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Dropboxを使ってあらゆる情報端末からEvernoteに情報を流し込む方法

この記事はこういう方におすすめ

  1. 複数の情報端末を使っていて、データを一元管理したい
  2. DropboxEvernoteをうまく連携させたい
  3. データの管理はなるべく自動化して、手間を掛けたくない
  4. Evernote情報を集約させたい

 

Evernoteで情報を一元管理する

今回は、メインで使っているコンピュータでEvernoteを使っていて、

他に持っているいろいろな情報端末から簡単にEvernoteにファイルを追加する方法です。

 

Dropboxを使ってEvernoteにファイルを同期させる方法

 

Information Flow from Dropbox to Evernote

上の図が完成予想図です。

このように、DropboxとEvernoteを活用することで、複数の端末から一つのEvernoteに情報を集約させることが可能です。

 

1.Dropboxのアカウントを作成し、各端末にDropboxをインストール。

これは無料のアカウントでOK。各端末にインストール後は、同じアカウントを使って設定しておきます。

これで、複数端末間で、Dropboxを使ったファイル同期の設定が完了です。

 

2.Dropboxフォルダに、Evernoteと同期するファイル専用の保存場所をつくる

Dropboxフォルダに、Evernote同期に使用するフォルダを作成します。

例えば「Evernote同期用」「to Evernote」[Evernote Import]などです。

このフォルダが、Evernoteと同期するファイル専用の保存場所になります。

 

3.Evernoteを設定する

メインのコンピュータにEvernoteをインストールします。

Evernoteの画面上、「ツール」メニューから「インポートフォルダ」を選択します。

 

「追加」ボタンをクリックして、先ほどDropboxフォルダ内に作成した「Evernote同期に使用するフォルダ」を選択して「OK」を押します。

 

するとリスト部分に、先ほど選択したファイルが表示されています。

ここで、設定項目が3つあります。

 

サブフォルダ

「はい」にすると、このフォルダのさらに下にあるフォルダの中身までインポート対象に出来ます。

基本的に「はい」にしておくといいと思います。

 

ノートブック

ファイルがインポートされる先のノートブックを設定します。

あとからでも変更ができますし、インポートしてからでもEvernote上でノートブック間の移動はできます。

もし、このノートブックにファイルをインポートしたいという場合は、そのノートブック名を選択します。

 

ソース

「保持」とした場合は、Evernoteにファイルがインポートされたあとも、Dropbox上のフォルダにファイルが残ります。

「破棄」とした場合は、Evernoteにファイルがインポートされた時点で、Dropbox上のフォルダからファイルが削除されます。

 

以上で設定は完了です。

「Evernote同期に使用するフォルダ」はDropboxがインストールされている端末であれば確認できる状態ですので、あとは、どの端末からでも、このフォルダにEvernoteに入れたいファイルをどんどん入れていくだけで、自動的にEvernoteにファイルが登録されるようになります

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ポモドーロ・テクニックとは? 自らの集中力を引き出して、生産性を上げる!

pomodoro-timer11

最近集中できていますか?

何か他のことをしながら作業をしていませんか?

 

人間の脳は、もともとマルチタスキングには向いていないといいます。

もし、あなたが同時に複数のことをやろうとしていたとすると、

ちゃんと作業をしていたつもりでも、振り返ってみたらほとんど何も進んでいない、ということがよくあるのではないでしょうか。

 

タスクをきちんと完了させたいなら

もし、タスクをきちんと完了させたいなら、そのための時間を確保して、その時間内はそのタスクに集中すべきです。

しかし、このように言葉で言うのは簡単ですが、実際に実行しようとするとそう簡単にはできないのが悩ましいところです。

また、難しいタスクを抱えているときや、不慣れな作業をしているときなどは、あなたは脳をフル回転させながら作業をする必要があるでしょう。

このような状況を打開するために有効なテクニックがポモドーロ・テクニックです。

 

ポモドーロ・テクニックとは

ポモドーロとは、イタリアのトマトの名前で、元々はキッチンタイマーの形がトマトだったことに由来します。

このタイマーは、時間をセットすると、その時間になるとアラームなどで知らせてくれる機能を持っています。

この魔法のトマト、ポモドーロこそが、あなたの集中力を引き出す強力なツールとなるのです。

 

 

