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Mendeleyで管理している文献を複数のPCで共有する方法

Mendeleyで論文管理するとは

  • 論文を数百以上簡単に一元管理できる
  • 論文をテーマや年代ごとに管理できる
  • 参考文献リストを容易に作成可能(Wordプラグイン使用)

Mendeleyはこちらから。

現状の問題点

例えば、職場と自宅で複数のPCを使用しているような状態があるとします。

この状態で職場で構築したMendeleyのライブラリに自宅からアクセスし、文献を参照したいというケースはあると思います。

image

半分の500MBを個人の領域として、残りの半分を共有の領域として使えるとのこと。また有料アカウントは、月々$4.99の“Soler System”が最大7GBまで、月々$9.99の“Milky Way”が15GBまで使用できます。

これを使って無料でなら500MBまでの文献は複数PC間で共有することができます。

これ以上の文献を共有する場合は有料会員になる必要があります。

現状のMendeleyの機能として上記のような状況ではせっかく自分で構築した文献のライブラリの価値を十分に生かせないでいる事になります。文献はあくまでも研究の手段であり、目的ではありません。情報管理システムは、あくまでも主人である私の必要な時に必要な時だけ情報を提供してくれるシステムであるべきです。

では、このような様な状況をどのように改善するか。

なお基本時なMendeleyの使い方は以下を参照。

http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

Dropboxで論文ファイルを共有することを考える

Dropboxとは、複数の端末間でファイルを共有するオンラインストレージで、いわゆる”クラウドサービス”の一つです。

利点は、WindowsだけではなくMac、iPhoneなどともシームレスにファイルをやり取りする事ができることです。

ちなみに無料ユーザだと2GBまでのスペースを使うことができます。

有料オプションで容量を増やすことは可能ですが、文献管理にはまずはこれくらいからでよいでしょう。

無料で容量を増やす方法もありますので。

ちなみに、まだDropboxを使っていない方は、以下リンクから登録することで250MBボーナス付きで2.25GB使用できるアカウントを入手できます。

Dropboxのアカウントを作成(250MBボーナス付き)

Dropboxをインストール

Dropboxをインストールすると、マイドキュメント内に"Dropbox"というフォルダが出来ます。
この瞬間からこのフォルダの中身が自動同期の対象になります。
では、早速"Dropbox"フォルダ内に、Mendeleyの文献ファイル用のフォルダ"Mendeley files"を作成しましょう。
その中に、今まで保存していた文献ファイルを移動します。
フォルダの階層は"Mendeley files"以下であれば特に気にする必要はありません。

次にMendeley Desktopを立ち上げます。

上のファイルメニュー内にある「Watch Folder...」を選択します。
ディレクトリを選択する画面が出てきますので、先ほど文献ファイルを保存した"Mendeleyfiles"フォルダにチェックを付けます。そしてOK。
あとは、Mendeley Desktopが自動的に"Mendeley files"の文献をスキャンしてデータベース化してくれます。

次に、他のPCで文献データベースの同期設定をします。

まず、Mendeley Desktopをインストールします。
インストール後、IDとパスワードを聞かれたら、すでに登録したものと同じIDとパスワードを入力してください。
つぎにDropboxをインストールしてください。
同様にID、パスワードを入力してください。
この段階で、このPCにも先ほどの"Dropbox"や"Mendeley files"といったフォルダが自動的に同期され、文献ファイルも自動的にオンラインからダウンロードされます。
最後に、こちらのMendeley Desktopでもファイルメニュー内にある「Watch Folder...」から"Mendeley files"フォルダにチェックを付けOK。

この方法の良いところ

これで、先程ののPC含め2台の文献データベースが完全に同期した環境が構築できました。
今後文献を追加するときは、どちらの環境であっても"Mendeley files"内に保存するようにすれば、自動的に同じ内容がもうひとつのPCにも反映されます。
さらに良いところは、一度オンラインで同期が完了してしまえば、ネット環境のない場所でも文献の参照が可能というところです。
またオフライン中に文献に加えた変更や、新たに文献を追加した際も、再びオンラインで同期すればファイルが最新版にアップデートされます。

まとめ

【職場PCにて】(すでに文献が保存してあるPC)
1、Dropboxインストール
2、"Dropbox"フォルダ内に"Mendeley files"フォルダを作成
3、"Mendeley files"フォルダに文献を放り込む
4、Mendeley Desktopをインストール
5、ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

