るのでしょうか?もともと探せばあるのでしょうか?

Re: タイトルなし - Tieki - 2011年06月14日 21:20:04

> 超初心者で申し訳ありませんが質問させてください。
> 本体PCのmenderyのLTDフォルダーは作るのでしょうか?もともと探せばあるのでしょうか?


ご質問有難うございます。

Mendeley Ltdフォルダは、Mendeley DesktopがインストールされているPCの、
以下のディレクトリにありますので、探してみてください。
C:\Documents and Settings\(アカウント名)\Local Settings\Application Data\Mendeley Ltd

Re: 素晴らしいですね! - Tieki - 2011年06月14日 21:24:24

> はじめまして。去年の5月ごろからMendeleyの存在を知り、愛用しております。
> 職場のPCと自宅のPCでDropboxで文献管理をしており、自分は文献を追加するたびに設定ファイルをいちいちDropbox上で手動でやりとりしていました。
> この記事のSugarSyncを使った方法ではPCを立ち上げると自動的に同期してくれるのでとても重宝しています。職場の同僚もとても喜んでいました。
> 本当にありがとうございます。
>
> iPhone・iPad版Mendeleyも出たということで、ますます便利になりそうですね。
> iPadだとノートPC以上に場所を選びませんし。
> ただファイルの同期がネックになりそうなので、SugarSyncでいかにPCとiPadを同期させるか考え中です。
> ではこれにて失礼します。


コメント有難うございます。

iPhone・iPad版Mendeleyは私も興味があります。
もしiPadで文献を自由に同期して扱えるようになると
とても便利だと思います。
文献管理の一つの理想型ですね。

そのためにはiPadをまず手に入れないと。。。

- - 2011年06月14日 22:43:16

上記で質問した者です。
探したらusersフォルダーにあり、実施しました。ありがとうございました。

ipad2で、mendeley(スペルミスでした…)を使っていますが、ファイルの同期にとてつもない時間がかかっています。wifiでこれなら3gでは、といったところです。でも、すごく便利なのでこれからどんどん使っていきたいと思います。

- rjuta - 2011年06月18日 20:48:27

iPad、私もまだ手に入れていないのですが、設定ファイルの同期はiPadでもできるのでしょうか?

文献情報のほとんどが自分で入力したものなので、iPadを買っても数百件の情報を入力する手間を考えると・・・。

多少に時間がかかっても、設定ごと同期できれば充分iPad購入する価値がありそうですね。

iPadとMendeley - rjuta - 2011年08月03日 20:09:21

iPadが手に入ったのでMendeleyとSugarSyncで同期を試みました。
iPad版Mendeleyをつかってみたのですが、Webベースでしか使うことができないので、SugarSyncの利点が完全に消えてしまいます。
思案した結果を以下に。
①PCでMendeleyDesktopで文献管理するときにファイルネームを任意のCitetionでリネームしておきます
②iPadではGoodReaderをつかってSugarSyncを閲覧し、ファイルネームを見て文献の内容を確認しつつ必要なものだけピックアップしてiPadに取り込む
③GoodReaderでPDFを閲覧。

という方法に落ち着きました。
若干Mendeleyの有用性を犠牲にはしますが、iPadで論文を書くことはまず私の場合ありませんので、この方法で今のところそこそこ活用できています。
文献のリネームの時に「年代、著者、タイトル」を先頭にしておけば探すのもそこまで苦労しませんし。
ただ、500ファイル以上になってくると何かもう一工夫が必要でしょうね。いまのところ私は300ファイルほどなので特にストレスを感じることもありません。

他にも何か良い知恵がありそうな気はしますけどね。

大変参考になりました! - ryo - 2011年09月21日 21:30:30

このおかげで,いろいろすっきりしました.
この方法ではOrganize my files はOFFにしていますが,ONにしたら何が問題になるのでしょうか.
rename機能が使えないのがちょいくやしいです.

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知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
  • Twitter : @ichi_tas
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