ポモドーロ・テクニックの方法

方法はとてもシンプル

  1. 25分間で達成できそうな目標を決める
  2. タイマーを25分に設定する
  3. 25分間なにがなんでも決めた目標に向かってシングルタスクで集中する
  4. 25分経過したら5分間休む

 

以上のプロセス1回で1ポモドーロと言ったりします。

 

勉強するときのおすすめポモドーロスケジューリング

人間の集中力は2時間を1周期として動いているといいます。

また、人間の記憶は周期を区切った場合、その最初の方と最後の方に勉強した内容をより強く記憶するという調査結果もあります。

したがって、勉強する場合、例えば以下のようにポモドーロのスケジュールを設定するとよいでしょう。

  1. 25分勉強+5分休憩
  2. 25分勉強+5分休憩
  3. 25分勉強+5分休憩
  4. 25分勉強+15分休憩

 

4ポモドーロ目の休憩が15分になっています。

これは、セットブレークと言い、一旦身の回りと、頭の中をリセットするためにあえて15~30分程度の長めの休憩を取ります。

この間に、ひとまず机を片づけたり、ちょっと散歩したりして、あなたの内側と外側を0リセットしましょう。

気をつけないといけないのが、25分間は絶対に集中すること。

 

超重要な超急用でもない限り、その割り込みタスクは、一応メモだけしておいて、後回しにしましょう。

そして、1ポモドーロ終わった時点で、他のタスクとの優先度をみて、

必要に応じて次の1ポモドーロで、そのタスクを実行するようにしましょう。

 

ポモドーロの助けになるもの

あなたが、このポモドーロ・テクニックをはじめるためには、

基本的にタイマーさえあればOKです。

ちなみに私のお気に入りのタイマーはこれです。

サイズも小さすぎず大きすぎずで、ボタンも押しやすく使いやすいです。

また、アラーム音だけではなく振動で知らせてくれるように設定することもできるので、

オフィスなど音が気になる場合でも、タイマーを使うことができます。

 

 

ポモドーロ・テクニックをもっと知りたいという方は、以下の書籍が参考になります。

 

 

 

ポモドーロ・テクニックの参考になる記事

 

  ポモドーロについて - 西尾泰和のはてなダイアリー
まず「25分で1ポモドーロだから8時間だと16ポモドーロか」とか言ってる人はそれが「人間は100メートルを10秒で走れるから、42キロを4200秒で走れるはずだ」と言うくらいおかしいということを理解し ...
ポモドーロテクニックの考え方や、実践的な手法を解説されています。

 

  ポモドーロの猿になるのだ - hate.hate.hateda
大事なことだから何度でも書くけど、機械的にタイマーに従ってひたすら1つのタスクに集中する。それを繰り返す。タイマーがスタートしたら自動的にタスクに集中できるようになるまで成長したら、あなたは立派なポモ ...
ポモドーロテクニックにたいするモチベーションを上げてくれる記事。

  The Pomodoro Technique®
The Pomodoro Technique® is a way to get the most out of time management. Turn time into a valuable a ...
ポモドーロテクニックの英語ページ。英語だが、基本的な情報は網羅されており、実践に必要なテンプレート類も充実しています。

 

 

最後に

ポモドーロ・テクニックどうでしょうか?

今すぐにでも実践できそうと感じたあなたは、いますぐにでも25分のタイマーをスタートさせるべきです。

もし、この記事を読んだ方の集中力の手助けになれば幸いです。

 

関連記事

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そこで、生産性を高める方法を3つの原則にまとめて、 誰でも、今日から、より効率的に活動できるための方法を以下に説明します。 ...

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Google Readerを活用して毎日1000エントリーを効率的にチェックできる方法

google-reader

Google Readerでもっと効率的に情報収集を行ないたい人へ

日々の情報収集のスタイルはRSSフィードから流れてくる情報を

Google Readerでチェックするというスタイルをとっています。

 

自分の場合、だいたい一日に1000程度の記事に目を通しています。

1000以上の記事になると一つ一つちゃんと目を通していると

いくら時間があっても足りません

そこで、いろいろな方法を試行錯誤した結果、

すべての記事を10分以内で消化する事ができるようになりました。

その方法を具体的にご紹介します。

 