【自宅PCのにて】(もう一台のPC)
1、Dropboxインストール
2、Mendeley Desktopをインストール
3、ファイルメニュー「Watch Folder...」から"Mendeley files"にチェック

Dropboxのアカウントを作成(250MBボーナス付き)

Mendeley

なお基本時なMendeleyの使い方http://tieki83.blog106.fc2.com/blog-entry-51.html

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この記事へのコメント

- zola - 2011年07月14日 22:44:54

すみません,改良版の方ではなくdropboxを使用した方法に興味があり試みようと思っています.
既にmendeleyに300MBほどの文献は登録してあり,自分で使いやすい様にフォルダ分け等もしてしまっているのですがこの状態から上記の方法で同期しようと思うとどうなるのでしょうか?
一旦全てリセットしてからdropboxに該当文献を放り込んでmendeleyでデータベース化した後にフォルダ分けをし直さないといけませんか?
ご迷惑をおかけしますがご教授いただけますと幸いです.

Re: タイトルなし - Tieki - 2011年07月15日 11:44:03

コメント有難うございます。

Dropboxを用いた同期の場合、文献のファイル本体がDropboxフォルダ以下に存在することが前提となります。
zolaさんの現状としては、文献ファイルをDropboxフォルダ以下以外のディレクトリで管理して、それをMendeleyで管理されているということでしょうか?

新たに文献管理を始める前提で上記の記事を書いたため、管理方法の移行のケースには言及していませんでしたが、もしこの状態でDropboxで同期を試みた場合以下のような問題が起きると考えられます。

「Mendeley側でこれまで管理していた文献ファイルと、Dropbox側に移行した文献ファイルの違いをMendeleyは認識できないため、同じファイルが2重に登録される可能性がある。」

手前で同じ環境で確認したわけではないので保証はできませんが、これを避けるための方法として以下の方法があると思われます。

(方法)Options-File Organizer の Organize my filesを使用する方法。
  -対象ディレクトリにDropboxフォルダ以下の任意のディレクトリを指定する
  -> Mendeleyに登録されている文献ファイルが指定したディレクトリ以下にコピーされる
  -> 以降は、指定したディレクトリ以下の文献ファイルがMendeleyの管理対象となる
  (問題点)現状のフォルダ分けが破棄されること
      →一応File Organizerの設定で、年、著者、ジャーナル等でフォルダ分けはできますが、「自分の使いやすいように」フォルダ分けできるというほど自由度はないです。


他の方法としては、Mendeleyの次のバージョンアップでは重複文献の検出機能がつくらしいので、それまでは500MBのMendeleyのストレージ領域を使用して、バーションが上がったタイミングで上記記事の管理方法を試されるのもいいかもしれません。

長くなりましたが、以上お答えなっていますでしょうか?
また何かありましたらコメントいただけたらと思います。

コメントありがとうございます - zola - 2011年07月22日 07:15:42

お返事が遅くなってしまい申し訳ございません.
2重に登録される可能性があるというのは何となく理解できます.
教えていただきました方法ですとフォルダ分けが破棄されるという事ですので,それであれば一旦mendeley内のファイルを削除して始めから元記事の手順でdropbox導入した方が早いかもしれませんね.

で,実際にはまだ私はdrop boxをインストールはしましたがこれを用いて実際の管理を開始していません.
mendeleyの存在を知って,これは便利だと思い今まで自分が持っていて管理したかった論文を全て放り込んだら310MBほどになり,これはまずいなあと色々探していましたらこちらのサイトの方法を知ったという次第です.
新たに文献管理を始めからするのであれば元記事の方法が一番しっくりくると思うのですが,mendeleyで作成したフォルダ分け(結構苦労して分けましたので)をもう一度作成するのが面倒なため^^;そのまま使う方法は無いかと思い質問させていただきました.

元記事にあるwatch folder機能を使用した場合は,今までのmendeleyによる管理にプラスした形で,指定したfolderの読み込みを行うという理解で宜しいでしょうか?
であれば現在使用している310MBの容量はmendeleyが占有し,以後のdropboxへ放り込んだ文献はdropbox側で処理されるためmendeleyの容量を圧迫する事がないと言う事でよろしいですか?
これであればそのまま使えそうな気もするので一度やってみようと思うのですが....

うまく理解しきれていませんのでご迷惑をおかけします.
よろしく御願いいたします

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
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