私は、2つの方向から、RSSフィードチェックの効率化をおこなっています。

  1. 重要な記事、自分が興味ある記事を効率良く抽出する
  2. 抽出した記事を効率良く読む

 

詳しくは以下に説明します。

 

重要な記事、自分が興味ある記事を効率良く抽出する

効率良く、需要な記事を抽出するために必要になるのが、

キーボードショートカットです。

覚えるべきショートカットはたった2つ

  1. 「j」次の記事に移動
  2. 「s」記事にスターを付ける

 

どのようにするか

  1. ぱぱぱっと「j」を押しながら、だいたい1秒毎に記事をチェックしていきます。(重要なのはこの時に絶対に記事の本文をちゃんと読もうとしないこと
  2. 「これは読んでみたい」、「読むべきだ」という記事があれば、すかさず「s」を押します。
  3. 「s」でスターだけをつけて、すぐ次の記事に移ります。

 

感覚としては 「j, j, j, j, (これは読みたい!) s, j, j, ……」という感じです。

 

このようにして、購読している大量の情報の中から、重要な情報のみを「スター」を付けることで抽出していきます。

 

抽出した記事を効率良く読む

では次に「スター」のついた記事をどのように効率的に読むかについてです。

「スター」のついた記事は、「スター付きのアイテム」という項目から一覧で確認できます。

 

これまでの方法だと、

この中の項目を一つ一つ選択していって、内容を確認する方法の場合、

  1. 「スター付きのアイテム」を開く
  2. 記事を選択
  3. ページを開く
  4. 記事を読む
  5. 記事のスターを外す
  6. 2~6を繰り返す

という多くのステップを踏まないといけないため、非効率です。

 

効率良くスター付きの記事をチェックする方法

そこで、スター記事を効率良くチェックできるChrome拡張機能を使います。

それが「Google Reader Open entry in background tab」です。

Google reader background tab

 

この拡張機能は、Google Readerのアイテムをバックグラウンドで開いてくれます。

この中でも、今回、非常に重要な機能が

「Shift+v」でスター付きのアイテム5つを同時にバックグラウンドで開く という機能です。

しかも、バックグラウンドで開いたアイテムは、自動的にスターを外す という動作も同時にやってくれます。

 

従って、この拡張機能を使うと、以下のようにスター記事のチェックが簡略化できます。

  1. 「スター付きのアイテム」を開く
  2. Shift+vでバックグラウンドで記事を開く
  3. 記事を読む
  4. 2~3を繰り返す

 

しかも、同時に5アイテム開いてくれるので、繰り返しの回数も5分の1になります。

 

まとめ

今回は、「j」次の記事に移動して、「s」記事にスターを付けるというキーボードショートカットを使うことで、重要な記事の抽出を高速化する方法と、

Google Reader Open entry in background tab」を使うことで、抽出した記事を一気に効率的に読める方法をご紹介しました。

 

情報収集する際に重要なポイントの一つが、情報の取捨選択情報のインプットを明確に切り分けることです。

取捨選択しながら同時に、いい情報はインプットしていこう、という方法の場合

取捨選択と取捨選択の間にインプットの時間が挟まってしまうことが問題です。

その間は、頭はインプット側にリソースを食われているため、再び取捨選択に戻った場合に、

取捨選択の基準がぶれてしまいがちになります。

この方法のカギは、情報を抽出するフェーズと、インプットのフェーズを明確に分けることで、

情報抽出するときの評価基準を固定して、無駄な情報をインプットに回さないようにした

ということです。

 

この情報が、Google Readerを使った日々の情報収集にお役に立てたら幸いです。

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Evernoteの新機能、アカウント切り替え機能を使ったおすすめ活用方法

Evernoteアカウント切り替え機能とは?

 Evernote for Mac にアカウント切り替え機能搭載(プレミアム機能) ? Evernote日本語版ブログ
プレミアム新機能: アカウント切り替え Evernote for Mac をご利用のプレミアムユーザは、サインアウトして別アカウントの情報でサインインすることなく、素早く複数のアカウントを切り替えられ ...

複数のアカウントを登録しておけば、

瞬時にEvernoteの別アカウントに画面を切り替えられる機能です。

いくつまでアカウントを登録できるかというと、

プレミアムアカウントが1以上で個数上限なし

無料アカウントが最大1つまで

ということで、プレミアムアカウント会員向けの機能ということになります。

(プレミアムアカウントの場合、上限なしというのもすごい)

 

 

ショートカットで瞬時に切り替え可能

キーボードショートカットを使えば、

Mac:CMD+CTRL+A

Windows:Ctrl+Alt+A

で素早くアカウントの切り替えが可能です。

 

 

どのようなユーザが対象か?

Evernote日本語版ブログによると

初回サインイン後、Evernote のパスワード入力は必要ありません。ご希望であれば、アカウントを使い終わったら毎回サインアウトすることも可能です。この機能は家族や教室など、1台のコンピュータを共有している場合に便利です。

ということで、2人以上のユーザが同じ端末を共有する場合を想定していると考えられます。

 

 

どのように使えばよいか?

 

mac_acctswitch31 

しかし、ほとんどのユーザーにとって、この機能を使用する場合、 プレミアムアカウント1つに対して、無料アカウント1つという、 合計2つのアカウントを切り替えて使う事になるのではないかと思います。

なぜなら、現時点でプレミアムユーザは、ほとんどその1つのアカウント内でEvernoteを使用しているはずで、プレミアムアカウント2つ、という運用も可能ですが、個人ユーザにとって現時点でややーバースペックになると考えます。

 

したがって、現時点でのプレミアムユーザにとって、

もっとも容易にはじめられる構成が、既存のプレミアムアカウントに加え、

無料アカウントを一つ新たに取得した、有料1、無料1の計2アカウント構成なのです。

 

ということで、プレミアムアカウントと無料アカウントの方で、

それぞれ保存する情報を切り分けるというのが、最もリーズナブルな考え方のように思います。

 

じゃあ、プレミアムアカウントと無料アカウントの最適な使い分けってなんだろう?

という考察を以下で行います。

 

 

プレミアムと無料アカウントの最適な使い分けって?

 

プレミアムには、無料アカウントにない有用な機能があります。

詳しくは、以下のページを参照してください。

 あなたの世界をより素晴らしく | Evernote

今回は、せっかくのプレミアム機能なので、

その機能をフルに使うという観点で使い分けを考えてみたいと思います。

プレミアムと無料アカウントの主な機能の違いは

  • アップロード容量
  • ノート履歴
  • PDF 内検索
  • 共有ノートの編集

 

このような機能的な違いを最大限活かすという観点で、

ここで提案したいプレミアムと無料アカウントの最適な使い分けとは、

 

プレミアムのアカウントには、アウトプットの出発点の情報を、

無料アカウントには、インプットの終着点の情報を、

という観点です。

Evernoteアカウント使い分け

[プレミアム]→アウトプットの出発点

  • よく見返す情報
  • 容量の大きい情報
  • PDFファイル

[無料]→インプットの終着点

  • Twitterログ
  • ライフログ(歩数、行動、体調、行動履歴など)
  • メールのバックアップ
  • Webクリップ
  • あまり見返さない情報

 

このように情報を切り分けることで、

メインで使用するプレミアムアカウントの方は、

知的生産に必要な純度の高い情報のライブラリとして活用しやすくなります。

 

もし、無料アカウントの情報の中で、インプットのタネになりそうなものがあれば、

そのノートをプレミアムアカウントと共有しさえすれば、

プレミアムアカウント側での参照、編集は可能になります。

(無料アカウントは共有ノート逆はでき参照のみ可能なので逆は不可能)

 

 

最後に

このアカウント切り替え機能は、複数のアカウントを簡単に管理できることから、

プレミアムユーザーはとりあえず無料アカウントをもう一つ取得して、

試してみて損はない機能だと思います。

今回は、

  • プレミアムのアカウントには、アウトプットの出発点の情報
  • 無料アカウントには、インプットの終着点の情報

という観点で2つのアカウントを切り分けてみてはどうでしょうか、

という提案でした。

 

この機能はまだリリースされて間もない機能ですので、

これから、いろいろな有効な活用法が出てくることが期待できます。

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今日という日をより生産的に過ごすための3つの原則

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photo credit: gothick_matt via photo pin cc

 

時間を無駄にしたくない、より生産性を高めたい

これは、誰もが望むことですが、誰もができているわけではないことです。

ただし、これは同時に、誰もができるようになることでもあるのです。

 

世の中には多くの仕事術と呼ばれる手法が、毎日の様に新しく出てきています。

それら一つ一つは、その人の経験や知識にもとづく素晴らしいものかもしれませんが、

それら一つ一つは、その人の個人や状況にとっては最適に動作する術であるということも言えると思います。

 

そこで、生産性を高める方法を3つの原則にまとめて、

誰でも、今日から、より効率的に活動できるための方法を以下に説明します。

 

 

[原則1]最も重要なことを決める

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photo credit: Joybot via photo pin cc

 

E-メール、電話、突然の訪問客、、、仕事中は様々なことがあなたの注意力を削ごうと必死になって畳み掛けてきます。

このような状況では、往々にして「重要なこと」と「緊急なこと」を取り違えがちになってしまいます。

 

本当に重要なことを見極めることが大切です。そして、見極める作業は朝一にやるべきです。その理由は、

  1. 朝は割り込みが入にくい
  2. 頭がすっきりしている
  3. 一日の残り時間から逆算できる

などが挙げられます。

朝は「最も重要なことを決める」のにもっとも適した時間だと言えます。

そして朝の最も頭の回転している時間に、最も重要なことにあなたのエネルギーを使うことは、

今日という日を効率的に過ごす上でこの上ないスタートダッシュとなるでしょう。

 

 

[原則2]時間を短く区切って実行する

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タスクをきちんと完了させたいなら、そのための時間を短く区切って、その時間内はそのタスクに集中すべきです。

 

そのためにおすすめの方法が、ポモドーロ・テクニックです。

方法はとてもシンプルです。以下の1~4の繰り返しです。

  1. 25分間で達成できそうな目標を決める
  2. タイマーを25分に設定する
  3. 25分間なにがなんでも決めた目標に向かってシングルタスクで集中する
  4. 25分経過したら5分間休む

 

このとき、気をつけないといけないのが、25分間は絶対に集中することです。

 

なぜ、この方法が有効なのか。理由は簡単です。人間はそれほど長時間集中できる生き物ではないからです。

さらに言えば、一度失った集中力はなかなか戻って来ません

それを解決する最も有用な方法が、集中力が確実に持続する時間で作業時間を区切るという、まさにポモドーロ・テクニックの手法そのものなのです。

さらに、人間は、時間を区切られた時、その時間内で最初に行ったことと、最後に行ったことをより強く記憶しているといいます。したがって、短く作業を区切ったとしても、次はじめるときには、意外と最初から全速力で作業に取りかかれるのです。

ポモドーロテクニックは、今日という日を効率的に過ごすためのペースメーカーということです。

 

[原則3]今、やる

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photo credit: Hatchibombotar via photo pin cc

 

あれもしなきゃ、これもしなきゃ。ではなく、今やる

これが、最も単純ですが、効率的に時間を過ごす最大の秘訣です。

 

人間は、「やってない状態」から「やっている状態」に持っていくことが苦手です。

だから、無駄なネットサーフィンに逃げたり、お菓子をつまんでししてしまい、時間を浪費します。

そんな人に限って「やる気がでない」という言い訳を使いがちです。

しかし、「やる気」は、やり始めてはじめて出るものと考えましょう。

 

なにもアイデアが浮かんでなかったけど、一度文章を書き始めて気がついたらもうこんなに書いていた。という経験は誰もがあると思います。

いったん実行に移すことで、その行動が心理的にドライブされるのです。

まさに案ずるより産むが易しです。

 

さて、生産的な今日をはじめましょう!

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photo credit: Mike_tn via photo pin cc

 

[原則1]最も重要なことを決める

[原則2]時間を短く区切って実行する

[原則3]今、やる

 

さて、これを読んでくださった方、今すぐタイマーを25分にセットして、スタートボタンを押してください

そしてこれからの25分で、これからやるべき最も重要なことを決めましょう。

次の25分で、その重要なことに早速とりかかるのです。

 

さて、生産的な今日をはじめましょう!

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自己紹介
知的生産における効率と非効率のスキマにあるたのしさを発信していきます。 日常を便利にするコツや、役立つ情報、ライフハックを中心に。 Evernote、 Toodledo、 Mendeley、 Google、 などのツールとどう付き合っていくかなど、その時の考え、興味の中心を書いていくブログです。
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